3.2.4.1. Реквизит "Государственный герб Российской Федерации"

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов Счетной палаты в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" и размещается в соответствии с установленным Инструкцией расположением данного реквизита на конкретном бланке.

3.2.4.2. Реквизит "Наименование государственного органа", помещаемый на бланках документов Счетной палаты, должен соответствовать наименованию государственного органа, установленному Федеральным законом "О Счетной палате Российской Федерации", и размещается в соответствии с установленным Инструкцией расположением данного реквизита на конкретном бланке.

При подготовке документа совместно с иными органами, организациями и должностными лицами первый лист такого документа оформляют не на бланке Счетной палаты, а на стандартном листе бумаги формата A4. При этом наименования органов, организаций, а также наименования должностей соответствующих должностных лиц располагают на одном уровне горизонтально, при большом количестве подписантов документа их наименования располагают вертикальными рядами.

3.2.4.3. Реквизит "Наименование структурного подразделения государственного органа" используется при внутренней переписке в Счетной палате и должен соответствовать утвержденному в установленном порядке наименованию соответствующего структурного подразделения аппарата Счетной палаты.

3.2.4.4. Реквизит "Наименование должности" размещается на бланках аудитора Счетной палаты, руководителя аппарата Счетной палаты и заместителя руководителя аппарата Счетной палаты с воспроизведением в верхнем левом углу Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита в одноцветном варианте (черный) ниже реквизита "Наименование государственного органа".

Реквизит "Наименование должности" используется также в случае создания документа на бланке Счетной палаты с воспроизведением в верхнем левом углу Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита в одноцветном варианте (черный) без указания должности лица, его подписавшего, или при создании документа на стандартных листах бумаги формата A4 при оформлении реквизита "Подпись".

3.2.4.5. Реквизит "Справочные данные о государственном органе"

Справочные данные о Счетной палате указываются на бланках писем и включают в себя почтовый адрес Счетной палаты, номера телефона и факса.

3.2.4.6. Реквизит "Наименование вида документа"

Наименование вида издаваемого документа (представление, предписание, приказ, распоряжение, протокол, акт и другие) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается исполнителем при создании документа.

Наименование вида документа не указывается в письмах Счетной палаты.

3.2.4.7. Реквизит "Дата документа" указывает на дату его подписания или регистрации (в случае наличия грифа утверждения - на дату утверждения), для документа, принимаемого Коллегией Счетной палаты, - на дату проведения заседания Коллегии Счетной палаты, для протокола заседания Коллегии Счетной палаты - на дату проведения заседания Коллегии Счетной палаты (на дату принятия решения).

Если авторами документа являются два и более органа или структурных подразделения аппарата Счетной палаты, то датой такого документа будет являться наиболее поздняя дата его подписания.

Дата оформляется словесно-цифровым способом (например: 1 марта 2016 г.) или цифровым способом, то есть арабскими цифрами, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 08.04.2016).

Словесно-цифровой способ используется при датировании исходящих документов, внутренних нормативных документов, записок, справок, финансовых и других документов.

Цифровой способ используется при оформлении виз, резолюций, отметок об исполнении документов и в иных случаях.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с установленным Инструкцией расположением данного реквизита на конкретном бланке.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги формата A4, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 междустрочных интервалов от предыдущего реквизита.

На документах, оформленных в электронном виде с электронной подписью, дата проставляется автоматически при регистрации с использованием САДЭД "Дело".

(в ред. Постановления Счетной палаты РФ от 01.12.2020 N 18ПК)

3.2.4.8. Реквизит "Регистрационный номер документа"

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания, (принятия, издания или утверждения), а также при поступлении документа в Счетную палату.

В зависимости от вида документа его регистрационный номер состоит из порядкового номера (для документов, которые регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года), из порядкового номера и буквенного индекса либо из индекса должностного лица, направления деятельности Счетной палаты или структурного подразделения аппарата Счетной палаты и порядкового номера документа.

Перечень индексов должностных лиц, направлений деятельности Счетной палаты и структурных подразделений аппарата Счетной палаты (далее - перечень индексов) приведен в приложении N 3 к Инструкции.

