7.2 Формирование и хранение дел

7.2.1. Исполненные документы в 15-дневный срок списываются исполнителем в дело и сдаются сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства, для включения документов в дела в целях их формирования.

Неисполненные или неправильно оформленные документы в дело не включаются.

7.2.2. Формирование дела - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

7.2.3. Формирование дел осуществляется сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, в соответствии с утвержденной сводной номенклатурой дел.

7.2.4. Методическое руководство по формированию дел возлагается на Департамент управления делами.

7.2.5. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:

в дело включаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел сводной номенклатуры дел;

документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

в дело включается один экземпляр каждого документа;

запрещается включать в дело черновые документы и копии документов, а также документы, подлежащие возврату;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело. Если подборка документов по одному вопросу насчитывает более 100 листов, ее следует выделять в самостоятельное дело;

в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел, последние из которых формируются в течение всего периода работы сотрудника в Счетной палате;

дело не должно превышать 200 листов.

При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе, далее указывается номер тома, например, том 1, том 2 и так далее.

7.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке (входящие - по входящим номерам и датам поступления, исходящие - по исходящим номерам и датам отправления).

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом от 100 до 200 листов могут составлять отдельный том, о чем на оборотной стороне последнего листа документа делается отметка.

Постановления Коллегии Счетной палаты, протоколы и стенограммы заседаний Коллегии Счетной палаты в делах располагаются по номерам в хронологическом порядке. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам в хронологическом порядке.

Положения, правила, инструкции, утвержденные приказами Председателя Счетной палаты, группируются вместе с указанными приказами.

В отдельные дела в хронологическом порядке в зависимости от вида документов формируются копии федеральных (федеральных конституционных) законов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и копии других документов с пометкой "Для служебного пользования".

Все документы отчетного и информационного характера об исполнении нормативных правовых актов и поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, обращений сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы группируются в дела структурных подразделений аппарата Счетной палаты.

(в ред. Постановления Счетной палаты РФ от 09.04.2021 N 5ПК)

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от проектов.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

7.2.7. Ведение личных дел членов Коллегии Счетной палаты, гражданских служащих аппарата Счетной палаты осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".

7.2.8. С момента заведения дела хранятся по месту их формирования.

Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих полную их сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы в соответствии с номенклатурой.

7.2.9. Дела постоянного и долговременного сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет в целях оперативной и справочной работы, а затем передаются в архив Счетной палаты.

Дела временного срока хранятся по месту их формирования до истечения сроков хранения, затем включаются в акты о выделении дел к уничтожению, уничтожаются в структурном подразделении аппарата Счетной палаты путем измельчения в бумагорезательной машине либо передаются на утилизацию, организуемую Департаментом управления делами.

Утилизация дел временного срока хранения производится на специализированном предприятии и оформляется актом.

7.2.10. Ответственность за обеспечение сохранности документов и дел возлагается на руководителей структурных подразделений аппарата Счетной палаты.

7.2.11. Изъятие, в том числе временное, документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Председателя Счетной палаты (при исполнении в установленном порядке заместителем Председателя Счетной палаты полномочий Председателя Счетной палаты в период его отсутствия - исполняющего обязанности Председателя Счетной палаты) с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

7.2.12. Архивное дело в Счетной палате осуществляется с учетом требований Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и разработанных на его основе нормативных правовых актов.