3.15. Телеграммы, факсограммы и телефонограммы

3.15.1. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм (телетайпограмм), факсограмм, телефонограмм.

3.15.2. В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи" телеграмма - это документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. Телеграммы оформляются в соответствии с вышеназванными Правилами. Отправление телеграмм осуществляется в органы государственной власти и иные государственные органы, организации или лицам по телеграфной сети общего пользования. Телеграф используются только для срочной передачи информации.

Телеграмма оформляется без реквизитов бланка на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 в 2 экземплярах.

Подлинник - передается для отправки работнику подразделения делопроизводства, в центральном аппарате Следственного комитета - в отдел технического обеспечения документооборота управления по рассмотрению обращений граждан и документационного обеспечения, копия - приобщается к номенклатурному делу (контрольному производству).

3.15.3. Телеграммы имеют следующие реквизиты:

3.15.3.1. Наименование вида документа.

Наименование вида документа - "Т Е Л Е Г Р А М М А" печатается прописными буквами в разрядку (с интервалом, разреженным на 2,5 пт), отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами (при его отсутствии - от верхней границы текстового поля) и выравнивается по центру.

3.15.3.2. Категория телеграммы.

В правом верхнем углу от верхней границы текстового поля документа указывается категория телеграммы, например: "правительственная", "срочная". В случае направления простой телеграммы категория не указывается.

Категория "правительственная" в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 г. N 74 "Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации", "высшая правительственная" и "правительственная" передаются в приоритетном порядке" проставляется на телеграммах, подписанных Председателем Следственного комитета и первым заместителем, заместителями Председателя Следственного комитета.

3.15.3.3. Адресат.

При наличии условного телеграфного адреса (позывного) в реквизите "Адресат" телеграммы указываются пункт назначения, наименование организации, должность и фамилия лица, которому она направляется, а при отсутствии условного телеграфного адреса - полный почтовый адрес корреспондента: пункт назначения, республика (край, область, район), улица, номер дома, наименование организации, должность и фамилия лица, которому она направляется.

3.15.3.4. Текст телеграммы.

Текст телеграммы должен быть кратким (не более 50 слов), без союзов, предлогов, знаков препинания, если их отсутствие не искажает смысла передаваемой информации. Числа обозначаются цифрами, наиболее важные данные указываются прописью.

Фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого дается или запрашивается информация, приводятся полностью. Указываются также место и время совершения правонарушения.

3.15.3.5. Дата и регистрационный номер документа.

В начале текста телеграммы дается ссылка на номер и дату исполняемого документа или номер переписки адресата, в конце - приводится исходящий номер документа (номер контрольного производства (переписки) отправителя, регистрационный номер телеграммы), исполненный арабскими цифрами (буквами) без указания знака "N".

3.15.3.6. Подпись, виза, отметка об исполнителе.

После номера указываются должность и фамилия (разборчиво) лица, подписавшего телеграмму, и проставляется его подпись. Телеграммы подписываются по аналогии со служебными письмами Председателем Следственного комитета и его первым заместителем, заместителями, руководителями подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета. В реквизите "Подпись" сокращенно указываются должность подписавшего лица и его фамилия.

Ниже реквизита "Подпись" проставляется отметка об исполнителе, которая включает в себя фамилию исполнителя и номер его телефона.

Телеграмма визируется исполнителем, его непосредственным руководителем, а при необходимости согласования текста телеграммы - руководителями заинтересованных подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета. Визы проставляются на лицевой стороне второго экземпляра телеграммы, ближе к нижней границе текстового поля документа.

После подписания телеграммы должностным лицом, указанным в реквизите "Подпись", телеграмма регистрируется как исходящий документ (в центральном аппарате Следственного комитета - в системе АИК "Надзор", в следственных органах, учреждениях, организациях Следственного комитета - в соответствии с принятой системой регистрации документов).

После отправки телеграммы через отделение связи или по телетайпу работник подразделения делопроизводства делает отметку об отправке на втором экземпляре телеграммы или прикладывает к нему лист подтверждения отправки, которые передает исполнителю.

Пример оформления телеграммы:

3.15.4. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Средства факсимильной связи используются, как правило, для оперативного получения и направления справочно-информационных документов, не требующих подтверждения их юридической силы. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация, в том числе оформленная на гербовых бланках документов, не может быть использована в качестве официального документа без дополнительного получения другим видом связи подлинного экземпляра этого документа.

Запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с ограничительными пометками "Для служебного пользования".

