Прием, регистрация и учет обращения

68. Граждане направляют (передают) обращения посредством:

68.1. Операторов почтовой связи с доставкой ими письменной корреспонденции в здание органа внутренних дел.

68.2. Информационно-телекоммуникационной системы Интернет.

68.3. Факсимильной связи.

68.4. Федеральной фельдъегерской связи и специальной связи Российской Федерации.

68.5. Дежурной части территориального органа внутренних дел.

68.6. Почтового ящика, установленного в доступных для граждан местах в территориальных органах внутренних дел межрегионального и регионального уровня и МВД России, а также в структурных подразделениях органа внутренних дел, где нет дежурных частей. Выемка корреспонденции из почтового ящика производится сотрудником подразделения делопроизводства не реже одного раза в день.

68.7. На личном приеме.

69. Сотрудникам подразделений делопроизводства запрещается лично принимать обращения от граждан.

70. Делопроизводство по обращениям граждан в органах внутренних дел осуществляется отдельно от других направлений документационного обеспечения.

71. Все поступившие в подразделения делопроизводства письменные обращения подлежат обязательной регистрации и учету.

Регистрацию и учет письменных обращений, поступивших в адрес Министерства и его руководства, осуществляет Управление по работе с обращениями граждан и организаций ДДО МВД России.

72. Письменные обращения, поданные в орган внутренних дел непосредственно автором или лицом, представляющим его интересы, принимаются и регистрируются в дежурной части круглосуточно. Оперативный дежурный оформляет талон-уведомление и выдает его автору обращения или лицу, представляющему его интересы.

Письменные обращения, не содержащие заявления о преступлении, административном правонарушении или происшествии, в течение суток докладываются руководителю либо лицу, исполняющему его обязанности <*>, и передаются в подразделение делопроизводства для регистрации, после чего учитываются и рассматриваются в соответствии с порядком, установленным Административным регламентом. В Книге учета заявлений (сообщений) о преступлениях, об административных правонарушениях и происшествиях <**> оперативным дежурным делается отметка о регистрационном номере и дате регистрации обращения в подразделении делопроизводства.

--------------------------------

<*> Далее - "руководитель".

<**> Далее - "КУСП".

73. Обращения, содержащие заявление о преступлении или административном правонарушении, поступившие в подразделение делопроизводства в соответствии с пунктами 68.1, 68.2, 68.3, 68.4, 68.6 Административного регламента, регистрируются и учитываются в порядке, установленном Административным регламентом, и в течение суток докладываются руководителю органа внутренних дел и с его поручением передаются в дежурную часть для регистрации. В учетные формы подразделений делопроизводства вносятся только сведения о номере и дате их регистрации в КУСП.

74. Заявления о преступлении или административном правонарушении, поступившие в Министерство или его структурные подразделения, регистрируются и учитываются в порядке, установленном Административным регламентом, после чего направляются в соответствующий территориальный орган для регистрации в КУСП, о чем уведомляется гражданин.

75. Перед вскрытием почтового отправления сотрудниками подразделения делопроизводства проверяется соответствие его доставки указанным на нем адресным данным. Ошибочно присланные письма возвращаются на почту невскрытыми.

76. Все конверты, поступившие в орган внутренних дел, в том числе адресованные конкретному должностному лицу с пометкой "лично", подлежат вскрытию уполномоченным сотрудником подразделения делопроизводства.

77. При вскрытии конверта проверяется наличие в нем письменных вложений. Если отсутствует само обращение либо обнаружилась недостача упомянутых автором или содержащихся в описи документов, составляется акт, который оформляется в соответствии с правилами делопроизводства, установленными нормативными правовыми актами МВД России. О чем в учетные формы вносятся соответствующие отметки.

78. Регистрация обращений ежегодно начинается с номера 1.

79. При регистрации письменного обращения на лицевой стороне первого листа указывается дата поступления и регистрационный номер. Если обращение поступило из организации, то указанные реквизиты проставляются на сопроводительном письме.

80. Учет обращений осуществляется при помощи карточек учета письменных обращений или журнала учета письменных обращений, либо автоматизированной информационной системы учета обращений граждан <*> (приложение N N 3, 4 Административного регламента). Картотека, журнал или АИС <**> оформляются, ведутся и хранятся в соответствии с ведомственными нормативными актами.

--------------------------------

<*> Далее - "АИС".

<**> Далее - "учетная форма", если перечисленное не оговаривается отдельно.

81. При ведении картотечного или журнального учета перед порядковым номером проставляется первая буква фамилии автора обращения, например: В-101. Регистрационный номер может быть дополнен другими буквенными или цифровыми обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск и анализ обращений, например: 5/Б-2022, где 5 - код подразделения, или 46-Р-31, где 46 - код исполнителя. При использовании АИС - регистрация сквозная, допускается использование префиксов (дополнительных символов). Например: 3/112-10, где 3 - код подразделения, 112 - префикс, означающий, что это обращение поступило с сайта www.112.ru в форме электронного документа, которому присвоен номер 10, или 3/МЭДО-10, где 3 - код подразделения, МЭДО - префикс, означающий, что это обращение поступило через систему межведомственного электронного документооборота в форме электронного документа, которому присвоен номер 10, или 3/10, где 3 - код подразделения, а 10 - номер, присвоенный письменному обращению.

