4.2. Обработка входящих документов

4.2.1. Доставка документов в Следственный комитет осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, специальной, телефонной связи и электронной почтой.

Почтовой связью доставляются: письма, посылки, бандероли, телеграммы, печатные издания; фельдъегерской и специальной связью - срочная корреспонденция органов государственной власти; телефонной связью - факсимильные сообщения; электронной почтой - электронные сообщения.

4.2.2. Обработка, регистрация, распределение и движение входящей корреспонденции.

4.2.2.1. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей в подразделения центрального аппарата Следственного комитета корреспонденции в рабочее время осуществляется управлением по рассмотрению обращения граждан и документационному обеспечению.

В нерабочее время прием, обработка, регистрация возлагаются на оперативного дежурного Следственного комитета:

в вечернее время:

- после 18 час. 00 мин. - с понедельника по четверг;

- после 16 час. 45 мин. - в пятницу;

- после 17 час. 00 мин. - в предпраздничные дни;

в утреннее время - до 09 час. 00 мин. рабочих дней;

в выходные и праздничные нерабочие дни документы принимаются и регистрируются оперативным дежурным Следственного комитета и с 09 час. 00 мин. до 10 час. 00 мин. дня, следующего за выходным или праздничным нерабочим днем, передаются в управление.

Документы, доставленные непосредственно в подразделения центрального аппарата Следственного комитета и должностным лицам Следственного комитета, регистрируются по месту поступления или передаются ими в управление (в подразделения делопроизводства, работникам делопроизводства территориальных следственных органов).

За документы, переданные минуя службу делопроизводства, ее работники ответственности не несут.

В подразделениях центрального аппарата Следственного комитета, следственных органах, учреждениях и организациях Следственного комитета должны быть ящики с надписью "Для обращений и заявлений", которые размещаются в доступном для граждан месте, на которых указывается периодичность выемки корреспонденции.

Корреспонденция из ящика вынимается ежедневно, на письмах проставляется штамп "Из ящика для обращений и заявлений" и указывается дата выемки, после чего они передаются на регистрацию и рассмотрение.

Указанные функции в следственных органах, учреждениях и организациях Следственного комитета выполняются подразделениями делопроизводства, работниками делопроизводства.

Документы передаются на рассмотрение и исполнение в день поступления. Срочные документы доставляются незамедлительно. В вышестоящих следственных органах документы передаются не менее двух раз в день в соответствии с устанавливаемым графиком, в районных - по мере поступления.

Руководителям следственных органов, подразделений и исполнителям поступившие документы передаются с уже имеющимися производствами и делами.

Документы, поступившие в структурные подразделения до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются их руководителями по мере поступления, документы, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня, - до 10 часов следующего рабочего дня. Поручения, содержащие отметку "срочно", и оперативные поручения рассматриваются руководителями подразделений в течение часа с момента их получения.

Рассмотрев документы в установленные сроки, они обязаны дать конкретные указания о порядке, характере и сроках исполнения. На документах, не требующих дополнительных поручений, указывается фамилия исполнителя.

Указание по исполнению документа (резолюция) пишется на самом документе либо на отдельном листе не менее формата A6, подписывается и датируется.

4.2.2.2. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется правильность доставки и сохранность их упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому учреждению или пересылается надлежащему адресату. Поступившие в Следственный комитет заказные письма сверяются по записям в почтовых реестрах.

4.2.2.3. При вскрытии конвертов (за исключением конвертов с пометкой "Лично", направленных из органов государственной власти на имя Председателя Следственного комитета и его первого заместителя, заместителей, руководителей и их заместителей подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений и организаций Следственного комитета) по сведениям, указанным на конверте, проверяется наличие в нем документов с соответствующими номерами. При отсутствии в конверте указанных документов и приложений к ним, несовпадении регистрационных номеров, а также неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах (приложение N 53), первый из которых остается в управлении, подразделении делопроизводства, у работника делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу и направляется в подразделение, которому предназначен документ, третий отсылается адресанту.

В акте обязательно указываются дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа.

Акт подписывают руководитель отдела документационного обеспечения, подразделения делопроизводства (их заместители, исполняющие их обязанности), работник делопроизводства и работник, вскрывший указанный конверт.

