Организация учета документации при исполнении государственной функции

64. Территориальные органы Ростехнадзора должны вести:

учет юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, в отношении которых осуществляется контроль и надзор;

контрольно-наблюдательные дела на каждое юридическое лицо, индивидуального предпринимателя с соответствующим индексом, номером, наименованием и количеством томов;

журнал учета мероприятий по контролю;

журнал учета дел об административных правонарушениях и представлений об устранении причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения;

журнал учета входящей документации, в том числе обращений граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по вопросам осуществления государственного горного надзора;

журнал учета исходящей документации (регистрация исходящих документов), в том числе ответов на обращения граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по вопросам осуществления государственного горного надзора.

65. Порядок ведения журналов, контрольно-наблюдательных дел, дел об административных правонарушениях, находящихся в производстве, определяет руководитель территориального органа Ростехнадзора с учетом оперативного доступа к необходимым материалам. Руководитель территориального органа Ростехнадзора назначает ответственных должностных лиц за их ведение и хранение.

66. Журналы, материалы контрольно-наблюдательных дел, в том числе после ликвидации объектов надзора, заполненные карточки личной консультации гражданина, прекращенные дела об административных правонарушениях, а также дела, по которым исполнены постановления, подлежат учету и хранению в архиве территориального органа Ростехнадзора в соответствии с порядком ведения делопроизводства в территориальном органе Ростехнадзора, установленным в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденной приказом Ростехнадзора от 30.06.2011 N 340.

67. Учетные записи о начале мероприятия по контролю (надзору) вносятся в журнал учета проверок в течение 3 рабочих дней после подписания распоряжения о проведении проверки. По окончании мероприятия по контролю (надзору) в течение 3 рабочих дней после подписания предписания должностное лицо, ответственное за проведение контрольного мероприятия, докладывает начальнику отдела об исполнении государственной функции и заполняет журнал учета мероприятий по контролю.

68. Контрольно-наблюдательное дело поднадзорной организации формируется в течение 10 календарных дней с момента регистрации в реестре опасных производственных объектов и должно включать, в том числе, копии распоряжений (приказов) о проверках, предписания по результатам проверок с приложениями, копии протоколов и постановлений по делам об административных правонарушениях, материалы переписки, оригиналы или копии иных документов по вопросам государственного горного надзора за последние 5 лет.

В контрольно-наблюдательное дело приобщаются документы, полученные только в официальном порядке.