82. Обращение гражданина, поступившее в орган внутренних дел с сопроводительным документом от должностного лица государственного органа или органа местного самоуправления, в картотеке или журнале учитывается по фамилии гражданина с указанием фамилии и инициалов должностного лица, направившего обращение, в отдельной графе. В АИС учитываются фамилии и инициалы гражданина и должностного лица, направившего его обращение.

83. В случае поступления из государственных органов, органов местного самоуправления или от должностных лиц нескольких обращений с одним сопроводительным письмом регистрационный номер присваивается каждому обращению. При этом сопроводительное письмо копируется в количестве, соответствующем числу обращений.

84. В ходе рассмотрения обращения вся переписка по нему, в том числе при движении обращения внутри органа внутренних дел, ведущего самостоятельное делопроизводство, осуществляется за одним номером, присвоенным ему при регистрации. В учетные формы вносятся соответствующие сведения. Так, например, в ходе рассмотрения жалобы Сидорова, поступившей из органов прокуратуры и зарегистрированной за номером С-12 от 03.10.2010, запрос в архив направляется за этим же номером С-12 от 08.10.2010, о чем делается отметка в учетной форме. Сидорову после рассмотрения его жалобы направляется ответ за номером С-12 от 02.11.2010, и под этим же номером информируется при необходимости прокуратура.

85. Картотека формируется из отдельных групп карточек, каждая из которых соответствует определенной букве алфавита - первой букве фамилии автора обращения. В каждой группе карточки располагаются в хронологическом порядке, за исключением карточек повторных, аналогичных и многократных обращений, каждая из которых прикладывается к карточке ранее поступившего (первого) обращения. Если карточка первого обращения находится в картотеке прошлого года, на карточке повторного обращения делается ссылка на ее номер. Нумерация обращений в каждой группе начинается с номера 1.

86. Журнал делится на разделы, каждый из которых соответствует определенной букве алфавита - первой букве фамилии автора обращения (алфавитный журнал). Нумерация обращений в каждом разделе начинается с номера 1.

87. Карточки или журнал заполняются четко и разборчиво. Записи производятся ручкой, без сокращений. Исправления не допускаются. Ошибочные записи зачеркиваются и удостоверяются подписью сотрудника подразделения делопроизводства.

88. При использовании АИС обращения регистрируются в хронологическом порядке.

89. Основными сведениями об обращении, подлежащими обязательному учету, являются:

89.1. Регистрационный номер.

89.2. Дата регистрации.

89.3. Фамилия, имя, отчество или инициалы автора обращения, почтовый и/или электронный адрес для направления ответа или уведомления, название организации, дата и исходящий номер.

89.4. Краткая аннотация, отражающая суть обращения, а также кому оно адресовано.

89.5. Характеристики обращения: заявление, предложение, жалоба, запрос информации, коллективное <*>, повторное <**>, аналогичное, типовое <***> или многократное.

--------------------------------

<*> Совместное обращение двух и более граждан по общему для них вопросу, а также обращение от имени трудовых коллективов, членов одной семьи, резолюции митингов и собраний, подписанные их организаторами.

<**> Обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или автор не согласен с принятым по его обращению решением. Не считаются повторными обращения одного и того же автора по разным вопросам.

<***> Обращения одного и того же содержания, поступившие от разных авторов.

89.6. Фамилия, инициалы и резолюция руководителя, рассмотревшего обращение, наименование подразделения и/или фамилия и инициалы лица, ответственного за рассмотрение обращения.

89.7. Дата и результаты рассмотрения обращения.

89.8. Сведения об осуществлении контроля.

89.9. Сведения о месте хранения материалов рассмотренного обращения.

89.10. В учетных формах предусматривается графа "Примечание" для внесения дополнительных сведений об обращении.

90. Все сведения, внесенные в учетные формы (о содержании обращения, результатах его рассмотрения и другие), должны быть конкретными и носить информативный характер.

91. Коллективные обращения в АИС учитываются по первым двум-трем разборчиво указанным фамилиям, первой указывается фамилия того автора, в адрес которого просят направить ответ. В журнале или картотеке учет производится аналогично, но в отдельной группе карточек или в отдельном разделе журнала (например, КЛ-33), в графе "Примечание" проставляется отметка "коллективное" и указывается общее количество обратившихся граждан.

92. Анонимные обращения учитываются в отдельной группе карточек или в отдельном разделе журнала (например, АН-45), а при использовании АИС - в соответствующем реквизите проставляется слово "анонимное".

93. Если анонимное обращение поступило из государственных органов и/или органов местного самоуправления, учитывается фамилия должностного лица, подписавшего сопроводительный документ.

94. Каждое типовое и аналогичное обращение подлежит регистрации в общем порядке. В учетных формах указывается: "аналогичное (типовое) к N ____ от "__" _______ 20__ г.".

95. Обращение, поступившее в орган внутренних дел в соответствии с пунктом 54.1 Административного регламента, подлежит регистрации в общем порядке, приобщается к материалу проверки, дальнейшая переписка ведется с указанием всех номеров, собранных в материале.

96. Заявление о прекращении рассмотрения обращения (пункт 54.5 Административного регламента) подлежит регистрации в общем порядке и приобщается к материалу. О принятом решении гражданин должен быть уведомлен.