Прием и передача текстов документов по каналам факсимильной связи осуществляется работниками подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета, в которых установлены факсимильные аппараты, имеющие официальные номера, а также работниками подразделений делопроизводства. Документы, вошедшие на другие факсимильные аппараты, регистрируются по месту их получения.

3.15.5. При передаче и приеме факсограмм необходимо руководствоваться следующими требованиями:

документы передаются по каналам факсимильной связи только за подписью руководителей подразделений центрального аппарата Следственного комитета, руководителей следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета с визой непосредственного исполнителя;

ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, несут исполнитель, подготовивший факсограмму для передачи, руководители подразделений центрального аппарата Следственного комитета, руководители следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета;

количество листов (формат A4) документа, передаваемого в течение одного сеанса связи, не должно превышать 5;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

подлежащие передаче по телефаксу документы учитываются ответственными работниками в подразделениях в книгах учета с указанием: порядкового номера факсограммы, даты передачи, индекса подразделения (фамилии лица), передавшего факсограмму, адресата, краткого содержания, количества листов, фамилий исполнителя и должностного лица, подписавшего документ, предназначенный для отправки;

подлинники документов после передачи возвращаются исполнителю с приложением "отчета об отправке", в котором указывается: дата и время отправки, наименование корреспондента, номер его факса и подпись передавшего факсограмму лица;

в случае, когда подлинник документа уже отправлен почтовой связью, по факсимильной связи адресату в целях обеспечения оперативности может быть направлена его копия (второй экземпляр). На копии (втором экземпляре) перед отправкой проставляется отметка о дате отправки подлинника документа почтовой связью;

поступившие факсограммы регистрируются работниками управления в АИК "Надзор" и передаются адресату под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

3.15.6. Рассылка на места факсом плановых заданий, а также поручений об организации внеплановых проверок (не связанных с разрешением конкретных обращений) производится только после их учета исполнителем в Главном организационно-инспекторском управлении (в соответствии с Регламентом Следственного комитета).

3.15.7. Телефонограмма - вид информационно-справочного документа оперативного характера, используемый только для срочной передачи и фиксации информации особым способом: реквизиты и текст телефонограммы отправителем передаются получателю устно по телефону и записываются (фиксируется на бумажный носитель с помощью компьютерной печати) должностным лицом, принявшим телефонное сообщение.

Исполнителем отправителя и исполнителем получателя телефонограмма оформляется без реквизитов бланка на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 в одном экземпляре (исполнителем отправителя она приобщается к соответствующему номенклатурному делу или контрольному производству, исполнителем получателя - передается на рассмотрение должностному лицу, которому она адресована).

Телефонограмма имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа;

адресат;

текст телефонограммы;

регистрационный номер;

подпись;

дата и время передачи телефонограммы;

отметка об исполнителе (передавшем телефонограмму и принявшем телефонограмму).

3.15.7.1. Наименование вида документа - "Т Е Л Е Ф О Н О Г Р А М М А" печатается прописными буквами в разрядку (с интервалом, разреженным на 2,5 пт) от верхней границы текстового поля и выравнивается по центру.

3.15.7.2. В реквизите "адресат" указываются должность, специальное или воинское звание, классный чин (при необходимости), фамилия и инициалы должностного лица центрального аппарата Следственного комитета, следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета, которому направляется информация.

При направлении информации телефонограммой в несколько подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета адресат указывается обобщенно, как в служебных письмах, в соответствии с пунктом 3.12.3.1 Инструкции.

3.15.7.3. Текст телефонограммы составляется объемом не более 30 слов, визируется исполнителем, при необходимости согласования - другими заинтересованными должностными лицами и подписывается должностным лицом, от имени которого передается телефонное сообщение.

В телефонограммах рекомендуется избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

При необходимости быстрого или срочного получения ответной информации в телефонограмме указывается срок исполнения и в правом верхнем углу у верхней границы текстового поля (над наименованием документа) проставляется отметка "СРОЧНО".

3.15.7.4. Если телефонограмма предназначается нескольким адресатам, к ней прилагается список адресатов с номерами телефонов, по которым она передается.

При передаче телефонограммы нескольким адресатам дата, время и фамилия получателя указываются по каждому адресату в прилагаемом к телефонограмме списке рассылки.

Порядок передачи и приема телефонограмм устанавливается распоряжением Председателя Следственного комитета.

3.15.8. В помещения управления по рассмотрению обращений граждан и документационному обеспечению, где установлена аппаратура, посторонние лица не допускаются.