11. Использование автоматизированной информационной системы "Архивное дело"

11.1. Автоматизированная информационная система "Архивное дело" предназначена для автоматизации деятельности работников делопроизводственных и архивных служб органов и организаций прокуратуры в части:

составления номенклатур дел, в том числе сводной номенклатуры дел;

формирования дел и производств и их оформления;

выделения к уничтожению и отбору на хранение дел и производств, оформления актов о выделении к уничтожению и описей для хранения;

поиска дел и производств;

систематизации архивного хранения;

контроля движения дел и производств при архивном хранении;

контроля сроков хранения дел и производств.

11.2. Система "Архивное дело" интегрирована с АИК "Надзор". Сведения о документах, списанных после исполнения, из АИК "Надзор" переносятся в систему "Архивное дело", а также осуществляется перенос составленной сводной номенклатуры дел (после утверждения) на предстоящий год из системы "Архивное дело" в АИК "Надзор".

11.3. В органах и организациях прокуратуры систему "Архивное дело" надлежит использовать по мере создания всех необходимых условий (наличие техники, установление компьютерной программы, обучение работников, издание организационно-распорядительных документов) для ее функционирования.

11.4. Все формы, создаваемые в электронном виде: номенклатуры дел, акты о выделении к уничтожению, описи хранения и т.д., должны быть идентичны данному документу на бумаге. Например, электронная номенклатура дел (в АИК "Надзор" и при наличии в системе "Архивное дело") должна полностью соответствовать номенклатуре дел на бумажном носителе.

11.5. Информационно-технологические службы органов прокуратуры обеспечивают защиту информации на электронных носителях от несанкционированного доступа, сохранность базы данных и функционирование системы "Архивное дело".

11.6. Информационно-технологические службы органов прокуратуры обеспечивают предоставление прав пользователям для работы с документами в системе "Архивное дело".