В ряде случаев номер документа может дополняться аббревиатурами видов документов и проводимых мероприятий, обозначенными буквами. Регистрационный номер документа, изданного Счетной палатой совместно с иными органами, организациями и должностными лицами, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных подписантами документа, расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований подписантов в заголовочной части документа.

На документах, оформленных на бланках Счетной палаты, регистрационный номер проставляется в соответствии с установленным Инструкцией расположением данного реквизита на конкретном бланке.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги формата A4, регистрационный номер печатается под датой от левой границы текстового поля с тем же интервалом, с каким печатался документ.

Примеры оформления регистрационных номеров документов приведены в пунктах 5.7.4 и 5.7.5 Инструкции.

На документах, оформленных в электронном виде с электронной подписью, регистрационный номер проставляется автоматически при регистрации с использованием САДЭД "Дело".

(в ред. Постановления Счетной палаты РФ от 01.12.2020 N 18ПК)

3.2.4.9. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа" включает в себя исходящий номер и дату документа, на который дается ответ. Например: на N 15-РМ от 15.04.2016.

Ссылка на исходящий номер и дату документа располагается ниже наименования адресата, выравнивается по левой границе текстового поля и печатается на расстоянии 2 - 3 одинарных междустрочных интервалов от предыдущего реквизита размером шрифта основного текста документа.

3.2.4.10. Реквизит "Место составления (издания) документа" размещается на бланках документов Счетной палаты, за исключением бланков исходящих писем.

3.2.4.11. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" размещается на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в предусмотренном настоящей Инструкцией порядке.

На документах, в том числе на их проектах (за исключением отчетов (заключений) о результатах контрольных и экспертно-аналитических мероприятий до рассмотрения их Коллегией Счетной палаты), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

(в ред. Постановления Коллегии от 19.10.2018 N 13ПК)

Перечень сведений конфиденциального характера утвержден Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера".

Пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первом листе документа, а также на первом листе письма к документу, содержащему служебную информацию ограниченного распространения.

Пометка печатается без кавычек в правом верхнем углу документа за пределами текстового поля размером шрифта основного текста документа. Номер экземпляра центрируется по отношению к пометке и отделяется от нее одинарным междустрочным интервалом, например:

Для служебного пользования

Экз. N 1

Если документ содержит служебную информацию ограниченного распространения в определенных частях (разделах, пунктах и т.д.), пометка "Для служебного пользования" может проставляться только в отношении соответствующих частей документа. В этом случае пометка "Для служебного пользования" ставится в правом поле документа на одном уровне с соответствующим разделом, пунктом и т.д.

(абзац добавлен в ред. Постановления Коллегии от 19.10.2018 N 13ПК)

3.2.4.12. Реквизит "Адресат" рассматривается как совокупность достоверной и полной информации, на основании которой документ может быть доставлен адресату. Документы адресуются органам государственной власти, государственным органам, органам местного самоуправления, организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам.

Наименования органов государственной власти, государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, их структурных подразделений указываются в именительном падеже, например:

Должность и фамилия лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже, например:

В случае, если документ адресован руководителю органа или организации его (ее) наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Наименования органов государственной власти, государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, их структурных подразделений, а также наименование должности лица оформляются через одинарный междустрочный интервал. Все составные части реквизита отделяются дополнительным одинарным междустрочным интервалом.

Инициалы и фамилия лица, которому адресован документ, пишутся прописными буквами, между инициалами и фамилией пробелы не ставятся.

Если документ отправляется в несколько однородных органов, организаций, структурных подразделений аппарата Счетной палаты, то их следует указывать обобщенно, например:

или:

(новые абзацы 15 и 16 в пункте 3.2.4.12. добавлены Постановлением Коллегии Счетной палаты РФ от 14.04.2020 N 8ПК)

или:

или:

При необходимости документ может направляться нескольким адресатам одновременно, например:

(абзацы 22 - 24 в пункте 3.2.4.12. добавлены Постановлением Коллегии Счетной палаты РФ от 14.04.2020 N 8ПК)

Документ не должен содержать более трех адресатов. Слово "Копия" перед вторым и третьим адресатами не указывается.

