3. Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1. Архивный орган; архивное учреждение (archival authority): учреждение, ответственное за отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам и согласование уничтожения документов, не подлежащих хранению.

3.2. Система управления документами (records system): информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

3.3. Документ (record): зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

3.4. Доступ (access): право, возможность, средства для поиска, извлечения или использования информации.

3.5. Индексирование (indexing): процесс проставления условных обозначений и составления указателей, служащих для упрощения доступа к документам и (или) информации.

3.6. Классификация (classification): систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификационной системе.

3.7. Конвертирование (conversion): процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. Ср. миграция (см. 3.11).

3.8. Контроль (tracking): создание, включение в систему управления документами и сохранение информации о движении и использовании документов.

3.9. контроль действий (action tracking): Процесс отслеживания сроков совершения действий, а также процесс установления связи этих отдельных действий с деловой деятельностью в целом.

3.10. Метаданные (metadata): данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими.

3.11. Миграция (migration): перемещение документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования. Ср. конвертирование (см. 3.7).

3.12. Обеспечение сохранности (preservation): процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени.

3.13. Отбор и передача (disposition): процессы реализации управленческих решений, зафиксированных в перечнях документов или других инструментах управления документами, и касающихся уничтожения документов или передачи их на последующее хранение.

3.14. Перемещение (transfer) (в отношении места хранения): изменение места хранения документа.

3.15. Передача (transfer) (в отношении способа хранения): изменение способа хранения документов, права собственности и (или) ответственности за документы.

3.16. Отчетность (accountability): принцип, в соответствии с которым частные лица, организации и общество ответственны за свои действия.

3.17. Регистрация (registration): присвоение документу уникального идентификатора при его вводе в систему.

3.18. Уничтожение (destruction): ликвидация документов без какой-либо возможности восстановления.

3.19. Управление документами (records management): совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.