11.4. Размещение документов в хранилище

11.4.1. Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

11.4.2. Средства хранения

11.4.2.1. Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п.

11.4.2.2. Стеллажи и открытые средства хранения устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон - с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с нормами:

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;

расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см;

расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.

Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами) устанавливается по специальным нормам с учетом типоразмеров средств хранения.

11.4.2.3. Документы размещаются на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров и т.п.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов. Бумажные документы постоянного хранения размещаются в картонных коробках, папках, а документы временного хранения - в связках.

11.4.2.4. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

11.4.3. Топографирование

11.4.3.1. Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.

11.4.3.2. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.

11.4.3.3. Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения (приложение 49).

11.4.3.4. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов (приложение 50). При необходимости архивом может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных подразделений таможенного органа.