5.7. Организация исполнения документов

197. Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на отдельном бланке.

Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи руководителя структурного подразделения и даты.

198. Организация работы с документами в структурных подразделениях осуществляется на основании указаний по исполнению документов директора ФСИН России (лица, временно исполняющего его обязанности), первого заместителя (заместителей) директора ФСИН России, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц.

Структурное подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

199. Документы, поступившие в структурное подразделение с поручением руководства ФСИН России, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.

200. Работники структурных подразделений в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений к нему с соблюдением правил, установленных в Инструкции;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае существенной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях - подготовку списка к рассылке документа;

представление проекта документа на подпись (утверждение);

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

201. Документы, полученные в управлении делами ФСИН России для ознакомления, подлежат возврату в 3-дневный срок, если не оговорен иной срок.