2. Структура Перечня и порядок его применения

2.1. Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности налоговых органов.

2.2. Перечень состоит из 19 разделов:

- раздел 1 включает документацию, отражающую нормативное обеспечение деятельности, организационные и распорядительные функции управления, функции правового обеспечения деятельности налоговых органов и их взаимодействия с правоохранительными и контролирующими органами, функции организации внутриведомственного контроля за деятельностью налоговых органов, а также функции документационного обеспечения управления и архивного хранения документов;

- разделы 2 - 4 включают документы по перспективному и оперативному планированию, финансированию, бюджетному планированию и отчетности, контролю финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерскому и статистическому учету и отчетности налоговых органов;

- раздел 5 включает документы по нормированию, тарификации, оплате и охране труда;

- раздел 6 содержит документацию по организации государственной службы и кадрового обеспечения налоговых органов, включая прием, перевод, увольнение, аттестацию и присвоение классных чинов, профессиональную подготовку, стажировку и повышение квалификации кадров, о стимулировании труда работников налоговых органов, пенсионное обеспечение государственных гражданских служащих, профилактику правонарушений, проведение служебных проверок и расследований, организации и проведения дактилоскопической регистрации;

- раздел 7 содержит документацию по оперативному налоговому учету и статистической отчетности налоговых органов;

- раздел 8 содержит документацию по организации мониторинга, анализа и прогнозирования налоговых платежей;

- раздел 9 включает документы по организации контроля налоговых органов за соблюдением налогового законодательства, камеральным, выездным налоговым проверкам, контролю налогообложения организаций и физических лиц, прибыли, мониторингу вкладов налогоплательщиков в финансово-кредитных организациях;

- раздел 10 содержит документацию о регулировании налогообложения юридических и физических лиц, индивидуальных предпринимателей; прибыли некоммерческих, коммерческих, финансово-кредитных и страховых организаций; внешнеэкономической деятельности, подакцизных товаров, крупнейших налогоплательщиков; налоговых споров в досудебном порядке; о возврате налогоплательщикам предусмотренных законодательством налоговых вычетов;

- раздел 11 посвящен документации, относящейся к государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств, учету организаций и физических лиц, ведению Единого государственного реестра юридических лиц, Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей, Единого государственного реестра налогоплательщиков;

- раздел 12 содержит документацию по организации представления налоговыми органами интересов Российской Федерации в делах о банкротстве и в процедурах банкротства;

- раздел 13 включает документацию о лицензировании и контроле за изготовлением и торговлей защищенной от подделок полиграфической продукции, в том числе бланков ценных бумаг, а также торговли вышеуказанной продукцией, деятельности по организации и проведению азартных игр в букмекерских конторах и тотализаторах, соблюдении организаторами азартных игр требований, предъявляемых к игорным заведениям, контролю за проведением лотерей, за осуществлением валютных операций резидентами и нерезидентами, не являющимися кредитными организациями или валютными биржами, о маркировке табачной продукции, за соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, порядком и условиями ее регистрации и применения, а также документацию о регистрации игрового оборудования и проверке его технического состояния, контролю за выдачей свидетельств о регистрации организаций, совершающим операции с денатурированным этиловым спиртом и прямогонным бензином;

- раздел 14 содержит документы о международном сотрудничестве с международными организациями, зарубежными странами и об анализе международной практики налогообложения;

- раздел 15 включает документацию по научному, информационному и телекоммуникационному обеспечению налоговых органов, научно-методическому и организационному обеспечению информатизации налоговых органов, разработке, внедрению и эксплуатации информационных и телекоммуникационных средств, обеспечению безопасности и защиты информации, взаимодействию со средствами массовой информации и оказанию государственных услуг налоговых органов через Интернет-портал;

- раздел 16 содержит документацию по материально-техническому обеспечению, хранению материально-имущественных ценностей, по эксплуатации и ремонту зданий, помещений, оборудования, транспортному обслуживанию и обеспечению связи;

- раздел 17 содержит документацию по организации проведения открытых конкурсов и размещения государственных заказов для нужд налоговых органов;

- раздел 18 содержит документацию по организации в налоговых органах внутреннего распорядка и охраны, пожарной безопасности, организации гражданской обороны и работы при чрезвычайных ситуациях, мобилизационной подготовки;

- раздел 19 содержит документацию, отражающую социальное страхование, жилищное и медицинское обеспечение в налоговых органах.

