Прием и регистрация обращения

20.1. Основанием для начала процедуры приема и регистрации обращения является поступление обращения в Россельхознадзор.

20.2. Поступающие в Россельхознадзор письменные обращения принимаются специалистами Отдела делопроизводства и спецработы Управления делами и государственной службы Россельхознадзора, ответственными за работу с обращениями граждан.

20.3. В целях обеспечения безопасности при работе с письменными обращениями они подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте (бандероли, посылке) работа с письменным обращением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения руководством Управления делами и государственной службы Россельхознадзора.

При приеме письменных обращений и документов, связанных с их рассмотрением:

проверяется правильность адресности корреспонденции;

сортируются телеграммы;

вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются);

сортируются ответы на запросы по обращениям граждан;

поступившие с письмом документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт. В случае отсутствия самого текста письма работником, принимающим почту, подкалывается заверенный его подписью с указанием даты лист бумаги с текстом: "Письменного обращения к адресату нет", который прилагается к конверту;

по выявленным нарушениям и недостаткам составляются акты:

на письма, к которым прилагаются вложенные в конверты денежные знаки, ценные бумаги и так далее;

на письма, при вскрытии которых не обнаружилось письменного вложения;

в конвертах, в которых обнаружилась недостача документов, упоминаемых в обращении или вложенной в конверт описью документов.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается двумя работниками Отдела делопроизводства и спецработы Управления делами и государственной службы Россельхознадзора (далее - Отдел делопроизводства и спецработы).

При этом один экземпляр акта посылается отправителю, второй - приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение начальнику Отдела делопроизводства и спецработы.

Ошибочно (не по адресу) присланные письма возвращаются на почту невскрытыми.

20.4. Обращения в форме электронных сообщений (далее - Интернет-обращения) поступают в Отдел делопроизводства и спецработы через официальный сайт Россельхознадзора или Портал.

20.5. Регистрация письменных обращений и Интернет-обращений граждан осуществляется работниками Отдела делопроизводства и спецработы исполнения путем ввода необходимых данных об обратившихся гражданах и содержании их обращений в автоматизированной системе электронного документооборота "Дело" (далее - система Дело).

20.6. На каждое поступившее обращение заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК).

Работники Отдела делопроизводства и спецработы по работе с обращениями граждан при регистрации обращений проверяют установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений, а также проверяют поступившие обращения на повторность. При получении обращения, а также документов и материалов к обращению в форме электронного документа проверяется подлинность электронной цифровой подписи.

20.7. Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же автора, то осуществляется регистрация только одного из обращений, при этом в РКК делается соответствующая отметка о количестве дублированных обращений.

20.8. Повторными считаются обращения, поступившие в Россельхознадзор от одного и того же лица по одному и тому же вопросу:

если гражданин не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному заявлению;

если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством Российской Федерации срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.

Не считаются повторными:

обращения одного и того же лица, но по разным вопросам;

обращения, в которых содержатся новые вопросы или дополнительные сведения.

Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные, но в РКК делается отметка "Повторное".

В РКК фамилия и инициалы автора обращения заполняются в именительном падеже.

В случае если письменное обращение поступило в качестве приложения к сопроводительному письму, регистрационный штамп проставляется в сопроводительном письме.

20.9. Зарегистрированное обращение направляется на рассмотрение уполномоченному должностному лицу Россельхознадзора для определения исполнителя государственной услуги.