При направлении документа в более чем три адреса в Счетной палате составляется указатель рассылки внутренних документов (приложение N 4 к Инструкции), для документов, направляемых в более чем три адреса за пределы Счетной палаты, составляется список рассылки исходящих документов (приложение N 5 к Инструкции). Указатель рассылки внутренних документов и список рассылки исходящих документов подписываются руководителем или заместителем руководителя структурного подразделения аппарата Счетной палаты, в котором был создан соответствующий документ.

(в ред. Постановления Коллегии от 19.10.2018 N 13ПК)

Адресование документа физическому лицу производится в следующем порядке: фамилия (в дательном падеже), инициалы имени и отчества адресата; название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс, например:

Составные части почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. N 234, и центруются относительно максимальной строки с одинарным междустрочным интервалом.

Составные части адреса отделяются дополнительным интервалом. Длина максимальной строки не должна превышать 10 см и ограничивается правой границей текстового поля.

3.2.4.13. Реквизит "Гриф утверждения документа" размещается на документе, утверждаемом должностным лицом (должностными лицами).

При утверждении документа постановлением Коллегии Счетной палаты, приказом Председателя Счетной палаты (при исполнении в установленном порядке заместителем Председателя Счетной палаты полномочий Председателя Счетной палаты в период его отсутствия - приказом исполняющего обязанности Председателя Счетной палаты), распоряжением руководителя аппарата Счетной палаты, заместителя руководителя аппарата Счетной палаты гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО"), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты (словесно-цифровым способом) и номера. Слово "УТВЕРЖДЕН" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа, например:

При утверждении документа конкретным должностным лицом Счетной палаты гриф утверждения должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, личной подписи должностного лица, утверждающего документ, ее расшифровки и даты утверждения (словесно-цифровым способом), например:

Гриф утверждения располагают в верхнем правом углу первого листа документа, печатают от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами, центрируют относительно максимальной строки с одинарным междустрочным интервалом. При утверждении документа конкретным должностным лицом строка с личной подписью отделяется от наименования должности дополнительным одинарным междустрочным интервалом.

Если документ имеет два грифа утверждения, то они располагаются горизонтально на одном уровне, при большом количестве их располагают вертикальными рядами по два грифа в одном ряду.

3.2.4.14. Реквизит "Указания по исполнению документа (резолюция)" оформляется на листе бумаги формата A6 (105 x 148 мм) со ссылкой на регистрационный номер и дату документа, к которому указание относится (приложение N 6 к Инструкции), либо в электронном виде в САДЭД "Дело", либо непосредственно на документе (в заголовочной части документа).

Резолюция включает: фамилии, инициалы исполнителей; содержание поручения; срок исполнения документа; подпись должностного лица и дату.

Текст резолюции должен быть конкретным (например: "Прошу рассмотреть и ответить..." или "Прошу рассмотреть и подготовить проект ответа...") и не допускать двойного толкования.

При наличии нескольких исполнителей головным исполнителем считается названный первым в резолюции. На головного исполнителя также может указывать одно из слов: "свод", "обобщение", "ответственный".

Подлинник документа направляется головному исполнителю, соисполнителям направляется копия документа или его электронная версия.

Головному исполнителю предоставляется право сбора позиций, мнений, предложений или виз соисполнителей в рамках выполняемого поручения по исполнению документа. Головной исполнитель и соисполнители вправе давать указания только лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих направления отчета об исполнении, с типовыми сроками исполнения, указываются инициалы и фамилия исполнителя, подпись автора резолюции, дата.

В поручение (указание) по исполнению документа могут быть включены должностные лица Счетной палаты, которым соответствующий документ направляется для сведения (рядом с их фамилией и инициалами проставляется символ "*"). Указанные лица вправе давать поручения (указания) по исполнению документа иным должностным лицам Счетной палаты (в порядке установленной подчиненности). При этом согласование (визирование) окончательной редакции проектов документов указанными лицами не проводится.

3.2.4.15. Реквизит "Заголовок к тексту" отражает краткое содержание документа и составляется ко всем внутренним нормативным и методическим документам Счетной палаты для включения в последующем в соответствующее поле регистрационной карточки документа в САДЭД "Дело".

