5.6. Отправка документов

186. Отправка документов осуществляется группой исходящей корреспонденции в следующем порядке.

Документы за подписью директора ФСИН России (лица, временно исполняющего его обязанности), направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, направляются фельдъегерской связью или по системе межведомственного электронного документооборота.

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного доступа, направляются фельдъегерской связью.

Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа электрической связью, принимает структурное подразделение-исполнитель.

187. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

188. Группа исходящей корреспонденции проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).

189. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

190. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

191. Документы отправляются в пакетах. На пакетах указываются:

степень срочности, если она имеется на подписанном документе;

адресат, его почтовый адрес и индекс предприятия связи;

номера документов, вложенных в пакет;

почтовый адрес отправителя.

В один пакет могут помещаться несколько документов.

192. В случаях, когда приложения направляются в нескольких пакетах, в первый пакет вкладывается сопроводительное письмо, ставится исходящий номер, а на остальных пакетах ставится пометка "К исх. N ___".

На оборотной стороне сопроводительного письма делается запись о количестве направленных пакетов. Например:

Всего в Ваш адрес направлено пять пакетов к исх. N 10/3-65.

193. Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по реестру (спискам), фиксирующему количество отправленных пакетов.

194. Заказными письмами и бандеролями с уведомлением и без него направляются документы, требующие письменного подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и/или получения адресатом.

195. Заказные письма в пакетах передаются в почтовое отделение по описи, составляемой в двух экземплярах. В описи и на пакетах указываются регистрационные номера документов, дата отправки, ее вид и почтовый адрес. Экземпляр описи с письменным подтверждением почтового отделения помещается в номенклатурное дело управления делами ФСИН России.

196. Документы массовой рассылки направляются в соответствии с указателем расчета-рассылки, который составляет исполнитель исходящего документа, подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает начальник Управления делами ФСИН России. Указатель расчета-рассылки, в котором делается отметка о дате отправки документов, помещается в номенклатурное дело структурного подразделения.