Проведение проверок

29. Проведение проверок включает в себя следующие административные действия:

- принятие решения о проведении проверки;

- подготовка к проверке;

- проведение проверки и подготовка акта проверки;

- ознакомление с актом проверки руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя органа ЗАГС.

30. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми.

31. Основанием проведения плановой проверки является в Минюсте России план командирования, а в территориальном органе - план проверок органов ЗАГС (далее - план проверок).

Планы проверок утверждаются приказами Минюста России или его территориального органа. Основанием для включения органа ЗАГС в план проверки является истечение трех лет со дня начала деятельности органа ЗАГС или окончания проведения последней плановой проверки.

В планах проверок указываются следующие сведения:

1) наименования органов ЗАГС, деятельность которых подлежит плановым проверкам;

2) календарный месяц и сроки проведения каждой плановой проверки;

3) наименование структурного подразделения Минюста России, его территориального органа, осуществляющего конкретную плановую проверку.

Планы проверок утверждаются в порядке, установленном Минюстом России.

Приказы Минюста России, его территориального органа об утверждении планов проверок оформляются в соответствии с инструкцией по делопроизводству в Минюсте России.

Изменения в планы проверок вносятся на основании приказа Минюста России или территориального органа.

Копия утвержденного плана проверок территориального органа в десятидневный срок направляется в орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории данного субъекта Российской Федерации.

32. Плановые и внеплановые проверки могут проводиться одним уполномоченным лицом или комиссией в составе двух и более уполномоченных лиц, один из которых является председателем комиссии.

33. Плановые и внеплановые проверки могут проводиться:

по месту нахождения органа ЗАГС, а также по месту хранения записей актов гражданского состояния и месту восстановления утраченных записей актов гражданского состояния, составленных органами местного самоуправления сельских поселений (далее - выездные проверки);

по месту нахождения Минюста России (территориального органа) (далее - документарные проверки).

34. Проверка органов ЗАГС проводится за период, не превышающий трех лет, непосредственно предшествовавших году проведения проверки (проверяемый период).

35. В случае невозможности проведения проверки по истечении срока проверки составляется служебная записка по этому факту и направляется уполномоченному должностному лицу Минюста России (территориального органа), назначившему проверку.

На основании служебной записки вносятся изменения в план проведения проверок.

36. Основанием для принятия решения о проведении плановой проверки является план проверок, утвержденный в установленном порядке.

37. Основанием для принятия решения о проведении внеплановой проверки является:

- истечение срока исполнения органом ЗАГС внесенного предписания об устранении предыдущей проверкой выявленного нарушения;

- поступление информации от органов государственной власти, органов местного самоуправления о наличии в деятельности органов ЗАГС нарушений законодательства Российской Федерации, надзор за соблюдением которого входит в компетенцию Минюста России (территориальных органов);

- жалоба на действия (бездействие) органа ЗАГС, связанная с невыполнением им требований законодательства Российской Федерации, а также получение иной информации, подтверждаемой документами, свидетельствующими о наличии признаков таких нарушений.

Обращение в Минюст России (территориальный орган), не позволяющее установить его автора, не может служить основанием для проведения внеплановой проверки.

38. При наличии оснований, предусмотренных пунктами 36 и 37 Административного регламента, уполномоченное лицо:

- при необходимости обеспечивает подготовку, направление запросов в органы государственной власти (налоговые органы, органы государственной статистики и др.) и иные организации;

- изучает (анализирует) имеющиеся в Минюсте России (территориальном органе) документы, относящиеся к деятельности органа ЗАГС, в том числе статистические отчеты, акты по результатам предыдущих проверок, сведения об устранении ранее выявленных нарушений, иные документы, в целях определения необходимости проведения выездной или документарной проверки.

39. На основе указанных документов уполномоченное лицо формирует предварительные выводы о выполнении или невыполнении при государственной регистрации актов гражданского состояния требований, установленных законодательством Российской Федерации.

40. По итогам анализа уполномоченное лицо готовит проект приказа Минюста России (территориального органа) о проведении плановой (внеплановой) проверки органа ЗАГС.

В тексте проекта приказа указываются:

1) наименование структурного подразделения Минюста России (территориального органа);

2) фамилии, имена, отчества, должности лица (лиц), уполномоченного на проведение проверки;

3) полное наименование органа ЗАГС, проверка которого проводится;

4) цели, задачи, предмет проверки и срок ее проведения;

5) правовые основания проверки;

6) сроки проведения и перечень мероприятий по контролю, необходимых для достижения целей и задач проведения проверки;

7) перечень документов, представление которых органом ЗАГС необходимо для достижения целей и задач проверки (в случае проведения выездной проверки);

8) даты начала и окончания проверки.

