9.10. Документирование процессов управления документами

Документация, описывающая процессы управления документами и системы управления документами, должна отвечать соответствующим правовым, организационным и техническим требованиям. Должны быть четко установлены полномочия по выполнению таких процессов управления документами, как классификация, индексирование, экспертиза ценности, отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение.

Соответствующее законодательство, стандарты и политика организации должны быть документально зафиксированы, чтобы определять требования к практике, обследованию, проверке и тестированию процессов управления документами. Особое внимание следует уделять другим информационным системам и правилам (стратегиям, политикам), применяемым внутри организации, чтобы сохранять корпоративную целостность среды управления информацией.

Все решения о включении документов в систему управления документами и установлении сроков их хранения следует четко документировать и хранить. Эти решения могут быть оформлены в виде инструкции по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение. Официальная документация, определяющая порядок анализа и оценки документов, на основе которой принимают решения о включении документов в систему управления документами и их хранении там, должна быть подготовлена и представлена на утверждение высшему руководству. Такая документация должна содержать подробное описание деловой деятельности и документов, отражающих каждый вид деловой деятельности, с четким и однозначным указанием сроков их хранения и действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение. События, инициирующие или разрешающие действия по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение, должны быть четко определены. Также должны быть разработаны и использованы инструкции по передаче документов на альтернативное хранение (например, внесетевое хранение). Такая документация должна быть представлена на согласование сторонним уполномоченным органам, таким как архивные органы, аудиторы и т.п. Следует хранить документы, отражающие выполнение действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение.