3.13. Докладные записки, рапорты (заявления)

3.13.1. Докладная записка является внутренним информационно-аналитическим документом, адресованным Председателю Следственного комитета, первому заместителю (заместителю) Председателя Следственного комитета, руководителю подразделения центрального аппарата Следственного комитета, руководителю следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета, и содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с мотивированными выводами и предложениями.

Рапорт - краткий письменный доклад работника Следственного комитета своему непосредственному руководителю или вышестоящему руководителю подразделения центрального аппарата Следственного комитета, следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета по различным вопросам служебной деятельности (служебное сообщение о выполненном задании, о результатах рассмотрения служебных документов и принятом решении, о допущенном проступке и т.д.).

В докладных записках, рапортах (заявлениях) в произвольной форме машинописным или рукописным способами излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий подразделений центрального аппарата Следственного комитета, должностных лиц Следственного комитета, территориальных следственных органов.

3.13.2. Докладные записки и рапорты (заявления) оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 шрифтом N 14 с межстрочным интервалом "одинарный" без реквизитов гербового бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма, предусмотренными Инструкцией. При необходимости докладные записки и рапорты могут быть оформлены рукописно.

3.13.3. Докладные записки и рапорты (заявления) имеют следующие реквизиты:

адресат;

вид документа;

текст докладной записки (рапорта);

дата документа;

регистрационный номер (в случае регистрации);

подпись;

виза;

отметка об исполнителе.

3.13.3.1. Адресатами докладных записок являются Председатель Следственного комитета и его первый заместитель, заместители, руководители подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета, должностные лица центрального аппарата Следственного комитета, следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета, решение которых необходимо получить по вопросам, отраженным в докладных записках.

Адресатом рапорта (заявления) является непосредственный руководитель работника Следственного комитета - автора рапорта (заявления) или другое должностное лицо центрального аппарата Следственного комитета, следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета, которому автор рапорта (заявления) направляет письменное служебное сообщение.

В реквизите "адресат" указываются должность, специальное (воинское) звание, фамилия и инициалы должностного лица Следственного комитета, которому направляется докладная записка или рапорт (заявление). Данный реквизит оформляется в соответствии с пунктом 3.2.10 Инструкции.

Допускается в докладных записках и рапортах (заявлениях), являющихся внутренними документами, специальное или воинское звание, классный чин адресата не указывать.

3.13.3.2. Реквизит "Наименование вида документа" оформляется в соответствии с пунктом 3.2.12 Инструкции.

3.13.3.3. Структура текста докладной записки и его стилистические особенности соответствуют требованиям к тексту служебного письма, предусмотренным пунктом 3.12.3.6 Инструкции.

В текст докладной записки могут включаться обращение, вступительная фраза, мотивировочная часть (информационно-аналитическое содержание) и заключение.

В заключении докладной записки излагаются выводы и предложения, подтверждаемые доводами мотивировочной части и требующие положительного решения должностного лица, которому адресована докладная записка.

В случае приложения к докладной записке других информационно-аналитических документов или проектов документов для согласования в конце текста делается об этом отметка в следующей форме:

"Справка о результатах проверки ... прилагается",

"Проект распоряжения прилагается".

"Проект письма (ответа) ... прилагается".

Завершается докладная записка заключительной фразой, например:

"Прошу Вашего согласия...",

"Докладывается на Ваше решение",

"Докладывается в порядке исполнения поручения (в порядке информации)".

3.13.3.4. В тексте рапорта существо вопроса, о котором докладывается руководителю, излагается кратко и точно. Обращение к адресату рапорта не используется.

Вступительная фраза, как правило, отражает основания для доклада, например:

"Во исполнение поручения...",

"Довожу до Вашего сведения о том, что...".

Завершающая фраза рапорта выражает вывод, который требует согласования с руководителем, например:

"Полагаю возможным приобщить обращение ... к номенклатурному делу без ответа заявителю",

или просьбу о принятии конкретного решения по существу рапорта, например:

"В связи с изложенным прошу продлить срок исполнения...",

"В связи с изложенным прошу считать поручение исполненным".

Принятое решение по существу докладной записки или рапорта (заявления) оформляется рукописным указанием по исполнению документа (резолюцией) и личной подписью должностного лица, которому был адресован документ, поставленной в левом верхнем углу первого листа документа, и датой, например:

3.13.3.5. Дата на докладной записке или рапорте (заявлении) оформляется в соответствии с пунктом 3.2.7 Инструкции и проставляется под реквизитом "Подпись".

Реквизит "Подпись" оформляется в соответствии с пунктом 3.2.17 Инструкции. При указании классного чина, воинского или специального звания адресата докладной записки, рапорта (заявления) указывается специальное или воинское звание, классный чин должностного лица, подписавшего докладную записку или рапорт (заявление).

3.13.3.6. До представления соответствующему должностному лицу Следственного комитета докладные записки и рапорты (заявления) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета.

На рапорте (заявлении) визы проставляются на лицевой стороне документа ниже подписи автора рапорта, ближе к нижней границе текстового поля.

При визировании докладной записки отметка об исполнителе и визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается текст докладной записки, проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра докладной записки ближе к нижней границе текстового поля или в нижней части лицевой стороны последнего листа второго экземпляра докладной записки, который после регистрации помещается в соответствующее номенклатурное дело.

3.13.3.7. Докладные записки и рапорты (заявления) регистрируются в центральном аппарате Следственного комитета с использованием АИК "Надзор" в соответствии с пунктами 3.2.8 и 3.12.3.2 Инструкции, в следственных органах, учреждениях, организациях Следственного комитета - с использованием принятой системы регистрации внутренних документов.

Рапорты (заявления) регистрируются после подписания их авторами рапортов и визирования соответствующими должностными лицами.

Докладные записки от имени работников Следственного комитета - исполнителей в адрес соответствующих руководителей подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета регистрируются после подписания исполнителем до представления соответствующему руководителю.

Докладные записки от имени руководителей подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета в адрес Председателя Следственного комитета и его первого заместителя, заместителей, вышестоящих руководителей следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета регистрируются как проекты документов после визирования их исполнителями и затем повторно регистрируются после подписания должностными лицами, от имени которых они составлены.