Прием и регистрация обращения

3.2. Основанием для начала предоставления государственной услуги является поступление обращения в Росрезерв и его территориальные органы, в том числе принятого в ходе личного приема либо перенаправленного с сопроводительным документом из других государственных органов.

3.3. Обращение, а также документы, связанные с его рассмотрением, принимаются должностным лицом Административного управления Росрезерва (соответствующим должностным лицом структурного подразделения его территориального органа).

3.4. Специалист соответствующего структурного подразделения Росрезерва (его территориального органа), ответственный за прием письменного обращения:

проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;

проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдсвязью;

вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к обращению подкалывает конверт;

приобщает к обращению прилагающиеся к нему документы;

возвращает на почту невскрытой ошибочно поступившую (не по адресу) корреспонденцию.

3.5. Обращение в электронной форме, направленное гражданином в установленном порядке через Портал или с Сайта, принимается должностным лицом Федерального государственного казенного учреждения главного информационного вычислительного центра Росрезерва (соответствующего структурного подразделения его территориального органа) с использованием программно-технических средств.

3.6. Поступившее в Росрезерв или его территориальный орган обращение, независимо от способа его доставки, подлежит регистрации в течение 3 (трех) дней с момента поступления и постановке на контроль.

Постановку обращений на контроль и контроль за сроками рассмотрения обращения осуществляет Административное управление Росрезерва или его территориального органа.

3.7. На каждое поступившее обращение создается электронная регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК).

Основными сведениями, подлежащими обязательному отражению в РКК, являются:

дата регистрации обращения;

регистрационный номер;

сведения о повторности обращения;

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина, его адрес, дата подписания обращения;

краткое содержание обращения;

фамилия, инициалы и резолюция должностного лица по обращению, название структурного подразделения и (или) фамилия лица, ответственного за рассмотрение обращения (исполнитель);

дата и результаты рассмотрения обращения;

сведения о постановке обращения на контроль;

сведения о месте хранения материалов рассмотренного обращения.

3.8. Должностное лицо Административного управления регистрирует поступившие письменные обращения путем внесения данных в РКК.

Регистрация обращений начинается ежегодно с первого номера.

На обращениях проставляется регистрационный штамп, в котором указываются входящий номер и дата регистрации.

3.9. Регистрационный номер обращения указывается в регистрационном штампе, который проставляется на оборотной стороне первого листа обращения. Регистрационный номер состоит из буквенного обозначения Административного управления (УД), номера потока регистрационных документов (03) и порядкового номера обращения.