15.3. Экспертиза ценности документов

15.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности ЦИК России, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в Архив, а также в Архиве в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

15.3.2. Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (5 лет и более) хранения, актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением Председателя ЦИК России создается ЦЭК.

В ее функции входит также рассмотрение и одобрение сводной номенклатуры дел ЦИК России.

В состав ЦЭК включаются представители управлений Аппарата ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России. В ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России могут быть созданы постоянно действующие экспертные комиссии по определению научной, исторической и практической ценности документов. Решения этих комиссий подлежат согласованию с ЦЭК.

15.3.3. Экспертиза ценности документов осуществляется гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, под методическим руководством Архива.

При проведении экспертизы ценности документов в управлениях Аппарата ЦИК России осуществляется отбор дел постоянного и временного (5 лет и более) хранения для передачи в Архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в управлениях Аппарата ЦИК России; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

15.3.4. Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

15.3.5. Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.

Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЦЭК одновременно со сводными описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.

15.3.6. По результатам экспертизы ценности документов Архивом составляются сводные описи дел постоянного и временного (5 лет и более) хранения (Приложения N 19, 20) и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (Приложение N 21).

Описи дел постоянного и временного (5 лет и более) хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел рассматриваются на ЦЭК и утверждаются секретарем ЦИК России.

15.3.7. При уничтожении документов со сроком хранения "До минования надобности", "1 год", "3 года" в управлении Аппарата ЦИК России составляется акт, который подписывается не менее чем двумя гражданскими служащими соответствующего управления Аппарата ЦИК России и утверждается начальником этого управления Аппарата ЦИК России без рассмотрения на ЦЭК.

15.3.8. Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.

15.3.9. Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.