2. Основные понятия

В Инструкции используются следующие основные понятия:

адресат - полное или сокращенное официальное наименование органа, организации или фамилия и инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "адресат");

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа;

виза - реквизит документа, выражающий согласие сотрудника Счетной палаты с содержанием документа или подтверждающий факт ознакомления с документом;

выписка из документа - документ, дословно воспроизводящий часть текста подлинника документа, заверенный в установленном порядке;

дата документа - реквизит документа, содержащий указанную на документе дату его подписания, утверждения, принятия (в соответствии с реквизитом "дата документа");

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Счетной палате;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Счетной палаты;

внутренний документ - документ Счетной палаты, созданный, оформленный в установленном порядке, включенный в документооборот Счетной палаты и используемый только в Счетной палате;

входящий документ - документ, поступивший в Счетную палату и включенный в документооборот Счетной палаты;

исходящий документ - документ, отправляемый из Счетной палаты, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Счетной палаты;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

проект документа - текст документа до его подписания, утверждения или издания;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

резолюция - письменное указание должностного лица Счетной палаты по исполнению документа;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

служебная записка - внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями ее составителя;

срок исполнения документа - срок, установленный законодательным или иным нормативным правовым актом Российской Федерации, внутренним нормативным документом Счетной палаты, должностным лицом Счетной палаты;

телеграмма - текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Иные понятия, используемые в Инструкции, соответствуют понятиям, установленным законодательством Российской Федерации.