Конверты, в которых поступают документы, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя или других необходимых реквизитов документа, если они отсутствуют в самом документе, конверты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело.

Конверты с корреспонденцией, имеющие пометку "Лично", направленные из органов государственной власти на имя Председателя Следственного комитета и его первого заместителя, заместителей, руководителей и их заместителей, подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений и организаций Следственного комитета, не вскрываются, входящий номер и дата проставляются на конверте.

При наличии на конверте номеров нескольких документов каждый из них регистрируется за отдельным номером. На регистрационной карточке (далее - РК) (приложение N 15 к Инструкции) вместо краткого содержания соответственно указывается: конверт "Лично", после чего он передается адресату. Адресат или лицо, вскрывшее конверт по его поручению, переносит данные с оттиска штампа на документ.

4.2.2.4. Вся входящая корреспонденция (за исключением корреспонденции, адресованной не в Следственный комитет, личной переписки и справочных документов) подлежит обязательной централизованной регистрации в АИК "Надзор", а при его отсутствии - в учетных формах на бумажных носителях, в которые включаются основные реквизиты поступивших документов:

регистрационный номер документа (присваивается);

гриф документа ("Для служебного пользования");

дата поступления (дата регистрации);

корреспондент (от кого поступил документ);

исходящий номер документа, присвоенный ему корреспондентом;

дата подписания документа корреспондентом;

кто подписал поступивший документ;

состав документа (количество листов документа, листов приложения, томов, электронных носителей информации);

вид (способ) доставки;

номер заказного отправления;

вид (в АИК "Надзор" - группа) документа (например, акт, постановление о продлении сроков содержания под стражей и т.п.);

с каким документом связан (номер связанного документа);

краткое содержание документа (о чем документ);

регион действий, свершившихся фактов, событий;

сопроводительный документ (номер, от кого поступил, дата, кто подписал);

номер контрольного производства, материала проверки или уголовного дела;

исполнитель документа (Ф.И.О. или индекс подразделения);

плановый срок исполнения;

фактический срок исполнения;

сведения о списании документа (когда, куда).

Документы передаются на регистрацию только после их первичной обработки.

Регистрация входящего документа подтверждается наличием регистрационного номера и даты регистрации документа, которые помещаются на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу.

Реквизит "Регистрационный номер" входящего документа, а также дата его регистрации оформляются управлением по рассмотрению обращений граждан и документационному обеспечению, подразделениями делопроизводства Главного военного следственного управления, подразделениями центрального аппарата Следственного комитета, по федеральным округам и следственных органов, учреждений и организаций Следственного комитета.

При регистрации входящего документа с использованием АИК "Надзор" сведения о нем вносятся в РК.

Регистрационный номер входящего документа состоит из:

индекса группы;

ВХСОП - входящие из следственных органов Следственного комитета;

ГРСК (ЮЛСК) - обращения граждан и представителей юридических лиц;

ОГДСК - обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

ЧСФСК - обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

УЕССК - обращения Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека;

УРФСК - обращения Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

ПППСК - обращения полномочных представителей Президента Российской Федерации;

ГЛСК - обращения глав субъектов Российской Федерации;

ПЗСК - парламентский запрос;

ЗГДСК - запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

ВХСК - входящие иных органов государственной власти и организаций;

разделителя "-";

порядкового номера по группе;

разделителя "-";

последних двух цифр года регистрации документа;

разделителя "/".

Краткое содержание должно отражать суть вопроса (вопросов), изложенных в документе, и отвечать на вопросы "что?", "когда?", "где?", "кто?", "кем?".

Срок исполнения документа отмечается в верхней части РК на шкале дат, отметкой в верхнем ряду числа, а в нижнем - месяца планируемой даты исполнения документа, в графе "год" следует указать последние две цифры текущего года либо следующего за ним.

На оборотной стороне РК документа указываются фигурирующие в документе фамилии или названия организаций (должностные лица) со справочными сведениями о них, ролью в данном документе и принятых решениях.

В центральном аппарате Следственного комитета, следственных органах, учреждениях и организациях Следственного комитета для регистрации корреспонденции, поступающей от граждан, следует использовать РК с оборотной стороной, идентичной РК ведомственной переписки.

