3.12. Служебные письма

3.12.1. Служебное письмо - обобщенное наименование вида (видов, групп) документов различного содержания, служащих средством общения Следственного комитета и следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета и их должностных лиц в процессе осуществления функций с органами государственной власти и иными государственными органами, учреждениями, организациями и частными лицами.

Служебные письма оформляются на общих угловых гербовых бланках документов и угловых гербовых бланках для писем следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета шрифтом N 14 с соблюдением положений Инструкции.

Образцы гербовых бланков утверждены приказом Следственного комитета Российской Федерации от 15 января 2011 г. N 8 "О гербовых бланках документов Следственного комитета Российской Федерации" (приложения к названному приказу).

3.12.2. Служебными письмами оформляются:

доклады Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации об исполнении их актов и поручений;

информация в Администрацию Президента Российской Федерации и в Аппарат Правительства Российской Федерации о рассмотрении обращений, направленных из них в Следственный комитет и по другим вопросам;

отзывы, поправки и экспертные заключения на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;

ответы на обращения;

ответы на запросы органов государственной власти, организаций и учреждений;

запросы Следственного комитета;

инициативные обращения руководителей подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета по вопросам их компетенции;

другие документы.

3.12.3. Служебные письма имеют следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации (является необязательным реквизитом в случаях внутренней переписки Следственного комитета и его следственных органов);

наименование Следственного комитета, следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета;

справочные данные;

адресат;

дата;

исходящий номер служебного письма (регистрационный номер);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресата;

заголовок (при необходимости);

текст служебного письма;

отметка о наличии приложений;

виза (при необходимости);

подпись;

отметка об исполнителе.

3.12.3.1. Реквизит "адресат" оформляется в соответствии с пунктом 3.2.11 Инструкции.

При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, например:

В таких случаях составляется список рассылки, который визируется исполнителем документа и утверждается руководителем подразделения или его заместителем.

Отправка служебных писем центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета осуществляется подразделениями делопроизводства.

3.12.3.2. При регистрации служебного письма с использованием АИК "Надзор" регистрационный номер присваивается АИК "Надзор" и проставляется в нижнем правом углу на лицевой части первого листа документа.

Регистрация служебных писем без использования АИК "Надзор" осуществляется по книге исходящих документов.

3.12.3.3. В качестве исходящего номера служебного письма в соответствующем месте углового штампа гербового бланка документа может указываться:

при переписке по уголовному делу - номер уголовного дела или контрольного производства по нему (далее - КП);

при переписке по материалам проверки сообщения о преступлении - номер материала проверки;

при ответе на обращение, по которому заведено КП, - номер КП;

при ответе на обращение, по которому не заведено КП, - номер номенклатурного дела;

при переписке по иным вопросам - регистрационный номер документа либо номер номенклатурного дела, в которое будут помещены материалы подготовки служебного письма.

3.12.3.4. При ссылке на документ, на основании которого подготовлено служебное письмо, указывается его номер и дата в предусмотренном на бланке для письма месте либо во вводной части текста письма.

3.12.3.5. Заголовок в служебном письме играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию и необходимой для оперативной регистрации и поиска. Заголовок печатается при создании служебного письма на общем угловом гербовом бланке документов следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета в соответствии с приказом Следственного комитета Российской Федерации от 15 января 2011 г. N 8 "О гербовых бланках документов Следственного комитета Российской Федерации" и в соответствии с пунктом 3.2.12 Инструкции.

3.12.3.6. Текст служебного письма формулируется в соответствии со следующими критериями:

официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации;

конкретность адресата, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающие их двойное толкование и неоправданное применение;

использование общепринятых словосочетаний, имеющих определенный смысл;

логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки;

эмоционально нейтральный тон изложения.

Служебные письма в органы государственной власти или иные государственные органы и организации, которые должны быть подписаны Председателем Следственного комитета или его первым заместителем, заместителями, тексты служебных писем массовой рассылки подлежат редактированию в порядке, предусмотренном приказом Следственного комитета от 4 мая 2011 г. N 87 "О порядке корректирования (редактирования) проектов документов Следственного комитета Российской Федерации".

Текст служебного письма, как правило, предваряется официальным обращением к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющимся от предыдущего реквизита пробелом в два-три одинарных межстрочных интервала и от других частей текста - восклицательным знаком и пробелом в два межстрочных интервала.

Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают сложное обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:

"Уважаемый Матвей Сергеевич!";

"Уважаемая Антонина Петровна!";

"Уважаемые Павел Михайлович и Татьяна Васильевна!".

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

"Уважаемые коллеги!";

"Уважаемые господа!".

При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим причинам используются следующие формулировки обращения:

"Уважаемый гражданин Хохлов!";

"Уважаемая госпожа Михайлова!".

При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности или профессии:

"Уважаемый господин директор!";

"Уважаемый господин редактор!";

В переписке с гражданами допускается нейтральный тон обращения без прилагательного, выражающего уважение, либо изложение текста ответа (письма) без обращения.