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже. Наименование документа должно отвечать на вопросы: "о чем? (о ком?)" ("Об утверждении...", "О назначении...").

Заголовок составляется исполнителем документа. Данный реквизит располагается над текстом документа, печатается центрированным способом без кавычек и подчеркиваний с одинарным междустрочным интервалом от левой границы текстового поля не более чем на треть длины строки и выделяется полужирным шрифтом, точка в конце не ставится.

Заголовок печатается строчными буквами размером шрифта N 14 (с прописной буквы) на расстоянии 2 - 3 одинарных междустрочных интервалов от предыдущего реквизита документа.

3.2.4.16. Реквизит "Текст документа" отражает основное смысловое содержание документа.

Документ должен быть написан деловым стилем с соблюдением правил орфографии и пунктуации. Текст документа должен быть кратким и обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в документе информации.

Тексты документов излагаются от:

первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), как правило, в случаях, если письмо оформляется на бланке соответствующего должностного лица, носит конфиденциальный характер, содержит персональное обращение к адресату;

первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), поскольку должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени государственного органа;

третьего лица единственного числа (например, "Коллегия Счетной палаты Российской Федерации постановляет..."; "Счетная палата Российской Федерации полагает возможным...").

В документах, издаваемых Счетной палатой совместно с другими органами, организациями и должностными лицами текст излагают от первого лица множественного числа (например, "приказываем...", "решили...").

Текст документа может состоять из следующих основных частей:

вступление (преамбула);

основное содержание;

заключение.

Во вступлении (преамбуле) формулируется тема документа, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание документа составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, внутренних нормативных документов Счетной палаты, указываются вид и наименование документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок, заключенный в кавычки. Например:

"В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28 июля 2012 г. N 1058 "О Совете при Президенте Российской Федерации по развитию физической культуры и спорта"

или:

"В соответствии с Положением о порядке организации и проведения служебных проверок в аппарате Счетной палаты Российской Федерации, утвержденным приказом Председателя Счетной палаты Российской Федерации от 16 июня 2014 г. N 82"

В случае, когда документ направляется во исполнение поручения (указания) Председателя Счетной палаты (при исполнении в установленном порядке заместителем Председателя Счетной палаты полномочий Председателя Счетной палаты в период его отсутствия - поручения (указания) исполняющего обязанности Председателя Счетной палаты), заместителя Председателя Счетной палаты, аудитора Счетной палаты, руководителя аппарата Счетной палаты, заместителя руководителя аппарата Счетной палаты в тексте документа в обязательном порядке дается ссылка на данное поручение (указание).

Тексты документов большого объема могут делиться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи, пункты и подпункты, которые нумеруются. Смысловые части текста документа оформляются абзацами. Абзацы внутри пунктов не нумеруются.

Текст документа выравнивается по левой и правой границам полей.

Первая строка абзаца (абзацный отступ) начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте документа не рекомендуется отрывать и переносить на другую строку: инициалы имени и отчества от фамилии; дату от наименования месяца и года; цифры, обозначающие количество, от слов "процент", "метр", "километр", "тонна" и т.д.; символы, обозначающие номер документа, от знака "N"; символы, обозначающие номер документа; телефонный код населенного пункта и цифры телефонного номера.

Текст документа может быть оформлен в виде таблицы, анкеты или быть комбинированным.

Справа над таблицей размещают слово "Таблица", после него приводят номер таблицы (если таблица не одна). Точку после номера таблицы не ставят.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается на более чем одной странице, на последующих страницах заголовочная часть таблицы или номера граф должны быть продолжены.

Заголовки граф пишутся с прописной буквы, а подзаголовки - со строчной, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его.

Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставят.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.

3.2.4.17. Реквизит "Отметка о контроле" размещается на документах, поставленных на контроль, путем проставления штампа "Контроль" (с указанием срока исполнения документа), а также в регистрационной карточке документа в САДЭД "Дело".

3.2.4.18. Реквизит "Отметка о приложении" располагается под текстом документа (кроме приказов и распоряжений).