Корреспонденция, по содержанию не относящаяся к компетенции Следственного комитета, пересылается по принадлежности, если известен правильный почтовый адрес адресата, если неизвестен - возвращается оператору почтовой связи с отметкой "возврат" в накладной на передачу почтовых отправлений.

Если при регистрации входящих документов используется технология штрих-кодирования, то на документе печатается уникальный штрих-код, включающий регистрационный номер и дату регистрации документа, его тематику, краткое содержание, вид документа и др., или помещается наклейка с уникальным штрих-кодом.

4.2.2.5. Документы, поступившие факсимильной связью, регистрируются в электронной базе данных (книге) факсимильных сообщений в порядке, предусмотренном Инструкцией для входящих документов.

4.2.2.6. Не подлежит регистрации (фиксируется только дата поступления) управлением, подразделениями делопроизводства, работниками делопроизводства следующая входящая корреспонденция:

копии документов, в том числе полученные с использованием информационных систем общего пользования, справочная информация, присланная для сведения;

поздравительные письма и телеграммы;

пригласительные билеты;

бухгалтерские документы (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные и т.п.), поступившие без сопроводительного письма;

печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.п.);

формы статистической отчетности, поступившие без сопроводительного письма.

Передача указанной корреспонденции в подразделения центрального аппарата Следственного комитета осуществляется по реестрам установленного образца (приложение N 16 к Инструкции).

4.2.2.7. Управление, отделы документационного обеспечения, подразделения делопроизводства, работники делопроизводства осуществляют предварительное рассмотрение входящих документов с целью их распределения.

4.2.2.8. Зарегистрированная и предварительно рассмотренная корреспонденция направляется:

советникам, старшим помощникам по особым поручениям, старшим помощникам, помощникам по особым поручениям, помощникам Председателя Следственного комитета для доклада Председателю Следственного комитета;

помощникам по особым поручениям первого заместителя, заместителям Председателя Следственного комитета для доклада первому заместителю, заместителям Председателя Следственного комитета;

руководителям подразделений центрального аппарата Следственного комитета;

руководителям следственных органов, учреждений и организаций Следственного комитета.

Документы передаются по реестрам установленного образца под расписку.

В подразделениях центрального аппарата Следственного комитета назначаются ответственные за делопроизводство работники, в обязанности которых входит прием корреспонденции под расписку и ее распределение в подразделении.

Работники управления по рассмотрению обращения граждан и документационному обеспечению, ответственные за распределение корреспонденции, информируют отделы документационного обеспечения подразделений либо ответственных за делопроизводство работников подразделений центрального аппарата Следственного комитета о наличии корреспонденции, отнесенной по принадлежности к подразделению центрального аппарата Следственного комитета.

В обязанности отделов документационного обеспечения подразделений центрального аппарата Следственного комитета либо ответственных за делопроизводство работников подразделений центрального аппарата Следственного комитета входит принятие корреспонденции по книгам (реестрам) установленного образца под расписку и ее доставка в подразделение центрального аппарата Следственного комитета.

Работники управления по рассмотрению обращения граждан и документационному обеспечению, ответственные за распределение корреспонденции, передают документы в соответствии с графиком, утвержденным руководителем управления, а в случае передачи срочных документов осуществляют передачу незамедлительно.

В случае необходимости доставки корреспонденции в другие здания Следственного комитета доставку осуществляют работники управления по рассмотрению обращения граждан и документационному обеспечению с обязательной передачей документов по книгам (реестрам) установленного образца под расписку. Реестр готовится отправителем в двух экземплярах. При передаче документов один экземпляр остается у отправителя, другой передается работнику управления по рассмотрению обращения граждан и документационному обеспечению для последующей его передачи получателю.

4.2.2.9. Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, документы, поступающие из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, парламентские запросы, запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, а также документы за подписью руководителей федеральных органов исполнительной власти, Генерального прокурора Российской Федерации, председателей Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации и Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, обращения членов Общественной палаты Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека - заместителя Министра юстиции Российской Федерации, обращения глав субъектов Российской Федерации направляются в день поступления Председателю Следственного комитета (заместителям Председателя Следственного комитета) в соответствии с существующим распределением обязанностей через советников, старших помощников по особым поручениям, старших помощников, помощников по особым поручениям, помощников Председателя Следственного комитета (помощников по особым поручениям первого заместителя, заместителей Председателя Следственного комитета). Срочная корреспонденция, в том числе содержащая информацию о преступлениях (в том числе специальные донесения о преступлениях и чрезвычайных происшествиях), передаются для доклада Председателю Следственного комитета (первому заместителю, заместителям Председателя Следственного комитета) после регистрации немедленно.

