9. Работа исполнителя с документами. Работа с документами сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства

9.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты осуществляется на основании указаний по исполнению документов должностных лиц Счетной палаты, данных ими в пределах своих полномочий.

9.2. Документы в структурные подразделения-исполнители поступают по САДЭД "Дело".

Доставка документов, электронные образы которых не прикреплены к регистрационной карточке в САДЭД "Дело", осуществляется в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день).

9.3. Документы, поступившие с указаниями по исполнению документов Председателя Счетной палаты (при исполнении в установленном порядке заместителем Председателя Счетной палаты полномочий Председателя Счетной палаты в период его отсутствия - исполняющего обязанности Председателя Счетной палаты), заместителя Председателя Счетной палаты, аудитора Счетной палаты, передаются непосредственным исполнителям только после их рассмотрения руководителем соответствующего структурного подразделения аппарата Счетной палаты.

9.4. Сотрудники структурных подразделений аппарата Счетной палаты в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Счетной палате;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

доработку проекта документа с учетом замечаний, полученных в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

представление проекта документа на подпись (утверждение);

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

9.5. К проектам документов, представляемым на подпись, прилагается копия, которая является визовой.

При необходимости к представляемому на подпись проекту документа прилагается справка, в которой указываются основания для составления документа (если это не отражено в самом документе), с кем согласован (завизирован) проект, излагаются разногласия, возникшие при подготовке проекта, мотивы непринятия поступивших предложений, а также прилагаются копии нормативных правовых актов, на которые имеются ссылки, и другие материалы, раскрывающие (подтверждающие) содержание проекта докладываемого документа.

Если проект подготовлен в соответствии с поручением, то к представляемому на подпись проекту документа прилагается копия этого поручения.

9.6. Организация работы по учету, прохождению и сохранности документов, оперативному контролю за исполнением документов и поручений, регистрации внутренних документов осуществляется сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства.

9.7. На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства, возлагается исполнение следующих основных обязанностей:

прием поступающих документов (в том числе электронных образов документов), проверка соответствия количества документов, фактически полученных структурным подразделением аппарата Счетной палаты, количеству документов, зарегистрированных в САДЭД "Дело", а также правильности их регистрации;

передача документов на рассмотрение заместителю Председателя Счетной палаты, аудитору Счетной палаты, руководителю структурного подразделения аппарата Счетной палаты и после получения соответствующих резолюций - исполнителю;

учет и регистрация исходящих документов в САДЭД "Дело", проверка правильности оформления и передача их в Департамент управления делами для отправки;

учет и регистрация внутренних документов в САДЭД "Дело", проверка правильности оформления и передача адресату;

оперативный контроль за прохождением и исполнением документов в структурном подразделении аппарата Счетной палаты с использованием САДЭД "Дело";

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководителя структурного подразделения аппарата Счетной палаты сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;

регистрация и учет документов, поступающих и отправляемых по каналам электросвязи (телефонограмм, факсограмм, электронных писем);

ведение, формирование, оформление, учет и хранение находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством дел контрольных и экспертно-аналитических мероприятий, подготовка и передача дел на хранение в архив Счетной палаты;

контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов в соответствии с Номенклатурой дел Счетной палаты;

участие в работе ЭК структурного подразделения аппарата Счетной палаты по проведению экспертизы ценности документов;

составление номенклатуры дел структурного подразделения аппарата Счетной палаты на очередной год с использованием системы "Архивное дело";

ежегодная проверка наличия в структурном подразделении аппарата Счетной палаты документов, дел и изданий, имеющих пометку "Для служебного пользования";

получение, учет, хранение, выдача, списание и уничтожение в установленном порядке бланков Счетной палаты, изготовленных типографским способом и имеющих номер;

проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации делопроизводства в Счетной палате.