3. Общий порядок проведения инвентаризации

3.1. На предприятиях создаются постоянно действующие инвентаризационные комиссии в составе:

руководителя предприятия или его заместителя (председатель комиссии);

главного бухгалтера (на предприятиях и в организациях, где выделены учетно-контрольные группы - руководителя этой группы);

начальников структурных подразделений (служб);

представителей общественности.

3.2. Для непосредственного проведения инвентаризации ценностей создаются рабочие комиссии в составе:

представителя руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию (председатель комиссии);

специалистов: товароведа, инженера, технолога, механика, производителя работ, экономиста, работника бухгалтерской службы и др.

В состав комиссии должны включаться опытные работники, хорошо знающие инвентаризируемые ценности, цены и первичный учет.

Запрещается назначать в качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии у одних и тех же материально ответственных лиц одного и того же работника два раза подряд.

3.3. В межинвентаризационный период на предприятиях должны проводиться систематических проверки и выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Эти проверки и инвентаризации осуществляются по распоряжению руководителя работниками инвентаризационных групп, состоящими в штате объединения, предприятия, организации или специальными комиссиями, в состав которых включаются должностные лица, хорошо знающие товарно-материальные ценности, учет и отчетность, а также представители общественности.

3.4. Персональный состав постоянно действующих инвентаризационных комиссий, рабочих инвентаризационных комиссий и комиссий, осуществляющих проверки и выборочные инвентаризации, утверждается приказом руководителя предприятия (приложение N 1)<*>.

--------------------------------

<*> Формы, приведенные в приложениях N 1 - 4, являются примерными

3.5. Постоянно действующие инвентаризационные комиссии:

проводят профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей, при необходимости заслушивают на своих заседаниях руководителей отделов, цехов, секций по вопросам сохранности ценностей;

организуют проведение инвентаризаций и осуществляют инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;

осуществляют контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения и переработки в межинвентаризационный период;

проверяют правильность выведения результатов инвентаризаций, обоснованность предложенных зачетов по пересортице ценностей на базах, в складах, кладовых, цехах, строительных участках и в других местах хранения;

в необходимых случаях (при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации и др.) проводят по поручению руководителя предприятия повторные сплошные инвентаризации;

рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, а также другие нарушения, и дают предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.

3.6. Рабочие инвентаризационные комиссии:

осуществляют инвентаризацию ценностей и денежных средств в местах хранения и производства;

совместно с бухгалтерией предприятия участвуют в определении результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли;

вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска товарно-материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их сохранностью, а также о реализации сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей;

несут ответственность:

а) за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия;

б) за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и средств в расчетах;

в) за правильность указания в описи отличительных признаков товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, порядковый номер по прейскуранту, артикул и т.д.), по которым определяются их цены;

г) за правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации в соответствии с установленным порядком.

Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках ценностей с целью скрытия недостач и растрат или излишков товаров, материалов и других ценностей подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.

3.7. Основной задачей проверок и выборочных инвентаризаций в межинвентаризационный период является осуществление контроля за сохранностью ценностей, выполнением правил их хранения, соблюдения материально ответственными лицами установленного порядка первичного учета.

3.8. Перед началом проведения инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям комиссий - контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала и окончания работы по проведению инвентаризации.

Указанные приказы регистрируются бухгалтерией в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (приложение N 2).

3.9. Запрещается проводить инвентаризацию ценностей при неполном составе членов инвентаризационной комиссии.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризация проводится с обязательным участием бригадира или его заместителя и членов бригады, работающих на момент начала инвентаризации.

3.10. Ко дню окончания снятия фактических остатков должна быть закончена обработка всех документов по приходу и расходу ценностей, произведены соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и выведены остатки на день инвентаризации.

3.11. Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей, рабочая инвентаризационная комиссия обязана:

опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;

проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения;

получить последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к этим реестрам (отчетам) с указанием "до инвентаризации на..." (дата), что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков ценностей к началу инвентаризации по учетным данным.

Лица, ответственные за сохранность ценностей, дают в описи расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на ценности сданы в бухгалтерию (в централизованную бухгалтерию или учетно-контрольную группу централизованной бухгалтерии) и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки отбираются и у лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение ценностей.

3.12. При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, в остальных случаях - заблаговременно. Они должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, размерам в определенном порядке, удобном для подсчета их количества.

3.13. Инвентаризация основных средств, сырья, материалов, готовой продукции, товаров, денежных средств и других ценностей производится по каждому местонахождению их и ответственному лицу, на хранении у которого эти ценности находятся.

Проверка фактических остатков производится при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров, заведующих хозяйствами, торговых предприятий, секций, кладовых, заготовительных пунктов и др.).

Наличие ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей в виде исключения может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов; акты обмеров и расчеты прикладываются к описи. При инвентаризации больших количеств весовых товаров ведомости отвесов ведут один из членов рабочей инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличаются и выверенный итог вносится в инвентаризационную опись. Ведомости отвесов прикладываются к описи.

