I. Порядок формирования, использования и хранения регистрационных дел юридических лиц и индивидуальных предпринимателей

1. В регистрационном деле юридического лица или индивидуального предпринимателя, сведения о государственной регистрации которых внесены в соответствующий государственный реестр, должны содержаться все документы, представленные в регистрирующий орган в соответствии с Федеральным законом "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей".

2. В регистрационное дело юридического лица в порядке поступления включаются все документы, представленные при государственной регистрации юридического лица и внесении изменений в государственный реестр, решение о государственной регистрации регистрирующего органа либо иного органа в соответствии с федеральными законами о специальном порядке регистрации отдельных видов юридических лиц и сведения, включенные в соответствующие записи государственного реестра, в виде листов записей государственного реестра, содержащих сведения о юридическом лице.

В регистрационное дело индивидуального предпринимателя в порядке поступления включаются все документы, представленные при государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя и внесении изменений в государственный реестр, решения регистрирующего органа о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, прекращения физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя, и внесении изменений в сведения, содержащиеся в государственном реестре, а также сведения, включенные в соответствующие записи государственного реестра, в виде листов записей государственного реестра, содержащих сведения об индивидуальном предпринимателе.

3. Регистрационное дело юридического лица состоит из заявлений, учредительных документов, решений, уведомлений, передаточных актов, разделительных балансов, договоров, согласований, листов записей государственного реестра, запросов, ответов на них в виде сопроводительных писем, справок, сведений о лицензиях, полученных юридическим лицом, сопроводительных писем, документов, переданных органами, осуществлявшими государственную регистрацию юридических лиц до 01.07.2002, а также иных документов, представленных в регистрирующий орган.

Регистрационное дело индивидуального предпринимателя состоит из заявлений, копий основного документа физического лица либо копий документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина, лица без гражданства, листов записей государственного реестра, запросов, ответов на них в виде сопроводительных писем, справок, сведений о лицензиях, полученных юридическим лицом, сопроводительных писем, документов, переданных органами, осуществлявшими государственную регистрацию физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей до 01.01.2004, а также иных документов, представленных в регистрирующий орган.

Все документы регистрационного дела подшиваются в папку (скоросшиватель). Обложка дела оформляется в момент формирования дела по установленной форме.

Заголовок дела переносится из номенклатуры дел с добавлением наименования юридического лица, либо фамилии, имени, отчества индивидуального предпринимателя.

На обложке указывается (проставляется) номер регистрационного дела (Основной государственный регистрационный номер юридического лица либо Основной государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации индивидуального предпринимателя).

Регистрационное дело формируется в отделе, в функции которого включены вопросы государственной регистрации.

Датой заведения регистрационного дела признается дата принятия решения о государственной регистрации юридического лица или физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, либо дата принятия решения об отказе в государственной регистрации. Датой закрытия регистрационного дела признается дата внесения в государственные реестры записи о ликвидации или прекращении деятельности юридического лица путем реорганизации либо прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя.

4. Все документы, содержащиеся в регистрационном деле, должны располагаться в хронологическом порядке по мере поступления документов. В каждом регистрационном деле ведется внутренняя опись (Приложение N 1), которая заполняется по мере поступления документов. Регистрационное дело может состоять из нескольких томов (папок).

При формировании регистрационного дела не следует нарушать целостность прошивки каждого документа.

Все документы, сформированные регистрирующим органом (листы записей государственного реестра и иные документы), заверяются в установленном порядке уполномоченным лицом налогового органа. Документы, содержащие более одного листа, прошиваются ниткой, нумеруются и скрепляются печатью.

Копии учредительных документов, содержащихся в регистрационном деле, выдаваемые по запросу, прошиваются и заверяются подписью уполномоченного лица налогового органа и скрепляются печатью с проставлением штампа "Копия верна".

Предоставление указанных полномочий осуществляется приказом Руководителя налогового органа.

Выписки из Единого государственного реестра юридических лиц, (ЕГРЮЛ), сформированные по запросам, подписываются должностным лицом, уполномоченным подписывать Свидетельства о государственной регистрации, и скрепляются гербовой печатью налогового органа.

Документы, включаемые в регистрационные дела, должны храниться и обрабатываться в местах, недоступных для посторонних лиц, и в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты, искажения, подделки информации.

5. Изъятие из регистрационного дела отдельных документов категорически запрещается. Снятие копий с документов, содержащихся в деле, осуществляется в установленном порядке. В случае выемки дела уполномоченным на то государственным органом должна быть снята копия с него и заверена уполномоченным лицом налогового органа. При этом копия дела прошивается и заверяется в установленном порядке. В копию дела необходимо подшить акт выемки и основание, о чем сделать запись в копии внутренней описи дела. Предоставление указанных полномочий осуществляется приказом руководителя налогового органа.

Допускается временная передача документов и регистрационных дел в пределах налогового органа, которая осуществляется по книге выдачи документов и дел (Приложение N 2), при этом оформляется и карта-заместитель (Приложение N 3), которая вкладывается в дело взамен изъятого документа.

6. Регистрационные дела хранятся в структурном подразделении регистрирующего органа, в полномочия которого входит хранение регистрационных дел.

До передачи документов работнику, отвечающему за хранение, ответственность за их сохранность несут те сотрудники, у которых они находятся.

7. Должностные лица регистрирующих органов хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении.

8. При реорганизации юридического(их) лиц(а) на вновь созданное в результате реорганизации юридическое(ие) лицо(а) заводится новое регистрационное дело с соответствующим номером.

При несовпадении места нахождения вновь созданных в результате реорганизации юридических лиц с местом нахождения реорганизованного(ых) юридического(их) лица, регистрирующий орган направляет регистрационные дела вновь созданных в результате реорганизации юридических лиц в соответствующие регистрирующие органы.

9. При изменении места нахождения юридического лица, влекущего за собой смену регистрирующего органа, регистрирующий орган, осуществивший государственную регистрацию, пересылает регистрационное дело в регистрирующий орган по новому месту нахождения юридического лица.

В случае изменения места жительства индивидуальным предпринимателем, влекущего за собой смену регистрирующего органа, регистрирующий орган, осуществивший государственную регистрацию, пересылает регистрационное дело в регистрирующий орган по новому месту жительства индивидуального предпринимателя.

При этом во внутренней описи регистрационного дела делается заверительная надпись о количестве листов в деле.

10. При ликвидации (прекращении деятельности) юридического лица либо при прекращении деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя в регистрационное дело подшиваются все необходимые документы, поступившие в регистрирующий орган согласно положениям Федерального закона "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей".

11. Регистрационные дела ликвидированных или прекративших деятельность в результате реорганизации юридических лиц, физических лиц, прекративших деятельность в качестве индивидуального предпринимателя, передаются на хранение в архив.

Формирование регистрационного дела для сдачи в архив производится в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.