41. Оформленный и согласованный в соответствии с инструкцией по делопроизводству в Минюсте России проект приказа представляется на подпись должностному лицу Минюста России (территориального органа) в соответствии с их компетенцией (полномочиями), установленной законодательством Российской Федерации и нормативными актами Минюста России (далее - должностное лицо, назначившее проверку).

42. Подписанный приказ Минюста России регистрируется, тиражируется, рассылается и формируется в номенклатурные дела в соответствии с инструкцией по делопроизводству в Минюсте России.

43. Подписанный приказ территориального органа регистрируется, тиражируется, рассылается и формируется в номенклатурные дела приказов (распоряжений) территориального органа в соответствии с порядком, определенным его начальником.

44. Изменение персонального состава комиссии, даты и срока проведения проверки оформляется приказом о внесении изменений в приказ о проведении проверки.

45. О проведении плановой проверки орган ЗАГС уведомляется Минюстом России (территориальным органом) не позднее трех рабочих дней до начала ее проведения посредством направления с сопроводительным письмом копии приказа Минюста России (территориального органа) о начале проведения плановой проверки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, а также посредством телефонной и (или) факсимильной связи.

В случае проведения внеплановой выездной проверки орган ЗАГС уведомляется Минюстом России (территориальным органом) не менее чем за сутки до начала ее проведения посредством телефонной и (или) факсимильной связи.

46. Основанием для проведения проверки является приказ Минюста России (территориального органа) о проведении проверки.

47. Выездная проверка начинается с предъявления руководителю органа ЗАГС уполномоченным лицом служебного удостоверения, приказа Минюста России (территориального органа) о проведении выездной проверки и обязательного ознакомления руководителя или иного должностного лица органа ЗАГС с полномочиями проводящих выездную проверку лиц, а также с целями, основаниями проведения выездной проверки, видами и объемом мероприятий по контролю (надзору), сроками и условиями ее проведения.

48. Руководитель, иное должностное лицо или уполномоченный представитель органа ЗАГС обязаны предоставить гражданским служащим, проводящим выездную проверку, возможность ознакомиться с документами, связанными с целями и предметом выездной проверки, а также обеспечить их доступ на территорию, в используемые при осуществлении деятельности здания, строения, сооружения, помещения.

49. Уполномоченное лицо (председатель комиссии) совместно с руководителем органа ЗАГС определяет лиц, с которыми будет осуществляться взаимодействие в ходе проверки, временной режим проверки (с учетом действующего режима работы органа ЗАГС).

50. Уполномоченное лицо (председатель комиссии) составляет акт о противодействии проверке органа ЗАГС в случае:

- непринятия мер к обеспечению беспрепятственного доступа проверяющего гражданского служащего (членов комиссии) в здания и другие служебные помещения органа ЗАГС (при выездной проверке);

- непредставления документов или их копий.

Об оказании противодействия проверке информируется руководитель органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории субъекта Российской Федерации, и (или) высшее должностное лицо (руководитель высшего исполнительного органа государственной власти) субъекта Российской Федерации.

51. Контрольная и надзорная функции в отношении одного органа ЗАГС осуществляются одновременно.

52. В рамках реализации государственной функции в части надзора за соблюдением законодательства Российской Федерации при государственной регистрации актов гражданского состояния органом ЗАГС проверяются:

книги государственной регистрации актов гражданского состояния (актовые книги);

документы, являющиеся основанием для государственной регистрации актов гражданского состояния, восстановления и аннулирования записей актов гражданского состояния, а также их исправления (изменения);

документы по внесению исправлений (изменений) в записи актов гражданского состояния;

журналы учета заявлений и (или) заявления граждан о государственной регистрации актов гражданского состояния, совершении иных юридически значимых действий и иные документы, представленные в связи с государственной регистрацией актов гражданского состояния и совершением иных юридически значимых действий;

платежные документы, подтверждающие полноту и своевременность уплаты государственной пошлины за государственную регистрацию актов гражданского состояния и совершение иных юридически значимых действий;

документы, подтверждающие предоставление в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации, сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния, а также документы, касающиеся формирования архивных фондов.

53. Проверка правильности составления записей актов гражданского состояния осуществляется сплошным или выборочным методом путем их сопоставления с соответствующими заявлениями граждан (за исключением случаев, предусматривающих возможность устного заявления), документами, являющимися основанием для государственной регистрации акта гражданского состояния, записями в журналах, подтверждающих выдачу документов о государственной регистрации актов гражданского состояния, и иными документами, представленными в связи с государственной регистрацией акта гражданского состояния.

