15.5. Передача дел в Архив

15.5.1. Законченные делопроизводством дела в течение одного года хранятся в управлении Аппарата ЦИК России. Затем дела постоянного и временного (5 лет и более) хранения сдаются в Архив по графику, согласованному с начальниками управлений Аппарата ЦИК России и утвержденному Руководителем Аппарата ЦИК России.

Порядок и сроки сдачи в Архив законченных делопроизводством дел ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России определяется их руководителями.

15.5.2. Дела с пометкой "До минования надобности" и со сроками хранения до 5 лет хранятся в управлениях Аппарата ЦИК России до истечения сроков их хранения и уничтожаются в установленном порядке.

15.5.3. В случае ликвидации или реорганизации управления Аппарата ЦИК России гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства, в течение одного месяца с момента ликвидации или реорганизации формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в Архив независимо от сроков хранения.

15.5.4. В управлениях Аппарата ЦИК России на дела постоянного и временного (5 лет и более) хранения, подлежащие сдаче в Архив, гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства, составляются отдельные сдаточные описи дел по установленной форме в двух экземплярах (Приложения N 25, 26). Методическую помощь в проведении этой работы оказывает Архив.

Передача дел в Архив осуществляется по сдаточным описям дел. Один экземпляр описи хранится в Архиве, а другой - в управлении Аппарата ЦИК России, сдавшем дела.

При передаче дел на обоих экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела в графе "Примечание" ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) в Архив дел, инициалы и фамилии гражданских служащих управления Аппарата ЦИК России и Архива, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.

15.5.5. При приеме дел в Архиве проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных настоящей Инструкцией, возвращаются в управление Аппарата ЦИК России с указанием недостатков для их устранения.

15.5.6. В исключительных случаях по согласованию с начальником Управления организационного и документационного обеспечения допускается прием в Архив неупорядоченных (неоформленных) дел по актам (Приложение N 27).

15.5.7. На основании описей дел управлений Аппарата ЦИК России Архив составляет годовые разделы сводных описей дел ЦИК России постоянного и временного хранения (Приложения N 19, 20), которые рассматриваются на ЦЭК.

Описи дел постоянного хранения подлежат утверждению Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации.

15.5.8. По указанию начальника управления Аппарата ЦИК России к сданному в Архив делу могут быть приобщены дополнительные документы с соответствующей записью в листе-заверителе дела. Эти документы подшиваются в дело непосредственно в Архиве гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в этом управлении.

15.5.9. Отбор, прием в Архив электронных документов и баз данных на документы, создание электронной библиотеки в Архиве с использованием ПИ "Дело" регулируются отдельной инструкцией.

15.5.10. Дела постоянного хранения по истечении установленного срока передаются Архивом на хранение в Государственный архив Российской Федерации.