4.2.2.10. Поступившие в Следственный комитет федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации после регистрации направляются для доклада Председателю Следственного комитета.

4.2.2.11. К документам, направляемым Председателю Следственного комитета (первому заместителю, заместителям Председателя Следственного комитета), прилагаются оформленные на отдельных листах бумаги формата A6 проекты указаний по исполнению документа (резолюций), поручений, в которые включаются: фамилии и инициалы должностных лиц, которым даются поручения, регистрационные номера входящих документов, расшифровка подписи Председателя Следственного комитета (первого заместителя, заместителей Председателя Следственного комитета), даты указаний по исполнению документа (резолюций), поручений.

Проекты указаний по исполнению документа (резолюций), поручений оформляются уполномоченными работниками по указанию Председателя Следственного комитета или его первого заместителя, заместителей.

Тексты указаний по исполнению документа (резолюций), поручений за подписью Председателя Следственного комитета вносятся в электронные регистрационные карточки уполномоченными на это работниками.

Тексты указаний по исполнению документа (резолюций), поручений за подписью первого заместителя, заместителей Председателя Следственного комитета вносятся в электронные регистрационные карточки работниками, ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях центрального аппарата Следственного комитета, на которые возложено исполнение поручений.

4.2.2.12. На исполнение в подразделениях центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений и организаций Следственного комитета документы направляются только через отделы документационного обеспечения, подразделения делопроизводства, работников делопроизводства. При этом подлинник получает ответственный исполнитель, а всем соисполнителям направляются копии.

Подготовку копий документов для соисполнителей с указаниями по исполнению документа (резолюциями), поручениями Председателя Следственного комитета и его первого заместителя, заместителей осуществляют ответственные исполнители.

4.2.2.13. Без доклада Председателю Следственного комитета (первому заместителю, заместителям Председателя Следственного комитета) в подразделения центрального аппарата Следственного комитета направляются корреспонденция по вопросам, отнесенным к их ведению, не подлежащая рассмотрению руководством Следственного комитета, а также документы, адресованные конкретному подразделению центрального аппарата Следственного комитета.

4.2.2.14. Немедленно передаются в соответствующие подразделения центрального аппарата Следственного комитета документы, содержащие информацию о преступлениях, с указаниями по исполнению документа (резолюциями) Председателя Следственного комитета, а также первого заместителя, заместителей Председателя Следственного комитета.

4.2.2.15. При поступлении для исполнения в подразделение центрального аппарата Следственного комитета документа, в котором содержатся вопросы, не входящие в компетенцию данного подразделения, его руководитель представляет Председателю Следственного комитета по согласованию с первым заместителем (заместителем) Председателя Следственного комитета (в соответствии с распределением обязанностей) либо первому заместителю, заместителю Председателя Следственного комитета, давшему поручение, докладную записку (рапорт) с предложением о назначении другого исполнителя поручения.

Документ передается из одного подразделения центрального аппарата Следственного комитета в другое не позднее трех рабочих дней с момента его поступления.

Обращения и иные документы передаются из одного подразделения в другое (в случае неправильной разметки и т.п.) через отделы документационного обеспечения, подразделения делопроизводства и работников делопроизводства по мотивированному указанию по исполнению документа (резолюции), справке руководителя подразделения с обязательной отметкой в учетно-регистрационных формах на бумажных и электронных носителях.

При работе в АИК "Надзор" вместе с обращением передается его паспорт и осуществляется связка в РК справки и обращения.

4.2.2.16. Копии поступивших в Следственный комитет законопроектов, проектов иных правовых актов для заключения по вопросам, отнесенным к компетенции Следственного комитета, направляются в Главное организационно-инспекторское управление, Правовое управление (при необходимости и в другие подразделения центрального аппарата).