5.13. Регистрация документов, поступивших по факсимильной связи

225. Средства факсимильной связи используются для оперативного получения и направления документов, не требующих подтверждения юридической силы, за исключением документов об освобождении из-под стражи подозреваемых, обвиняемых, осужденных, поступивших из Верховного Суда Российской Федерации, подтвержденных телеграммой категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ".

Документы в адрес учреждений и органов УИС передаются по факсимильным аппаратам.

226. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация не может быть использована в качестве официального документа. Поэтому обязательна последующая досылка оригинала документа по почте или с нарочным.

Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация является официальным документом, если получена или направлена по абонентскому пункту электронной связи узлов связи ведомственной сети связи ФСИН России либо подтверждена телеграммой категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ".

Ответственность за содержание передаваемого по факсимильной связи документа возлагается на его исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения.

227. При передаче и приеме текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью;

фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного работником, подписавшим факсограмму;

подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

факсограммы, полученные на иностранных языках, доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.

По факсимильной связи запрещается передавать документы, написанные с использованием красного, зеленого, желтого цветов, отпечатанные или написанные на красной, серой бумаге, а также напечатанные шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.

На оригинале документа, переданного по факсимильной связи, или принятой факсограммы указываются дата и время передачи (приема), наименование корреспондента (кто направил или кто принял) и номер его факса. Эти записи заверяются подписью исполнителя.

Принятая факсограмма докладывается директору ФСИН России (лицу, временно исполняющему его обязанности) в день ее приема, срочная - немедленно и с поручением передается исполнителю под роспись, о чем делается отметка в соответствующем журнале учета.

228. При раздельном учете поступающие (отправляемые) факсограммы регистрируются в журнале учета принятых (переданных) факсограмм.