9.6. Хранение и обращение с документами

Документы следует хранить на носителях, которые обеспечивают их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени (см. 8.2). Меры, обеспечивающие хранение, обращение и использование документов, следует принимать на протяжении всего периода их жизненного цикла.

Документы требуют таких условий и технологий хранения, которые учитывают их особые физические и химические свойства. Ценные документы требуют более качественного хранения и обслуживания с тем, чтобы сохранять их до тех пор, пока они не утратят свою ценность. Условия и технологии хранения документов должны быть спроектированы таким образом, чтобы защищать документы от несанкционированного доступа, утраты или повреждения, а также от кражи и чрезвычайных ситуаций.

Организации должны разрабатывать и применять инструкции по конвертированию и миграции документов из одной системы управления документами в другую.

Электронные системы управления документами должны быть спроектированы так, чтобы документы оставались доступными, аутентичными, достоверными и пригодными для использования независимо от любых изменений в системе на протяжении всего периода их хранения и использования. Изменения в электронной системе управления документами могут включать миграцию, конвертирование, воспроизведение в других форматах или любые другие будущие способы воспроизведения документов. Если такие процессы происходят, следует сохранять свидетельство произведенных изменений, а также подробное описание любых изменений форм и форматов документов.