Прием и регистрация обращения в ФТС России

50. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства в Управлении делами ФТС России. Организация делопроизводства с обращениями граждан возложена на отдел организации работы с гражданами (Приемную ФТС России) (далее - Приемная ФТС России).

51. Основанием для начала процедуры приема и регистрации обращения является поступление обращения в ФТС России, в том числе принятого в ходе личного приема, либо поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов.

52. Обращения, поступившие по адресу электронной почты на Портал и сайт ФТС России, принимаются и регистрируются должностными лицами Приемной ФТС России с использованием программно-технических средств. Должностное лицо проверяет правильность адресования письменных обращений и передает их на регистрацию.

53. Регистрации и учету подлежат все поступившие обращения граждан, включая и те, которые по форме не соответствуют требованиям, установленным законодательством Российской Федерации для письменных обращений и обращений в форме электронного документа.

54. Все поступающие в ФТС России письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в Приемной ФТС России в течение 3 дней. Регистрация обращений граждан осуществляется путем создания регистрационно-контрольной формы (далее - РКФ) в используемой в ФТС России системе автоматизированной обработки документов.

В РКФ вносятся следующие основные реквизиты регистрации обращений граждан:

вид обращения;

адресат (кому адресовано обращение);

адресант (ф.и.о. заявителя), почтовый адрес и (или) адрес электронной почты, дата, исходящий регистрационный номер документа (при наличии);

форма обращения (почта, сеть Интернет, электронная почта, личный прием, факсимильное обращение);

дата регистрации обращения, регистрационный номер;

количество листов обращения, количество листов приложения;

наименование к обращению (заголовок);

аннотация (краткое содержание обращения, ключевые слова);

тематика обращений (рубрикатор);

подразделение - исполнитель;

срок исполнения обращения;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

движение обращения;

отметка об исполнении обращения и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера обращения и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

постановка на контроль, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, снятие с контроля поручений;

совместное рассмотрение и др.

Правила работы в системе автоматизированной обработки документов и порядок заполнения РКФ изложены в отдельных документах ФТС России.

На все зарегистрированные обращения, в случае необходимости, распечатываются регистрационно-контрольные карточки (далее - РКК). РКК с подписью должностного лица отдела документационного обеспечения структурного подразделения ФТС России или ответственного за документационное обеспечение (далее - служба ДОУ) в структурном подразделении ФТС России о получении обращения помещается в контрольную картотеку Приемной ФТС России.

55. Регистрационный номер обращения граждан формируется автоматически в системе автоматизированной обработки документов и состоит из начальной буквы фамилии заявителя, порядкового номера обращения, а также буквы "и", если обратившийся является иностранным гражданином (например, "А-0010", "К-0112", "Ж-1214и").

На коллективных обращениях граждан перед порядковым номером проставляются соответственно буквы "Кл". Конверты, в которых были присланы обращения граждан, сохраняются для установления, в случае необходимости, адреса отправителя или подтверждения даты отправления и получения обращения.

Регистрационный номер, дата регистрации и количество листов обращения, общее количество листов приложений указываются в штампе "Обращения граждан" ФТС России, который проставляется в нижнем правом углу первого листа обращения. В случае, если такая возможность отсутствует, - на любом свободном месте первого листа обращения.

56. Обращение, поступившее вторично от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, считается повторным, если с начала рассмотрения обращения прошло больше месяца или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Повторному обращению при его поступлении присваивается очередной регистрационный номер и в РКФ обращения проставляется соответствующая отметка.

57. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные нескольким адресатам и отосланные ими для рассмотрения в ФТС России при наличии такого обращения в ФТС России, повторными не считаются и учитываются под регистрационным номером обращения, направленного заявителем непосредственно в ФТС России, с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, К-0025/2), при этом в РКФ обращения проставляется соответствующая отметка.

Не считаются повторными письма одного и того же заявителя, но по разным вопросам.

58. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения в таможенные органы или должностным лицам, решение или действие (бездействие) которых обжалуются. Такие жалобы рассматриваются в соответствии с настоящим Регламентом.

59. Письменные обращения должностных лиц организаций, оформленные на бланке либо не на бланке, подписанные с указанием должности заявителя, подлежат регистрации в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФТС России.

60. Результатом выполнения действий по приему и регистрации обращения является направление Приемной ФТС России обращения руководителю (заместителю руководителя) ФТС России для определения исполнителя государственной услуги или по принадлежности в структурное подразделение ФТС России, если затронутые вопросы не требуют указаний руководства ФТС России.