III. Порядок формирования, использования и хранения учетных дел физических лиц

1. Учетное дело физического лица (далее - учетное дело) формируется из документов, образующихся в процессе деятельности налоговых органов при реализации положений Налогового кодекса Российской Федерации по учету физических лиц. Учетное дело формируется в отделе, в функции которого включены вопросы по учету физических лиц.

2. В учетное дело включаются все документы по учету физических лиц, поступающие в налоговый орган от органов, осуществляющих государственную регистрацию физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей, от органов, перечисленных в статье 85 Налогового кодекса Российской Федерации, от самого физического лица, документы, которыми налоговые органы обмениваются в процессе осуществления процедур по учету физических лиц, а также копии документов, выдаваемых налоговыми органами физическому лицу, копии запросов о предоставлении сведений о налогоплательщике с отметкой об их исполнении.

Все документы учетного дела подшиваются в папку (скоросшиватель). Обложка дела оформляется в момент формирования дела по установленной форме. Заголовок дела переносится из номенклатуры дел с добавлением фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) и ИНН.

Все документы, включаемые в учетное дело, должны располагаться в хронологическом порядке по мере поступления. Учетное дело может состоять из нескольких томов (папок). В каждом учетном деле ведется внутренняя опись (Приложение N 1), которая заполняется по мере поступления документов. Во внутреннюю опись записываются наименования и коды всех подшитых документов в соответствии с ведомственным справочником "Документы, необходимые для осуществления процедур по учету налогоплательщиков - физических лиц" (СДУФЛ), утвержденным Заместителем Министра Российской Федерации по налогам и сборам 11.10.1999, дата включения документа в учетное дело, количество листов.

3. Изъятие из учетного дела отдельных документов категорически запрещается ввиду того, что могут быть нарушены конституционные права физического лица. Снятие копий с документов, содержащихся в деле, осуществляется в установленном порядке исключительно лицом, уполномоченным на ведение конкретного дела. В случае выемки дела уполномоченным на то государственным органом должна быть снята копия с него и заверена уполномоченным лицом налогового органа. При этом копия дела прошивается и заверяется в установленном порядке.

Предоставление указанных полномочий осуществляется приказом Руководителя налогового органа.

Допускается временная передача документов из дела в пределах налогового органа его должностными лицами, которая осуществляется по книге выдачи документов и дел (Приложение N 2), при этом оформляется и карта-заместитель (Приложение N 3), которая вкладывается в дело взамен изъятого документа.

4. Все документы по вопросам учета физических лиц, поступающие в налоговый орган и направляемые (выдаваемые) налоговым органом, регистрируются в соответствующем журнале, который ведется в электронном виде в отделе, в функции которого включены вопросы по учету физических лиц.

5. Документы, включенные в учетное дело физического лица, имеют единый срок хранения в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

6. Учетные дела физических лиц содержат конфиденциальную информацию, поэтому должны храниться с учетом требований приказа МНС России от 04.03.2002 N БГ-4-18/5ДСП.

7. В случае изменения места жительства физическим лицом, влекущего за собой смену налогового органа, налоговый орган по прежнему месту жительства пересылает учетное дело в налоговый орган по новому месту жительства физического лица.

При этом во внутренней описи учетного дела делается заверительная надпись о количестве листов в деле.

8. После снятия с учета физического лица в налоговом органе в связи со смертью физического лица его учетное дело передается в архив. Формирование дела для сдачи в архив производится в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.