7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

7.1.1. Номенклатура дел предназначена: для сохранности документов и формирования на основе исполненных документов дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (10 лет и меньше) сроков хранения, дел по личному составу; для учета дел; для осуществления поиска документов по заголовкам дел в соответствии с принципами формирования дел; для установления сроков хранения дел на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 (далее - типовой перечень), или перечня документов, образующихся в процессе деятельности Счетной палаты, с указанием сроков хранения (далее - ведомственный перечень или перечень Счетной палаты), если он будет разработан и утвержден в установленном порядке, а также для подготовки дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу к передаче в архив Счетной палаты, а дел краткосрочного хранения (временного, до 10 лет) - на уничтожение.

(в ред. Постановления Коллегии Счетной палаты РФ от 28.07.2020 N 12ПК)

7.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Федеральным законом "О Счетной палате Российской Федерации", Регламентом Счетной палаты, Инструкцией, структурой и штатным расписанием Счетной палаты (по состоянию на конец текущего года), положениями о структурных подразделениях аппарата Счетной палаты, планами и отчетами о работе Счетной палаты, номенклатурой дел Счетной палаты за прошедший год, описями дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также типовым перечнем.

7.1.3. Классификационной схемой построения номенклатуры дел является структурный принцип.

Наименованиями разделов Номенклатуры дел Счетной палаты являются наименования структурных подразделений аппарата Счетной палаты (департамент, секретариат, отдел), а подразделами - наименования подразделений в составе структурных подразделений аппарата Счетной палаты (инспекция, отдел).

В Номенклатуре дел Счетной палаты разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой аппарата Счетной палаты.

7.1.4. Организация работы по составлению Номенклатуры дел Счетной палаты на предстоящий календарный год в системе "Архивное дело" по установленным технологиям осуществляется Департаментом управления делами в последнем квартале текущего года с привлечением структурных подразделений аппарата Счетной палаты.

7.1.5. Проект Номенклатуры дел Счетной палаты дел на бумажном носителе с визами ответственных исполнителей Департамента управления делами на оборотной стороне последнего листа согласовывается с Центральной экспертной комиссией Счетной палаты Российской Федерации (далее - ЦЭК), подписывается руководителем аппарата Счетной палаты и утверждается Председателем Счетной палаты путем подписания грифа утверждения до 25 декабря текущего года.

7.1.6. Номенклатура дел Счетной палаты согласовывается с Государственным архивом Российской Федерации (далее - Государственный архив) не реже одного раза в пять лет до утверждения Председателем Счетной палаты.

7.1.7. Номенклатура дел Счетной палаты печатается в одном экземпляре, который является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел Департамента управления делами.

При согласовании с Государственным архивом печатаются два экземпляра Номенклатуры дел Счетной палаты, один из которых направляется в Государственный архив.

7.1.8. После утверждения Председателем Счетной палаты Номенклатура дел Счетной палаты регистрируется в массиве регистрации внутренних документов Департамента управления делами, который переводит ее статус в системе "Архивное дело" из состояния "Плановая" в состояние "Итоговая", а затем загружает ее в САДЭД "Дело" в целях предоставления структурным подразделениям аппарата Счетной палаты возможности работы с Номенклатурой дел Счетной палаты с 1 января следующего календарного года.

7.1.9. В случае изменения вопросов ведения направлений деятельности, структуры аппарата Счетной палаты, передачи функций между ними вносятся изменения в Номенклатуру дел Счетной палаты (по разделам) либо разрабатывается новая Номенклатура дел Счетной палаты в зависимости от произошедших изменений.

Вновь созданное структурное подразделение аппарата Счетной палаты обязано в месячный срок после утверждения положения о нем разработать проект номенклатуры дел структурного подразделения аппарата Счетной палаты в системе "Архивное дело", после согласования указанного проекта с Департаментом управления делами распечатать на бумажном носителе, согласовать с экспертной комиссией структурного подразделения аппарата Счетной палаты, утвердить руководителем структурного подразделения аппарата Счетной палаты и представить ее в Департамент управления делами для приобщения данного раздела к Номенклатуре дел Счетной палаты и перекачки в САДЭД "Дело" для текущей работы.