Слово "Приложение" печатается с красной строки и после его написания ставится двоеточие. Приложения должны иметь все необходимые для данного документа реквизиты (название, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.). Перечень приложений печатается тем же шрифтом, что и основной текст документа, через одинарный междустрочный интервал.

Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 10 л. в 4 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается, например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. (только в первый адрес).

Если приложениями к документу являются материалы, содержащие информацию конфиденциального характера (например, служебную тайну), отметка о приложении оформляется следующим образом:

На приложениях к приказам, распоряжениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения - в верхнем правом углу пишется слово "Приложение" с указанием наименования основного документа, его даты и регистрационного номера.

Все составные части реквизита центрируются относительно максимальной строки с одинарным междустрочным интервалом. Максимальная строка ограничивается правым полем документа, длина ее не должна превышать 8 см, например:

Если приложений несколько, они нумеруются (например, Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

Текст приложения печатается тем же шрифтом, что и основной текст документа.

3.2.4.19. Реквизит "Подпись" включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Если документ оформлен на бланке должностного лица Счетной палаты, то в состав данного реквизита входят только личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если документ оформлен на бланке Счетной палаты, в состав данного реквизита входят наименование должности лица, подписавшего документ, без наименования "Счетная палата Российской Федерации", личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Если документ оформлен не на бланке Счетной палаты, то в состав данного реквизита включаются полное наименование должности лица, подписавшего документ, наименование структурного подразделения аппарата Счетной палаты (включая слова "Счетная палата Российской Федерации" в соответствующем падеже), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне, вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровка подписей располагается под наименованием должностей.

При подписании документа несколькими лицами, должности которых неравнозначны, их подписи располагаются одна под другой в соответствии с иерархией должностей.

Документы, составленные комиссией, подписываются председателем и секретарем этой комиссии либо только ее председателем.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с их распределением, которые печатаются от левой границы текстового поля с полуторным междустрочным интервалом и выравниваются по левому краю, например:

Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения, отделяется от последней строки текста или отметки о наличии приложения 2 - 3 одинарными междустрочными интервалами.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля с одинарным междустрочным интервалом и выравнивается по левому краю, расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля, например:

Между инициалами и фамилией пробел не ставится.

Не допускается подписание документа, на котором обозначено наименование должности одного лица, другим должностным лицом, в том числе надписью от руки "Зам.", "За" или косой чертой перед наименованием должности подписывающего.

3.2.4.20. Реквизит "Отметка об электронной подписи" размещается на визуализированном электронном документе в месте расположения собственноручной подписи должностного лица в документе на бумажном носителе и имеет вид:

для внутренней служебной переписки - в виде штампа "Документ подписан электронной подписью";

для внешней служебной переписки - в виде графического образа (штампа), содержащего данные о сертификате ключа проверки электронной подписи должностного лица, подписавшего документ.

(в ред. Постановления Счетной палаты РФ от 01.12.2020 N 18ПК)

3.2.4.21. Реквизит "Гриф согласования документа"

Согласование проекта документа с другими органами, организациями, должностными лицами (не являющимися сотрудниками Счетной палаты), интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или письмом, например:

или:

Гриф согласования располагается в нижней левой части лицевой стороны последнего листа документа под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (печатается прописными буквами без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования (цифровым способом) или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер.

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются горизонтально на одном уровне, при большом количестве их располагают двумя вертикальными рядами.

3.2.4.22. Реквизит "Виза"

Согласование документов в Счетной палате оформляется визой уполномоченного должностного лица Счетной палаты на документе и приложениях к нему (за исключением установленных Инструкцией случаев, когда согласование документов может быть оформлено на отдельных листах согласования, в том числе оформляемых в электронном виде").

Документы, согласование которых осуществляется в электронном виде, визируются в регистрационной карточке проекта документа в САДЭД "Дело".

(в ред. Постановления Счетной палаты РФ от 01.12.2020 N 18ПК)

Виза включает в себя личную подпись сотрудника Счетной палаты, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования, при необходимости - наименование должности визирующего.

Лица, визирующие документ, несут ответственность за его содержание по вопросам, относящимся к сфере их деятельности.

Визы на проектах документов располагаются не ближе 1 см от края листа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза может быть оформлена следующим образом:

"Замечания прилагаются.

