5.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

5.9.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - прохождению поступающих документов.

5.9.2. При регистрации исходящего (внутреннего) документа в его регистрационной электронной карточке в обязательном порядке указываются:

краткое содержание (заголовок) документа;

фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего документ;

фамилии и инициалы лиц, завизировавших документ, исполнителя документа;

адресат документа;

рубрика;

связки с иными документами (в том числе входящим, на который дается ответ);

состав (количество листов, приложений).

При регистрации исходящего (внутреннего) документа, оформленного на бумажном носителе, в его регистрационную карточку прикрепляется электронный образ подписанного оригинала документа. В случае если согласование (визирование) документа осуществлялось в электронном виде, его регистрация производится из регистрационной карточки проекта документа в САДЭД "Дело", регистрационные номер и дата проставляются в прикрепленную электронную копию документа и документ на бумажном носителе.

Регистрация исходящего (внутреннего) электронного документа осуществляется из регистрационной карточки проекта документа в САДЭД "Дело".

Сохранение регистрационной карточки осуществляется только после завершения всех указанных в настоящем пункте действий. Совершенные действия заверяются подписью сотрудника, осуществившего регистрацию документа, в регистрационной карточке.

Регистрация исходящих (внутренних) документов после окончания служебного дня не допускается (за исключением внутренней служебной переписки между структурными подразделениями аппарата Счетной палаты).

Рассылка документов адресатам осуществляется с использованием САДЭД "Дело".

(в ред. Постановления Счетной палаты РФ от 01.12.2020 N 18ПК)

5.9.3. После рассмотрения внутренних (исходящих) документов тексты указаний по исполнению документов вносятся в электронную карточку в САДЭД "Дело" сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, и передаются исполнителям с соответствующими отметками в реестрах или по журналам передачи документов.

5.9.4. Акты, оформленные при проведении контрольных мероприятий (по итогам контрольных действий на объекте), передаются на регистрацию в Департамент управления делами (с пометкой "Для служебного пользования" вместе с их копией, которая остается в деле Департамента управления делами) и подлежат регистрации в трехдневный срок после их представления на регистрацию.

Регистрационный номер акта, оформленного при проведении контрольного мероприятия (по итогам контрольных действий на объекте), включает в себя буквы "км", порядковый номер документа и индекс исполнителя документа, например: N км-43/10-04, N км-584/05-Д.