8.4. Методология проектирования и внедрения системы управления документами

При проектировании и внедрении системы управления документами особое значение имеет методология ее проектирования и внедрения, включающая нижеперечисленные этапы.

Методология, описываемая в перечислениях "а" - "h", не является линейной. Эти задачи допускается выполнять на различных стадиях, многократно, частично или полностью, в соответствии с организационными потребностями, официальными требованиями и изменениями организационной среды или среды управления документами.

a) Предварительное обследование включает в себя:

- сбор информации на основе анализа документальных источников и путем интервьюирования;

- изучение целей и задач организации, ее структуры, нормативной, деловой и политической среды, критических факторов и недостатков, связанных с управлением документами.

b) Анализ деловой деятельности включает в себя:

- сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования;

- идентификацию и документирование каждой функции, вида деловой деятельности и операции;

- установление их иерархии;

- моделирование процессов и составляющих их операций.

c) Определение требований к документам включает в себя:

- сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования;

- выявление каждой функции и вида деловой деятельности, реализуемых с помощью документов (эти требования могут быть выполнены на основе анализа нормативной среды организации в соответствии с разделом 5);

- определение степени риска в случае, если документы не были созданы и (или) не сохранены;

- определение того, как каждое требование может быть выполнено в рамках процессов управления документами;

- четкое формулирование и документальное оформление требований к документам;

- выбор подходящей структуры документов, наилучшим образом соответствующей каждой функции, виду деловой деятельности или операции.

d) Оценка существующих систем управления документами представляет собой:

- идентификацию и анализ существующих систем управления документами и других информационных систем в целях оценки их эксплуатационных характеристик на предмет соответствия требованиям, предъявляемым к документам.

e) Обеспечение соблюдения требований к документам включает в себя:

- определение и формулирование требований к документам;

- установление принципов политики, стандартов, процедур и практических действий;

- проектирование новых систем управления документами и внедрение их таким образом, чтобы соблюдались установленные требования к документам.

Стратегия может быть применена к каждому требованию к документам отдельно или в комбинации. Стратегия должна быть выбрана на основе степени риска в случае невыполнения требования либо в рамках функции (для поддержания которой предназначена система управления документами), существующей системной среды или корпоративной культуры, в которой применяют стратегию, согласно разделу 7.

f) Проектирование системы управления документами включает в себя:

- разработку стратегии, процессов и принципов практики, описываемых в настоящем стандарте;

- обеспечение того, чтобы система управления документами поддерживала процессы деловой деятельности, а не мешала им;

- оценку и, в случае необходимости, перепроектирование процессов деловой деятельности, а также используемых информационно-коммуникационных систем для включения в них процессов по управлению документами.

g) Внедрение системы управления документами

Внедрение системы управления документами следует проводить системно с использованием проектного планирования и методологий, подходящих для данной ситуации, а также с целью интеграции работы этой системы в процессы деловой деятельности и другие связанные с ней системы.

h) Обследование после внедрения представляет собой:

- неотъемлемый и непрерывный процесс сбора информации о работе системы управления документами. Это может быть проведено путем интервьюирования работников и основных исполнителей с помощью анкет, наблюдения за системой в действии, изучения процедурных инструкций, учебных материалов и другой документации, а также путем проведения выборочных проверок качества документов, использования контрольных мер;

- сопровождение системы управления документами путем проверки и оценки ее работы;

- поддержка работы системы управления документами путем инициирования и мониторинга корректирующих действий;

- контроль функционирования системы управления документами путем установления режима непрерывного мониторинга и регулярной оценки.