54. В рамках реализации государственной функции в части контроля за осуществлением полномочий Российской Федерации на государственную регистрацию актов гражданского состояния рассматриваются:

- нормативная правовая база и работа органов государственной власти субъектов Российской Федерации по организации деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории субъекта Российской Федерации;

- соблюдение порядка назначения высшим должностным лицом (руководителем высшего исполнительного органа государственной власти) субъекта Российской Федерации руководителя органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории субъекта Российской Федерации, по согласованию с Минюстом России;

- структура и организация деятельности органов ЗАГС в субъекте Российской Федерации;

- вопросы учета и хранения бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, являющихся документами строгой отчетности;

- взаимодействие с территориальным органом Минюста России по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния;

- работа с обращениями граждан, в том числе жалобами на действия (бездействие) органов ЗАГС, своевременность их рассмотрения;

- достоверность, полнота и своевременность представления в территориальный орган статистической отчетности, установленной Минюстом России в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния;

- проведение мероприятий по защите и сохранности информации.

Если государственную регистрацию актов гражданского состояния в субъекте Российской Федерации осуществляют государственные органы, контрольные функции осуществляются как в отношении органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации, на который возложены вопросы организации государственной регистрации актов гражданского состояния, так и в отношении всех органов, непосредственно осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

В тех случаях, когда полномочия по государственной регистрации актов гражданского состояния переданы органам местного самоуправления, контрольные функции осуществляются только в отношении органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации, на который возложена организация государственной регистрации актов гражданского состояния.

55. При проведении проверки уполномоченное лицо проводит опрос (анкетирование) населения об удовлетворенности услугами в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, результаты которого отражаются в акте проверки.

При проведении опроса (анкетирования) населения об удовлетворенности услугами в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния (далее - государственная услуга) в обязательном порядке отражаются вопросы:

время ожидания в очереди для подачи заявления о предоставлении государственной услуги;

комфортность ожидания в очереди для подачи заявления о предоставлении государственной услуги;

наличие полной и понятной информации о местах, порядке и сроках предоставления государственной услуги в общедоступных местах помещений органов, предоставляющих государственную услугу, в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети "Интернет"), средствах массовой информации, информационных материалах (брошюрах, буклетах);

наличие необходимого и достаточного числа специалистов, а также помещений, в которых осуществляется предоставление государственной услуги;

удовлетворенность предоставлением государственной услуги;

соответствие качества предоставления государственной услуги ожиданиям опрашиваемого (анкетируемого);

возраст и пол опрашиваемого (анкетируемого).

56. Документы, необходимые для проведения проверки, представляются уполномоченному лицу (председателю комиссии) для изучения.

В случае отсутствия документов (информации) и (или) возникновения обстоятельств, препятствующих их представлению в установленные в приказе Минюста России (территориального органа) о проведении проверки сроки, руководитель органа ЗАГС (иное уполномоченное им лицо) должен представить уполномоченному лицу (председателю комиссии) письменное объяснение причин непредставления документов.

57. Документарная проверка проводится по месту нахождения Минюста России (территориального органа).

58. В процессе проведения документарной проверки уполномоченное лицо рассматривает документы органа ЗАГС, которыми располагает Минюст России (территориальный орган), в том числе акты предыдущих проверок, и документы о результатах осуществленного в отношении этого органа государственного контроля (надзора).

59. В случае, если достоверность сведений, содержащихся в документах, имеющихся в распоряжении Минюста России (территориального органа), вызывает обоснованные сомнения либо эти сведения не позволяют оценить исполнение органом ЗАГС обязательных требований, установленных законодательством Российской Федерации, Минюст России (территориальный орган) направляет в адрес органа ЗАГС мотивированный запрос с требованием представить необходимые для рассмотрения в ходе проведения документарной проверки документы.

60. В течение пяти рабочих дней со дня получения мотивированного запроса орган ЗАГС обязан направить в Минюст России (территориальный орган) указанные в запросе документы.

Документы (копии, заверенные оттиском печати органа ЗАГС и подписью его руководителя) представляются лично руководителем (иным уполномоченным им лицом) органа ЗАГС по акту приема-передачи или посредством почтовой связи заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения, а также факсимильной связи, электронной почты (с обязательным последующим направлением подписанных документов почтовой связью).

61. Уполномоченное лицо (председатель комиссии) составляет акт проверки исходя из ее результатов.

62. Акт проверки оформляется в двух экземплярах.