Личная подпись инициалы и фамилия, дата"

В документе, подлинник которого остается в Счетной палате, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа документа, содержащего подпись должностного лица Счетной палаты, подписывающего документ. Приложения к документу визируются в нижней части оборотной стороны последнего листа каждого приложения.

В документе, подлинник которого отправляется из Счетной палаты, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа второго экземпляра отправляемого документа (на первом экземпляре которого будет содержаться подпись должностного лица Счетной палаты, подписывающего документ), а также в нижней части лицевой стороны последнего листа второго экземпляра каждого из прилагаемых к документу приложений.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

3.2.4.23. Реквизит "Печать"

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица Счетной палаты на документе. Порядок проставления печатей в Счетной палате регламентируется Положением о порядке изготовления, использования и хранения печатей и штампов в Счетной палате Российской Федерации, утвержденным приказом Председателя Счетной палаты от 18 июня 2020 г. N 62 (далее - Положение о порядке изготовления, использования и хранения печатей и штампов в Счетной палате).

(в ред. Постановления Коллегии Счетной палаты РФ от 28.07.2020 N 12ПК)

Печать проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах финансового характера печать ставится на специально отведенном месте бланка документа или на месте, обозначенном отметкой "МП" без захвата наименования должности и подписи.

3.2.4.24. Реквизит "Отметка о заверении копии"

Заверение копий документов производится в структурных подразделениях аппарата Счетной палаты, в которых хранятся подлинники документов, сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства.

Кроме того, копия документа может быть заверена печатью в случаях, установленных Положением о порядке изготовления, использования и хранения печатей и штампов в Счетной палате.

Копии актов, отчетов и иных документов о результатах контрольных и экспертно-аналитических мероприятий, а также документов, составленных в ходе проведения указанных мероприятий, заверяются подписью уполномоченного инспектора Счетной палаты.

(в ред. Постановления Коллегии от 19.10.2018 N 13ПК)

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать должность сотрудника Счетной палаты, заверившего копию.

Листы многостраничных копий (выписок из документов) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа), например:

"Всего в копии ____ л.".

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: слово "Верно" (без кавычек); наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи; дату заверения; печать. Например:

Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

3.2.4.25. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер контактного телефона (с указанием соответствующего телефонного кода).

Отметка об исполнителе документа располагается на лицевой стороне последнего листа подлинника документа в нижнем углу от левой границы текстового поля с одинарным междустрочным интервалом (за исключением документов за подписью Председателя Счетной палаты (при исполнении в установленном порядке заместителем Председателя Счетной палаты полномочий Председателя Счетной палаты в период его отсутствия - за подписью исполняющего обязанности Председателя Счетной палаты) и заместителя Председателя Счетной палаты, где эти данные указываются на оборотной стороне последнего листа документа, на котором будет располагаться соответственно подпись Председателя Счетной палаты (при исполнении в установленном порядке заместителем Председателя Счетной палаты полномочий Председателя Счетной палаты в период его отсутствия - подпись исполняющего обязанности Председателя Счетной палаты) или заместителя Председателя Счетной палаты) размером шрифта N 10 - 12, например:

И.В.Петров

8 (495) 986-00-00

На документе, созданном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа и оформляется в соответствии с пунктом 6.10 Инструкции.

Отметка об исполнителе на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляется, а указывается на копии письма, остающейся в деле.

3.2.4.26. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает в себя слова "В дело" (без кавычек, с подчеркиванием), ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения аппарата Счетной палаты, в котором исполнен документ, например:

Как правило, реквизит располагается в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте и может быть выполнен собственноручно. В случаях, когда не представляется возможным разместить реквизит в нижней части лицевой стороны первого листа документа, он может располагаться на оборотной стороне первого листа документа, не ближе 1 см от края листа.

3.2.4.27. Реквизит "Отметка о поступлении документа" содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа, а также указание на количество листов документа и приложений к нему.

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа в соответствии с установленным Инструкцией (пункт 5.4.5) расположением данного реквизита.

пункт 3.2.5 исключен

(пункт 3.2.5 исключен в ред. Постановления Коллегии от 01.10.2019 N 14ПК)