2.3. Документация в разделах и подразделах Перечня обобщена в статьях, систематизированных по функционально-предметному принципу в логической последовательности их значимости. Статьям присвоена единая последовательная нумерация. В статьях Перечня объединяются в комплекс документы разных видов, относящихся к конкретному вопросу (предмету, объекту), имеющих одинаковый срок хранения. Наименования основных видов документов, включенных в отдельные статьи, перечисляются в скобках.

2.4. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

2.5. Сроки хранения документов, содержащихся в Перечне (графы N N 3 - 6), установлены следующим образом.

Графа N 3 Перечня содержит указания о сроках хранения документации Центрального аппарата ФНС России.

Графа N 4 Перечня содержит указания о сроках хранения документов Управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации и Межрегиональных инспекций ФНС России по федеральным округам.

Графа N 5 Перечня содержит указания о сроках хранения документации Межрегиональных инспекций ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам, Межрегиональных инспекций ФНС России и межрайонных инспекций ФНС России по централизованной обработке данных, инспекций межрайонного уровня, инспекций ФНС России по районам, районам в городах, городам без районного деления.

Графа N 6 Перечня содержит указания о сроках хранения документации в организациях, находящихся в ведении ФНС России, не являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, к которым отнесены организации информационно-технологического сервиса, поддерживающие аппаратно-программную и телекоммуникационную среду налоговых органов; подрядные строительные организации и подразделения системы дирекции единого заказчика, осуществляющие капитальное строительство, реконструкцию и ремонт зданий и сооружений, занимаемых налоговыми органами; учебно-методические центры повышения квалификации специалистов налоговых органов; ведомственные лечебно-профилактические учреждения.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, применяют в отношении документов постоянного хранения, установленного Перечнем, к своим документам срок "до ликвидации организации" (ДЛО). В случае ликвидации организации социально значимые документы по личному составу и иные документы передаются на хранение правопреемнику или в соответствующие государственные, муниципальные, ведомственные архивы или архив организации-правопреемника в установленном порядке. При отсутствии правопреемника решение вопроса о порядке дальнейшего их хранения определяется ликвидационной комиссией по согласованию с ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, на территории которого расположен налоговый орган.

Указанные в Перечне сроки хранения документов применяются в установленном порядке при экспертизе ценности и отборе документов на хранение в соответствующие государственные, муниципальные, ведомственные архивы и к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

2.6. Срок хранения электронных документов аналогичен сроку хранения документов на бумажном носителе. Некоторые виды документов, приведенные в Перечне, могут создаваться, обрабатываться, храниться и использоваться только в электронном виде, без аналога на бумажном носителе, о чем сделаны отметки в графе "примечание" Перечня (см. п. 2.8).

Такие документы передаются на хранение согласно п. 4.4.3 "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организаций Российской академии наук", утвержденных приказом Минкультуры России от 18.01.2007 N 19.

2.7. В целях обеспечения полноты состава Архивного фонда Российской Федерации Перечень предусматривает возможность поступления в государственные, муниципальные архивы дублетных документов, содержащихся в разных фондах налоговых органов одной территории (например, Управления ФНС России по субъектам Российской Федерации и соответствующие налоговые инспекции). Право решения вопроса отбора документов при этом предоставляется государственным и муниципальным архивам по согласованию с соответствующими территориальными налоговыми органами.

