2.6. Отправление исходящих документов

2.6.1. Реестры внешней отправки по требованию ФГУП "Почта России" формируются в электронном виде с использованием системы АИК "Надзор".

2.6.2. Документы передаются в отдел прохождения корреспонденции оформленными в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Оформляя документы для передачи в отдел прохождения корреспонденции, делопроизводитель подразделения обязан проверить правильность адресования согласно Правилам оказания услуг почтовой связи (постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221) <*>, проставить на документе номер переписки, внести в копию исправления, сделанные при подписании подлинника, а также проставить на копии дату подписания, номер переписки и заверить по форме: "Верно, дата, делопроизводитель, фамилия, личная подпись", проверить наличие приложений и скрепить (свыше 50 л. - прошить) с отсылаемым документом.

--------------------------------

<*> В дальнейшем - Почтовые правила.

Если разница между датой подписания документа и датой передачи в службу делопроизводства превышает сутки, а также имеются другие нарушения требований Инструкции, делопроизводитель возвращает документы исполнителю на доработку, а при необходимости докладывает об этом руководителю подразделения.

2.6.3. Вся почта, подлежащая отправке, сдается в отдел прохождения корреспонденции в день подписания, а поступившая в отдел документационного обеспечения во второй половине дня - до 12 часов следующего рабочего дня.

2.6.4. Документы, поступившие для отправки, отправляются работниками отдела прохождения корреспонденции после экспедиционной обработки в соответствии с Почтовыми правилами.

Документы с пометками "срочно" или "весьма срочно" отправляются незамедлительно.

При работе в АИК "Надзор" документы, поступившие для отправки, обрабатываются через "реестр внешней отправки", разработанный в соответствии с требованиями ФГУП "Почта России".

2.6.5. Перед упаковкой документов работники отдела прохождения корреспонденции проверяют написание адреса в соответствии с Почтовыми правилами, наличие на документе номера, даты, подписи и оговоренных в нем приложений.

Документы, оформленные с нарушениями требований настоящей Инструкции и Почтовых правил, возвращаются в подразделение на доработку.

2.6.6. Заказными письмами или бандеролями пересылаются организационно-распорядительные и другие документы за подписью руководства прокуратуры, выписки из приказов по личному составу, штатные расписания, финансовые документы, переписка по поручениям органов государственной власти, исковые заявления (или их копии) в суды и прилагаемые к ним документы, письма с приложениями, ответы на обращения или уведомления о переадресовании обращений, корреспонденция, адресуемая за границу. Уголовные и другие дела, материалы проверок, надзорные (наблюдательные) производства, а также срочные документы направляются фельдсвязью, в районных прокуратурах - спецсвязью либо заказными бандеролями и посылками.

2.6.7. Документы, отправляемые одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт. На конверте указываются почтовый адрес и наименование адресата, номера отправляемых документов, адрес отправителя.

Для документов, направляемых в органы прокуратуры субъектов Российской Федерации, могут использоваться конверты с адресами, напечатанными типографским способом или средствами оперативного размножения.

2.6.8. Заказные письма, бандероли и посылки сдаются на почту по описи, в которой указываются номера документов, дата отправки, адреса и вид отправления. Опись составляется в трех экземплярах. Один экземпляр остается в отделе прохождения корреспонденции для справок, а возвращенный с почты передается в бухгалтерию с денежным отчетом.

2.6.9. Документы, адресуемые организациям, расположенным в пределах данного населенного пункта, передаются с нарочным под расписку в книге (приложение N 33). Перечень этих организаций устанавливается руководством прокуратуры.

При работе в АИК "Надзор" документы передаются по реестру передачи.

2.6.10. Ответы (уведомления), подготовленные для отправки на электронный адрес заявителя, сканируются, прикрепляются файлом к исходящей РК АИК "Надзор" и направляются отделом прохождения корреспонденции в форме электронного образа документа по адресу электронной почты. После проставления отметки об отправке оригинал документа возвращается в структурное подразделение для подшивки в соответствующее дело по номенклатуре либо надзорное (наблюдательное) производство.

2.6.11. Документы массовой рассылки (приказы, указания, распоряжения, планы работы, информационные и методические письма, обзоры, сборники, бланки статистических отчетов, книги, брошюры и т.п.) размножаются исполнителем структурного подразделения и передаются для отправки в отдел прохождения корреспонденции по разнарядке подразделения. В разнарядке указываются адресаты и количество экземпляров в каждый адрес; она составляется, подписывается и датируется ответственным исполнителем.

При работе в АИК "Надзор" документ до размножения регистрируется в системе, и в РК документа (поле "Адресат") вносятся все адресаты, указанные в бумажном варианте разнарядки.

2.6.12. При регистрации и направлении исходящих документов в АИК "Надзор" создается новая исходящая РК, связанная с входящей или внутренней, а на документе распечатывается электронный штамп вновь созданной РК.

2.6.13. При работе с исходящими документами в АИК "Надзор" структурными подразделениями заполняются следующие поля исходящей РК (приложение N 10): "Дата", "Подписал", "Дата подписания", "Содержание", "Исполнитель", "Визы", "Рубрика" (при необходимости), "Состав", "Фигурант", "Адресат" (в соответствии с п. 5.2.13). Исходящий номер генерируется из системы автоматически.

При направлении документа нескольким адресатам поле "состав" заполняется по каждому адресату отдельно.

При необходимости передачи исходящего документа по назначению минуя отдел прохождения корреспонденции специалист службы делопроизводства структурного подразделения должен проставить в РК в поле "Адресат" дату внешней отправки и способ передачи документа в поле "Вид отправки".

2.6.14. В случае возврата документа, отправленного адресату по различным каналам связи, во внешнем адресате РК документа при его повторной отправке создается новый адресат без удаления предыдущего.