9.2.2. Особенности формирования и оформления дел по номенклатуре

9.2.2.1. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дела группируются документы одного года. Исключение составляют переходящие дела.

9.2.2.2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно.

В одном деле допускается группировать документы с разными сроками хранения, когда они относятся к решению одного вопроса. По окончании делопроизводственного года из документов, если это не нарушает полноты вопроса, формируются два дела: одно - из документов постоянного, другое - из документов временного хранения.

9.2.2.3. Документы в делах по номенклатуре могут располагаться в хронологической или вопросно-хронологической последовательности либо в их сочетании.

В случаях применения вопросно-хронологической последовательности документы в деле должны быть расположены так, чтобы они последовательно освещали определенные вопросы.

Приказы, указания, распоряжения, протоколы коллегии или оперативных совещаний формируются в дела строго в хронологическом порядке.

9.2.2.4. Приказы группируются раздельно в зависимости от вида:

по основной деятельности (совместно с указаниями и распоряжениями);

по вопросам утверждения и изменения штатов и структуры;

по личному составу;

по финансово-хозяйственным вопросам.

Приказы по личному составу могут группироваться раздельно в зависимости от категории работников (прокурорские работники или федеральные государственные гражданские служащие). Так же могут группироваться приказы по вопросам присвоения классных чинов.

9.2.2.5. Документы коллегии группируются в два дела. В одном - протоколы, решения (первые экземпляры), в другом - документы к заседаниям коллегии (повестки дня, доклады, справки, заключения, проекты решений коллегии и др.). Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные тома, систематизируются по номерам протоколов.

9.2.2.6. Планы, отчеты, материалы к ним группируются в дела того года, к которому они относятся по содержанию (отчеты за 2009 г. должны быть отнесены к делам 2009 г., хотя составлены в 2010 г.).

9.2.2.7. Дела, состоящие из документов одного вида (отчеты, докладные записки, штатные расписания и т.д.) однотипных органов разных административно-территориальных единиц (например, прокуратуры субъектов Российской Федерации), формируются в алфавитном порядке по названиям административно-территориальных единиц.

Лицевые счета работников располагаются в алфавитном порядке фамилий.

9.2.2.8. Если в деле группируются статистические формы, то в заголовке независимо от направленности статистической формы указываются ее номер и полное наименование.

9.2.2.9. В делах с финансовыми документами должна соблюдаться полнота систематизации документов. Так, если к балансу имеются пояснительная записка и приложения, то они должны находиться в следующем порядке: пояснительная записка, баланс, приложение. Последовательность приложения определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в пояснительной записке.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и т.д. группируются отдельно от их проектов.

9.2.2.10. Оформление обложки дела, внутренней описи и листа-заверителя производится в соответствии с п. 9.2.1.7 настоящей Инструкции.

9.2.2.11. По окончании дела в случае необходимости уточняются заголовки. В реквизиты на обложке вносятся соответствующие дополнения.

На обложках дел с приказами указываются их номера.

Например: "Приказы Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей по вопросам основной деятельности с N 1 по N 150".

На обложках дел со справками проверок указывается, в каких органах, организациях, ведомствах, учреждениях, структурных подразделениях и др., а также по какому вопросу проводилась проверка.

На обложках дел с докладными записками, обзорами, методическими пособиями, информационными письмами и т.п. указывается, о чем они.

9.2.2.12. Руководитель прокуратуры, организации или подразделения в пределах своих полномочий вправе разрешить формировать дела по номенклатуре, срок хранения которых составляет до 6 лет, в скоросшиватели, листы не нумеровать, внутренние описи и листы-заверители при этом не составлять. Данное решение должно быть оформлено организационно-распорядительным документом.