15.1. Составление и утверждение номенклатуры дел

15.1.1. Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (5 лет и более) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы управления Аппарата ЦИК России, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об управлении Аппарата ЦИК России, штатным расписанием управления Аппарата ЦИК России, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации (далее - Перечень), номенклатурами дел управления Аппарата ЦИК России за предшествующие годы.

Номенклатура дел управления Аппарата ЦИК России на предстоящий календарный год составляется при помощи ПИ "Дело" гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, до 1 ноября текущего года, подписывается начальником управления Аппарата ЦИК России и после согласования с Архивом представляется в отдел прохождения документов (Приложение N 17).

Во вновь созданном управлении Аппарата ЦИК России номенклатура дел разрабатывается в месячный срок и после согласования с Архивом представляется в отдел прохождения документов.

15.1.2. Сводная номенклатура дел ЦИК России составляется отделом прохождения документов совместно с Архивом на основании номенклатур дел управлений Аппарата ЦИК России, подписывается начальником Управления организационного и документационного обеспечения, рассматривается на заседании Центральной экспертной комиссии ЦИК России по определению исторической, научной и практической значимости документов (далее - ЦЭК), утверждается секретарем ЦИК России и вводится в действие с 1 января следующего года (Приложение N 18).

Сводная номенклатура дел ЦИК России не реже одного раза в пять лет согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации.

После утверждения сводной номенклатуры дел ЦИК России в управления Аппарата ЦИК России направляются выписки из соответствующих разделов, заверенные печатью "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Управление организационного и документационного обеспечения".

Сводные номенклатуры дел ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России разрабатываются аналогично номенклатуре дел ЦИК России и утверждаются руководителями ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России.

15.1.3. В случае возникновения в течение года новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел соответствующего управления Аппарата ЦИК России по указанию секретаря ЦИК России на основании докладной записки, согласованной с Архивом и отделом прохождения документов.

15.1.4. По окончании календарного года гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, в конце выписки из номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в Архив и отдел прохождения документов. На основании этих сведений в сводной номенклатуре дел отделом прохождения документов составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

15.1.5. Графы сводной номенклатуры дел, номенклатуры дел управления Аппарата ЦИК России заполняются следующим образом.

В графе 1 "Индекс дела" проставляются цифровые обозначения, состоящие из индекса управления Аппарата ЦИК России и порядкового номера дела.

В графу 2 "Заголовок дела" включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дело, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел в соответствии с фактическим составом и содержанием документов.

Графа 3 "Количество дел (томов, частей)" заполняется по окончании календарного года.

Срок хранения документов указывается в графе 4 номенклатуры дел со ссылкой на статью Перечня. Срок хранения документов, не указанных в данном Перечне, устанавливается ЦЭК по представлению Архива по согласованию с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

В графе 5 "Примечание" приводятся дополнительные сведения о делах (о переходящих делах, передаче дел в другое подразделение, о месте хранения дела, о заведении дела в электронном виде, о выделении дел к уничтожению и так далее).