3.14. Наименования инвентаризируемых ценностей и объектов и их количество показываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

3.15. Описи подписываются всеми членами рабочей инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией ценностей в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных в описи ценностей на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия ценностей в случае смены материально ответственных лиц в инвентаризационных описях лицо, принявшее ценности, расписывается в их получении, а сдавшие - в их сдаче.

На ценности, не принадлежащие хозяйству, но находящиеся в нем, составляются отдельные описи.

3.16. Инвентаризация материальных ценностей, денежных средств, денежных документов, бланков строгой отчетности должна проводиться, как правило, внезапно, а основных средств, незавершенного капитального строительства и капитального ремонта, незавершенного производства, расчетов и других статей баланса - по состоянию на первое число месяца.

Если инвентаризация ценностей не закончена в течение одного дня, она должна быть закончена в течение последующих дней. В этом случае помещения, где хранятся ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Пломбир во все время работы инвентаризационной комиссии хранится у председателя комиссии. Во время перерывов работы инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны хранится в закрытом помещении, где проводится инвентаризация, в ящике (шкафу, сейфе).

3.17. При инвентаризации должны применяться утвержденные ЦСУ СССР типовые междуведомственные формы первичной учетной документации по инвентаризации.

При инвентаризации рабочего скота и продуктивных животных, птицы и пчелосемей, многолетних насаждений, питомников применяются формы описей, утвержденные Министерством сельского хозяйства СССР и ЦСУ СССР для сельскохозяйственных предприятий.

3.18. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как средствами механизации, так и ручным способом.

Инвентаризационные описи, составляемые вручную, заполняются чернилами, шариковой ручкой, или химическим карандашом, четко и ясно. Никаких помарок и подчисток не допускается.

На каждой странице инвентаризационной описи указываются прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.п.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок должно производиться во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В инвентаризационных описях не допускается оставлять незаполненные строки. В последних листах описей незаполненные строки прочеркиваются.

3.19. Контрольные проверки инвентаризации должны проводиться с участием членов рабочих инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц по окончании инвентаризации, но обязательно до открытия склада (кладовой, секции и т.п.), где производилась инвентаризация. При этом проверяются наиболее ценные и пользующиеся повышенным спросом ценности, значащиеся в описи.

При выявлении значительных расхождений между данными инвентаризационной описи и данными контрольной проверки назначается новый состав рабочей инвентаризационной комиссии для проведения повторной сплошной инвентаризации ценностей.

Руководитель предприятия должен немедленно рассмотреть вопрос об ответственности первого состава инвентаризационной комиссии, допустившей нарушения в проведении инвентаризации ценностей.

Результаты контрольных проверок инвентаризаций оформляются актом (приложение N 3). Учет проводимых контрольных проверок ведется бухгалтерией в специальной книге (приложение N 4).

3.20. Работа рабочей инвентаризационной комиссии оформляется протоколом, в котором отражаются результаты инвентаризации, а также результаты проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей.

При наличии неиспользуемых и неполноценных товарно-материальных ценностей в протоколе указывается время завоза этих ценностей, наименование поставщика, состояние ценностей на момент инвентаризации и причины понижения их качества. На такие товарно-материальные ценности составляются отдельные инвентаризационные описи, а сами эти ценности в местах хранения размещаются обособленно.

На ценности, пришедшие в негодность, составляется отдельная инвентаризационная опись. В протоколе комиссии они отмечаются отдельно, причем указываются причины порчи их и виновные в этом лица.

В протоколе комиссия отражает свои выводы по результатам инвентаризации ценностей и дает предложения по устранению выявленных недостатков, зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли.

По окончании инвентаризации все материалы по ней и протокол комиссии передаются на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссии.

3.21. В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом рабочей инвентаризационной комиссии. Заявления материально ответственных лиц о том, что недостача или излишки были вызваны ошибкой в наименовании товарно-материальных ценностей, пропуском, просчетом и т.п. принимаются до открытия склада, кладовой, секции. Рабочая инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

3.22. Руководители предприятий несут ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризаций товарно-материальных ценностей и денежных средств и за обеспечение их внезапности. Они обязаны создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки (обеспечение рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством и т.п.).

Главный бухгалтер совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб обязан тщательно контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризации.

3.23. Одновременно с инвентаризацией товарно-материальных ценностей бухгалтерия предприятия должна проверить записи по всем соответствующим счетам в сопоставлении с корреспондирующими счетами. Например, по основным средствам (в согласовании с соответствующими счетами капитальных вложений) необходимо установить, все ли объекты, принятые в эксплуатацию, числятся в учете; по товарно-материальным ценностям - все ли поступившие ценности оприходованы, а выбывшие - списаны и отражены в учете; по незавершенному производству - все ли затраты списаны на выпущенную продукцию и т.д.