В отдельных случаях обращение может быть соединено со вступительной фразой текста. При этом вместо восклицательного знака в конце обращения ставится запятая, после которой помещается вступительная фраза, например:

"Уважаемый Николай Сергеевич, информируем Вас о...";

"Уважаемые депутаты, позвольте поздравить Вас с...".

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, как правило, оформляются без обращений.

Вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, может быть изложена в следующем виде, например:

подтверждение:

"Ваше письмо от ... N ... получено";

"В Следственном комитете Российской Федерации рассмотрено Ваше письмо от ... N ...";

"В подтверждение (предварительной договоренности, телефонного разговора и др.) ...";

обоснование действия:

"В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации ...";

"В связи с (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий и др.) ...";

"На основании (подписанного договора, утвержденного протокола и др.) ...";

"В порядке оказания (содействия, помощи и др.)...";

"В целях (совершенствования контроля, использования полномочий и др.) ...";

благодарность:

"Следственный комитет Российской Федерации благодарит Вас за своевременный ответ на запрос от ... N ...";

"Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников";

"Заранее благодарим за возможную помощь";

"Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы";

просьба:

"Убедительно просим (предоставить возможность..., провести экспертизу..., дать заключение..., дать согласие... и др.)...";

"Просим (направить, исключить, оказать содействие, оформить, организовать исполнение, сообщить сведения и др.)...";

сопровождение:

"Направляем копию служебного контракта...";

"Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа и др.)...";

напоминание:

"Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения...";

"Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа от N истекает 08.06.2011";

предложение:

"Предлагаем рассмотреть возможность назначения П.И. Сергеева на должность руководителя отдела процессуального контроля";

"Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта";

"Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы".

В основной части текста (несколько логически и стилистически связанных предложений) формулируется существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т.д.

При оформлении служебных писем, подлежащих массовой рассылке в следственные органы, учреждения, организации, содержащих поручения о представлении с использованием информационных систем общего пользования оперативной информации, не требующей документированного подтверждения, в конце текста следует указывать, каким подразделением центрального аппарата Следственного комитета будет обобщаться указанная информация, его электронный адрес, а также, что направление документа на бумажном носителе не требуется.

Заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица Следственного комитета.

Заключительная формула вежливости предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма с абзацного отступа от левой границы текстового поля и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом Следственного комитета, например:

"С уважением,...";

"С неизменным уважением,...";

"С глубоким уважением,...";

"С благодарностью и уважением,...";

"С уважением и пожеланиями успехов в работе,...".

Текст служебного письма, как правило, излагается:

в неопределенно-личной форме ("в Следственном комитете Российской Федерации рассмотрено...", "доводы признаны необоснованными..." и др.);

от 3-го лица единственного числа ("Следственный комитет Российской Федерации рассмотрел", "коллегия решила" и др.);

от 1-го лица множественного числа ("просим направить информацию...", "предлагаем рассмотреть...", "полагаем целесообразным...", "сообщаем...");

от 1-го лица единственного числа ("Считаю возможным принять участие в..." и др.).

Сроки подготовки ответных писем на обращения и инициативных служебных писем устанавливаются нормативными правовыми актами и организационно-распорядительными документами Следственного комитета, определяются указаниями по исполнению документа (резолюциями) Председателя Следственного комитета и его первого заместителя (заместителей), руководителей подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений и организаций Следственного комитета.

Тексты служебных писем должны точно соответствовать указаниям по исполнению документа (резолюциям) указанных руководителей, данным поручениям, поступившим запросам, доводам, изложенным в обращениях.

3.12.3.7. Реквизит "приложение" в служебных письмах оформляется в соответствии с пунктом 3.2.14 Инструкции.

3.12.3.8. При необходимости служебные письма проходят процедуру согласования и визирования должностными лицами заинтересованных подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета, к компетенции которых оно относится. Согласование служебного письма осуществляется исполнителем. Визируется второй экземпляр служебного письма в нижней части на лицевой стороне последнего листа.

3.12.3.9. Реквизит "подпись" располагается на текстовом поле документа и оформляется в соответствии с пунктом 3.2.17 Инструкции.

В центральном аппарате Следственного комитета служебные письма, направляемые Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, в Администрацию Президента Российской Федерации, в Аппарат Правительства Российской Федерации, членам Совета Федерации и депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, руководителям федеральных органов исполнительной власти и их заместителям, Генеральному прокурору Российской Федерации и его заместителям, высшим должностным лицам (руководителям высших исполнительных органов государственной власти) субъектов Российской Федерации подписывают Председатель Следственного комитета или его первый заместитель, заместители.

Служебные письма, подлежащие массовой рассылке в следственные органы, учреждения, организации Следственного комитета, подписывают Председатель Следственного комитета или его первый заместитель, заместители. Иные служебные письма, направляемые в отдельные следственные органы, учреждения, организации Следственного комитета, подписывают Председатель Следственного комитета, его первый заместитель, заместители, руководители подразделений центрального аппарата Следственного комитета или их заместители.

3.12.3.10. Отметка об исполнителе документа (инициалы и фамилия, номер служебного телефона исполнителя) оформляется в служебных письмах (за исключением ответов заявителям, адвокатам, а также сопроводительных писем) в соответствии с пунктом 3.2.21 Инструкции на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.