2.8. Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Так, примечание "При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения" конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания "после истечения срока действия договора", "после замены новыми" и т.д. указывают, что исчисление названного срока осуществляется с определенного момента. В примечаниях оговорены сроки хранения отдельных документов из общего их комплекса с учетом особенностей и способов их документирования, содержания, авторства, места создания, копийности. В графе N 7 Перечня "Примечание" при необходимости дается поясняющая отметка и комментарии, уточняющие сроки хранения: "В электронном виде" и т.п.

2.9. Отметка "ЭПК", поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов на основании проведения экспертизы ценности может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов.

2.10. Отметка "ДМН" (до минования надобности) означает, что документация имеет только практическое информационное значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года.

2.11. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2011 году, начинается с 1 января 2012 года.

2.12. Документы, образовавшиеся в деятельности налоговых органов, но не вошедшие в Перечень, вносятся в номенклатуру дел соответствующего налогового органа (организации). Сроки хранения этих документов определяются на основании изучения их научной и практической ценности и устанавливаются решением ЭК организации, утвержденной ее руководителем или, при необходимости, по согласованию решением ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела соответствующей территории, если организация состоит на учете государственного, муниципального архива.

В отдельных случаях вопрос об установлении сроков хранения документов, не вошедших в Перечень, может быть на основании предварительно принятого решения ЦЭК ФНС России внесен на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве.

2.13. Снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается. Увеличение сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, допускается в тех случаях, когда это вызвано особенностями работы органов налоговой системы.

Снятие стоящей при сроках хранения отметки "ЭПК" разрешается при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня, только по решению ЦЭПК Росархива или, в крайнем случае, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела.

2.14. Для организации проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций - источников комплектования) по согласованию с ним.

2.15. В своей работе экспертные комиссии руководствуются правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, настоящим Перечнем, нормативными и распорядительными документами ФНС России, своей организации.

Экспертные комиссии совместно с архивом и делопроизводственной службой определяют порядок отбора документов на хранение и уничтожение, осуществляют экспертизу ценности документов и контроль за ее проведением.

2.16. Отбор документов на постоянное, временное хранение и на уничтожение должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций, а также указаниями Росархива и уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела соответствующей территории.

Документы, сроки хранения которых определены Перечнем "постоянно", подлежат хранению в государственных, муниципальных архивах и передаются в архивы в установленном порядке.

2.17. Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, подлежат описанию в соответствии с действующими правилами.

Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации, направляются на утверждение ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела соответствующей территории (региона). Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на хранение. Описи документов по личному составу длительного срока хранения также согласовываются с соответствующим ЭПК и утверждаются руководителем организации.

ЭПК проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись дел постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.

2.18. Уничтожение документов с временными сроками хранения разрешается только после утверждения описей организации за соответствующий период.

Уничтожение документов без предварительного утверждения описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных настоящим Перечнем сроков хранения документов, является незаконным и влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Организации, документы которых не подлежат приему в государственные, муниципальные архивы, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела соответствующей территории при условии упорядочения и обеспечения сохранности документов по личному составу.

Уничтожение документов оформляется актом, который утверждается руководителем организации.

Документы, отобранные к уничтожению и включенные в акты, передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

2.19. Контроль за правильностью применения настоящего Перечня осуществляют ФНС России, уполномоченные органы исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела соответствующей территории и архивные учреждения (государственные, муниципальные, ведомственные архивы).

2.20. С введением данного Перечня прекращает действие Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом МНС России от 21.04.2004 N САЭ-3-18/297@, за исключением раздела 9 "Контроль производства и оборота алкогольной и табачной продукции".

При упорядочении документов, образовавшихся при реализации функции контроля производства и оборота алкогольной и табачной продукции, надлежит руководствоваться разделом 9 "Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения".

С введением данного Перечня при определении сроков хранения документов, в том числе предшествующего периода, надлежит руководствоваться настоящим Перечнем.