В акте проверки указываются:

1) дата и место составления акта проверки;

2) наименование структурного подразделения Минюста России (территориального органа), проводившего проверку;

3) дата и номер приказа Минюста России (территориального органа) о проведении проверки;

4) фамилии, имена, отчества и должности гражданских служащих (лиц), проводивших проверку;

5) наименование проверяемого органа ЗАГС, а также фамилия, имя, отчество и должность руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя органа ЗАГС, присутствовавших при проведении проверки;

6) дата, продолжительность и место проведения проверки;

7) сведения о результатах проверки, в том числе о выявленных нарушениях, об их характере;

8) сведения об ознакомлении или отказе в ознакомлении с актом проверки руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя органа ЗАГС, присутствовавших при проведении проверки, о наличии их подписей или об отказе от совершения подписи, а также сведения о внесении в журнал учета проверок записи о проведенной проверке либо о невозможности внесения такой записи в связи с отсутствием указанного журнала;

9) подписи уполномоченного лица или уполномоченных лиц, проводивших проверку.

При одновременном осуществлении контроля и надзора в отношении органа ЗАГС оформляется один акт, в котором отражаются результаты контроля и надзора.

63. Уполномоченное лицо (члены комиссии) подписывает акт проверки. В случае невозможности подписания акта проверки отдельными членами комиссии в нем делается отметка о причине отсутствия соответствующей подписи.

В случае несогласия члена комиссии с содержанием акта проверки он излагает в письменной форме особое мнение, которое прилагается к акту проверки. Наличие особого мнения не является основанием для отказа от подписания акта проверки.

Основанием окончания проверки является подписание акта проверки.

64. Основанием для ознакомления с актом проверки руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя органа ЗАГС является подписание акта проверки.

65. Акт проверки оформляется непосредственно после ее завершения. Второй экземпляр акта проверки с копиями приложений вручается руководителю (иному уполномоченному им лицу) органа ЗАГС под расписку об ознакомлении либо с пометкой уполномоченного лица (членов комиссии) об отказе в ознакомлении с актом проверки. В случае отсутствия руководителя (иного уполномоченного представителя) органа ЗАГС, а также в случае отказа дать расписку об ознакомлении либо в ознакомлении с актом проверки второй экземпляр акта направляется в орган ЗАГС заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, которое приобщается к экземпляру акта проверки, хранящемуся в соответствующем номенклатурном деле Минюста России (территориального органа).

Срок вручения (направления) акта проверки - один рабочий день с даты его подписания.

В случае отсутствия технической возможности оформления (составления) акта проверки непосредственно после завершения выездной проверки уполномоченное лицо составляет акт проверки в двух экземплярах по месту нахождения Минюста России (территориального органа). Второй экземпляр акта направляется в орган ЗАГС заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, которое приобщается к экземпляру акта проверки, хранящемуся в соответствующем номенклатурном деле Минюста России (территориального органа).

Срок направления акта проверки - пять рабочих дней с даты прибытия уполномоченного лица (членов комиссии) в Минюст России (территориальный орган).

66. Если результаты проверки содержат информацию ограниченного доступа и их содержание не может быть разглашено третьим лицам, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации, то каждый экземпляр акта проверки должен иметь отметку "Для служебного пользования".

67. В случае несогласия с фактами, изложенными в акте проверки, руководитель (иное уполномоченное им лицо) органа ЗАГС вправе представить письменные возражения по акту в целом или по его отдельным положениям, которые должны быть согласованы с органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории субъекта Российской Федерации, а также документы (их заверенные копии), подтверждающие обоснованность возражений.

Возражения по акту проверки, а также обосновывающие их документы или их копии (заверенные оттиском печати органа ЗАГС и подписью его руководителя (иного уполномоченного им лица) составляются в двух экземплярах.

Возражения по акту проверки направляются должностному лицу, назначившему проверку, в течение пяти рабочих дней с даты его вручения руководителю (иному уполномоченному им лицу) органа ЗАГС.

68. Возражения по акту проверки рассматриваются должностным лицом, назначившим проверку.

По результатам рассмотрения возражений по акту проверки органу ЗАГС направляется информация о результатах этого рассмотрения заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или проводится совещание с представителями органа ЗАГС. По итогам совещания составляется протокол, один экземпляр которого направляется в орган ЗАГС, а другой приобщается к экземпляру акта проверки, хранящемуся в соответствующем номенклатурном деле Минюста России (территориального органа).

Срок выполнения действия - пять рабочих дней с момента поступления возражений органа ЗАГС по акту проверки.