4.5. Особенности оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи

4.5.1. Телеграмма

Телеграммы посылаются только по срочным вопросам и лишь в случаях, когда другим способом передать информацию нельзя.

В состав телеграммы входят следующие реквизиты: наименование документа, указание на категорию телеграммы ("Срочная" и т.п.), подробный адрес с указанием номера отделения связи, текст - содержание телеграммы; регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации; сокращенное наименование должности лица, подписавшего телеграмму; подпись, расшифровка подписи.

Адрес телеграммы печатается отдельной строкой.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.

Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации, и печатается в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через 2 интервала без переноса слов, абзацев, союзов, предлогов (если при этом не искажается содержание) и без исправлений. Знаки препинания пишутся полными или сокращенными словами: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, скобка - скб, кавычки - квч.

Словами указываются следующие знаки: "N" - номер, "+" - плюс, "-" - минус, "!" - знак восклицательный, "?" - знак вопросительный, "%" - процент.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Проценты обозначаются следующим образом: 42 зпт 4 процента.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой "тчк". Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в конце текста ОДО проставляется регистрационный исходящий номер. После исходящего номера телеграммы с новой строки указываются должность и подпись. В нижней части телеграммы под чертой указываются обратный телеграфный адрес таможенного органа; должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму; дата отправки, фамилия и номер телефона исполнителя.

Текст ответной телеграммы начинается с указания исходящего номера телеграммы, на которую дается ответ, без добавления слов "номер", "Ваш", "На Ваш".

Визирование телеграмм аналогично визированию писем.

Должность и подпись в телеграмме оформляются отдельной строкой, начинающейся с абзаца.

Телеграммы сдаются в ОДО на подпись руководству таможенного органа и отправку в двух экземплярах с необходимыми визами на копии, которая подшивается в дело.

Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся в таможенном органе, указываются все адреса и прилагается список адресатов.

Телеграммы, поступившие в адрес таможенного органа и его подразделений, регистрируются в ОДО, передаются на рассмотрение руководству таможенного органа или структурных подразделений.

4.5.2. Телетайпограмма

Передача оперативной информации в таможенные органы, имеющие телексную связь, осуществляется в виде телетайпограмм.

Требования к оформлению и написанию реквизитов телетайпограммы (адресат, текст, подпись, номер, наименование и адрес таможенного органа) аналогичны требованиям, предъявляемым к телеграммам.

Частью реквизита "Адресат" телетайпограммы является номер телетайпа, принадлежащего адресату.

Телетайпограммы должны содержать не более 40 слов. Требования к тексту телетайпограммы аналогичны требованиям к тексту телеграмм (приложение 17).

Визирование и подписание телетайпограммы аналогично визированию писем.

Телетайпограммы сдаются на телетайп в одном экземпляре независимо от числа абонентов с приложением списка абонентов.

Исходящие телетайпограммы регистрируются оператором в журнале (приложение 18) и подшиваются в дело. Исполнитель получает копию телетайпограммы, на которой оператором проставляется отметка о времени и дате передачи сообщения.

Проект телетайпограммы, являющийся ответом на документ-запрос с поручением руководства таможенного органа, печатается в двух экземплярах (на втором экземпляре ставится виза руководителя отдела-исполнителя) и вместе с документом-запросом передается через ОДО на подпись руководителю, давшему поручение. Затем первый экземпляр передается ОДО на телетайп, второй вместе с документом-запросом подшивается в дело в соответствии с номенклатурой.

Входящие телетайпограммы учитываются в журнале (приложение 18), передаются в ОДО для регистрации и последующей передачи в структурные подразделения на исполнение.

4.5.3. Факсограмма

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле.

Отправляемые документы должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение.

Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов.

На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки".

В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются фамилия и номер телефона исполнителя.

Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий номер и дата). После этого документ поступает к оператору для передачи.

Тексты документов с пометкой "Для служебного пользования" передавать запрещается.

Документы, предназначенные для отправки, подлежат обязательному учету в журнале (приложение 19). После передачи информации подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой на оборотной стороне последнего листа подлинника о времени отправки.

Поступившие в таможенный орган факсограммы подлежат обязательному учету в журнале (приложение 19).

Принятые факсограммы доставляются по назначению под расписку в день приема, срочные - немедленно.

4.5.4. Телефонограмма

Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Текст телефонограммы должен включать не более 50 слов.

Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм и телетайпограмм.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается.

Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего (приложение 20). Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр передается руководству таможенного органа на рассмотрение, второй - подшивается в дело входящих телефонограмм.

После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.

4.5.5. Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

Срочные документы, поступившие из ФТС России, доводятся до таможен и таможенных постов в день получения также в виде телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы с последующей досылкой самого документа.

4.5.6. Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП)

Электронными сообщениями (письмами) называются документы, передаваемые по каналам ЭП, которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку, хранение полученных и отправленных сообщений.

В системе ЭП предусмотрены следующие операции с письмами: поиск, копирование, отбор по заданному критерию.

Электронное сообщение состоит: из адреса или нескольких адресов получателей; заголовка, содержащего служебную информацию; текста.

Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП, аналогичны требованиям, изложенным в подразделе 4.3.