7.1.10. В Номенклатуру дел Счетной палаты не включаются периодические издания.

7.1.11. Номенклатура дел Счетной палаты (ее разделы) состоит из пяти граф:

первая - индекс дела;

вторая - заголовок дела;

третья - количество дел;

четвертая - срок хранения дела, номер статьи по перечню Счетной палаты;

пятая - примечание.

Графы Номенклатуры дел Счетной палаты, номенклатур дел структурных подразделений аппарата Счетной палаты заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения аппарата Счетной палаты, индекса инспекции (отдела) в составе структурного подразделения аппарата Счетной палаты и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах подразделения в составе структурного подразделения аппарата Счетной палаты.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 16-02-01-01, где 16-02 - индекс департамента, 01 - индекс отдела, 01 - порядковый номер дела по номенклатуре подразделения.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений аппарата Счетной палаты, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

наименование вида дела (переписка, документы к протоколам заседаний Коллегии Счетной палаты и т.д.) и (или) наименование разновидности документов (распоряжения, протоколы, приказы и т.д.);

наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела, наименование местности (территории), с которой связано содержание документов дела, дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих разные документы по одному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются основные виды документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например:

Документы (выписки, проекты, справки, отзывы, заключения, письма) по проведению экспертизы проектов федеральных законов, поступивших из Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.

При составлении номенклатуры дел в ней указывается один общий заголовок дел по контрольным и экспертно-аналитическим мероприятиям, например:

Документы (выписки из Плана работы, программы, удостоверения, акты, отчеты, выписки из протоколов заседаний Коллегии Счетной палаты, представления, предписания, информационные письма, уведомления, письма и др.) по проведению контрольных и экспертно-аналитических мероприятий.

(в ред. Постановления Коллегии от 23.04.2019 N 5ПК)

В графе "Примечание" делается отметка, например:

"На каждое контрольное или экспертно-аналитическое мероприятие заводится отдельное дело, которому присваивается самостоятельный номер (12-02-01/1, 12-02-01/2) и т.д.".

Это означает, что в течение календарного года по мере заведения дел по каждому контрольному или экспертно-аналитическому мероприятию в опись дел вносится конкретный заголовок контрольного или экспертно-аналитического мероприятия с указанием индекса дела, в котором через дробь указан номер проверки в пределах календарного года, например:

(в ред. Постановления Коллегии от 23.04.2019 N 5ПК)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое назначение. Например: "Переписка с органами государственной власти Российской Федерации, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, кредитными или иными организациями по вопросам деятельности Счетной палаты".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: "Переписка с Генеральной прокуратурой Российской Федерации о взаимодействии".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год, на (за) который составлены планы (отчеты). Например: "План работы Счетной палаты Российской Федерации на 2015 год", "Квартальные отчеты министерств, ведомств, организаций, субъектов Российской Федерации о поступлении средств из федерального бюджета".

Если дело состоит из нескольких томов, составляется общий заголовок дела, при необходимости составляются заголовки, уточняющие содержание состава документов каждого тома.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по типовому (ведомственному) перечню. Если срок хранения для конкретного дела невозможно определить по указанным перечням, то он определяется ЦЭК и согласовывается с Федеральным архивным агентством в установленном порядке.

В графе 5 проставляются отметки о выделении дел к уничтожению, передаче дел в другие подразделения, переходящих делах, месте хранения, переносе информации о документах, содержащихся в деле, на электронные носители и др.

7.1.12. Если в течение календарного года в Счетной палате возникают новые документированные участки работы, для которых дела в номенклатуре не предусмотрены, то дела для них дополнительно вносятся в текущую номенклатуру.

7.1.13. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.

Формы номенклатуры дел Счетной палаты и номенклатуры дел структурного подразделения аппарата Счетной палаты приведены в приложении N 17 к Инструкции.