5.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

158. Прием и первичная обработка поступающих в ФСИН России документов осуществляется группой входящей корреспонденции управления делами ФСИН России (далее - группа входящей корреспонденции).

159. Поступающие через подразделения фельдъегерской и специальной связи в ФСИН России документы в рабочее время принимаются работниками группы входящей корреспонденции и регистрируются в электронной базе данных, в которую включаются основные реквизиты поступающих документов.

В вечернее время (после 18.00 - в понедельник - четверг, после 17.00 - в пятницу), выходные и праздничные нерабочие дни документы принимаются оперативным дежурным дежурной службы Управления планирования и организационно-аналитического обеспечения ФСИН России (далее - оперативный дежурный ФСИН России), регистрируются в журнале учета пакетов и по возможности оперативно передаются в управление делами ФСИН России для регистрации.

160. Документы, доставленные курьером непосредственно в структурные подразделения и должностным лицам ФСИН России, также оперативно передаются ими в управление делами ФСИН России для регистрации.

Принявший документы, пакеты работник структурного подразделения расписывается за их получение в реестре (разносной книге или расписке), где прописью указывает их количество, дату и время их приема и заверяет свою подпись печатью "Для пакетов". Оперативный дежурный ФСИН России, кроме этих данных, в журнале учета пакетов записывает номера документов, указанные на пакетах.

161. Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа. Ошибочно доставленные документы возвращаются почтовому учреждению или пересылаются надлежащему отправителю. Оформление заказных писем проверяется по записям почтовых реестров.

162. В группе входящей корреспонденции вскрываются все пакеты с документами, за исключением пакетов, имеющих пометку "Лично".

163. При вскрытии пакетов проверяется соответствие указанных на них учетных номеров номерам документов, находящихся в пакете; количество документов в приложении с учетными данными о них, указанными в сопроводительном письме, количество экземпляров и листов всех документов.

164. При отсутствии в пакете указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в управлении делами ФСИН России, другой - приобщается к поступившему документу, третий - отсылается отправителю. Документы с некомплектными приложениями без регистрации также возвращаются отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются должность, специальное звание, классный чин, фамилия и инициалы лица, временно вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают начальник Управления делами ФСИН России (лицо, временно исполняющее его обязанности) и лицо, временно вскрывшее указанный пакет.

При получении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится штамп "Документ получен в поврежденном виде".

165. Пакеты с пометкой "Лично" вскрываются лично адресатом, который обязан проверить соответствие номеров, проставленных на пакете, номерам, указанным на документах. Документы после их рассмотрения подлежат немедленной передаче в управление делами ФСИН России для их последующей регистрации и организации прохождения в соответствии с установленным Инструкцией порядком.

166. Пакеты от поступающих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях данные пакеты для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адресе отправителя, если они отсутствуют в самом документе, а также пакеты, поступившие из судебных органов, прикрепляются к документам и передаются в структурные подразделения.