9.3. Включение документов в систему управления документами

Включением документов в систему управления документами достигаются следующие цели:

- установление взаимосвязей между документом, его создателем и контекстом создания документа;

- размещение (фиксация) документа, метаданных о нем и его взаимосвязей в системе управления документами;

- установление связей с другими документами.

При включении документа в электронную систему управления документами ему могут быть присвоены метаданные, включенные, присоединенные или связанные с ним независимо от его формата. Это должно быть предусмотрено в процедурах системы управления документами. Такие метаданные особенно необходимы для контроля статуса, структуры и целостности документа в любое время, а также для показа его связей с другими документами.

Методы, обеспечивающие включение документа в систему управления документами, могут включать в себя:

a) классификацию и индексирование, которые позволяют соответствующим образом создавать ссылки, проводить группировку, присваивать имена, защищать конфиденциальность, обеспечивать доступ для пользователей, а также проводить поиск, отбор и идентификацию необходимых (востребованных) документов;

b) расположение документов в логической последовательности (как бумажных дел, так и электронных директорий), упрощающей последующее использование документов и справочную работу;

c) регистрацию, которая обеспечивает доказательство существования документов в системе управления документами;

d) системы, формализующие модели действий, осуществляемых в процессе деловой деятельности:

1) создают метаданные, описывающие контекст;

2) обеспечивают доказательство местоположения документа;

3) идентифицируют, какие действия подлежали исполнению, но не выполнены;

4) идентифицируют, кто имел доступ к документу;

5) идентифицируют, когда такой доступ имел место;

6) обеспечивают свидетельства об операциях, произведенных с документом.