Хранение обращений и материалов, связанных с их рассмотрением

Хранение обращений и материалов, связанных

с их рассмотрением

120. Каждое письменное обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению, исполнителем формируются и сшиваются в отдельный материал в следующей последовательности:

лист резолюций по письменному обращению;

письменное обращение, приложения к нему (если они имеются), конверт;

материалы проверки по письменному обращению (если она проводилась), а также (если имеются) копии промежуточных ответов автору, рапорт о продлении срока рассмотрения;

заключение по результатам рассмотрения обращения;

копия ответа автору обращения.

Оригиналы личных документов (свидетельство о рождении, паспорт, водительское удостоверение, свидетельство о регистрации, свидетельство о собственности и другие правоустанавливающие документы) к материалам дела по обращению не приобщаются, а возвращаются автору обращения.

121. При необходимости направления или возврата самого обращения после его рассмотрения в другие государственные органы, органы местного самоуправления или другому должностному лицу в материал по письменному обращению подшивается его копия (без приложения), а также копии сопроводительного документа и ответа автору. В учетную форму вносятся соответствующие сведения.

122. Запрещается расшивать законченный производством и списанный в дело материал по письменному обращению, а также изымать из него какие-либо документы.

123. Материалы по письменным обращениям граждан формируются в отдельных номенклатурных делах, где они не сшиваются между собой.

При автоматизированном учете обращений материалы по обращениям граждан располагаются в хронологическом порядке исходя из даты их списания или по регистрационным номерам.

При журнальном учете обращений материалы по ним располагаются в порядке букв алфавита и в хронологическом порядке, исходя из даты списания.

124. При изъятии из дел материалов по письменным обращениям допускается ведение журнала учета движения материалов по письменным обращениям граждан. Указанный журнал оформляется и ведется по правилам делопроизводства.

125. Сотрудникам уполномоченного подразделения ФМС России (территориального органа) по рассмотрению обращений запрещается принимать на хранение нерассмотренные письменные обращения, без отметки руководителя "В дело N ________" на заключении или копии ответа, а также материал, не соответствующий требованиям пункта 120 Административного регламента.

126. Запрещается хранение материалов по рассмотренным письменным обращениям у исполнителей. В исключительных случаях в связи с осуществлением дополнительного контроля по распоряжению директора (заместителя директора) ФМС России, руководителя (заместителя руководителя) территориального органа допускается их хранение у уполномоченного на то должностного лица, с обязательной отметкой об этом в журнале учета письменных обращений граждан.

127. Ответственность за сохранность документов по обращениям, законченных делопроизводством, возлагается на уполномоченное подразделение ФМС России (территориального органа) по рассмотрению обращений, а находящихся на исполнении - на начальников структурных подразделений центрального аппарата ФМС России (территориального органа), а также на сотрудников, работающих с данной категорией документов.