9.2. Определение сроков хранения документов

Принятие решений о сроках хранения документов в системе управления документами основывается на оценке нормативной среды, потребностей деловой деятельности и отчетности, а также на оценке рисков. В начале процесса к принятию таких решений следует привлекать структурные подразделения, администрирующие конкретный вид деловой деятельности, ответственного сотрудника службы управления документами и других лиц, причастных к этому процессу, в соответствии с внешней и внутренней политикой управления документами или стандартами. Правовыми или иными требованиями нормативной среды устанавливаются минимальные сроки хранения документов в системе управления документами, вместе с тем к решению этого вопроса следует привлекать уполномоченные органы (архивные органы или аудиторов). При определении сроков хранения документов следует учитывать права и интересы всех заинтересованных лиц. Принимаемые решения не должны преднамеренно нарушать какие-либо права доступа.

Управление хранением документов должно осуществляться для:

a) соответствия текущим и будущим потребностям деловой деятельности посредством:

1) сохранения информации о прошлых и настоящих решениях и видах деятельности (как части корпоративной памяти) в целях информационного обеспечения решений и деятельности в настоящем и будущем;

2) сохранения доказательств прошлой и настоящей деятельности для соблюдения обязательств отчетности;

3) своевременного санкционированного и систематического уничтожения документов, которые больше не используются;

4) сохранения контекста документа для того, чтобы будущие пользователи могли считать документы аутентичными и достоверными даже в тех случаях, когда системы управления документами, в которых они хранились, прекратили свое существование или подверглись существенным изменениям;

b) соответствия правовым нормам путем документирования, разъяснения и применения требований нормативной среды в сфере управления документами в конкретном направлении деловой деятельности;

c) соответствия текущим и будущим потребностям внутренних и внешних заинтересованных лиц посредством:

1) идентификации законных интересов, которые заинтересованные лица могут иметь в отношении сохранности документов в течение более длительного срока, чем это необходимо самой организации. В состав заинтересованных лиц могут входить деловые партнеры, клиенты и другие лица, на которых влияют решения и действия данной организации, а также те, кому организация должна предоставлять доступ к своим документам в целях отчетности (аудиторы, органы власти и управления, органы следствия, архивные органы или исследователи);

2) установления и оценки правовых, финансовых, политических, социальных или других позитивных результатов от сохранения документов для служения интересам исследователей и общества в целом;

3) соблюдения требований соответствующего архивного органа в рамках действующего законодательства.

К документам длительного или постоянного срока хранения обычно относят документы, которые:

- содержат сведения о политике и действиях организации;

- содержат сведения о взаимодействии организации с обслуживаемыми ею клиентами;

- документально фиксируют права и обязанности отдельных лиц и организаций;

- используют для создания "памяти" об организации в научных, культурных или исторических целях;

- содержат сведения о деятельности, представляющей интерес для внутренних и внешних заинтересованных лиц.