Приложение. Изменения, вносимые в приказ ФСИН России от 10.08.2011 N 464 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний"

Приложение

к приказу Федеральной службы

исполнения наказаний

от 28 августа 2013 г. N 494

ИЗМЕНЕНИЯ,

ВНОСИМЫЕ В ПРИКАЗ ФСИН РОССИИ ОТ 10.08.2011 N 464

"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ"

1. В приказе:

1.1. В преамбуле:

после словесно-цифрового обозначения "N 20, ст. 2435" дополнить словесно-цифровым обозначением "; 2012, N 14, ст. 1615; 2013, N 26, ст. 3314";

после словесно-цифрового обозначения "N 25, ст. 3060" дополнить словесно-цифровым обозначением "; 2011, N 37, ст. 5263";

после словесно-цифрового обозначения "N 40, ст. 5072" дополнить словесно-цифровым обозначением "; 2011, N 15, ст. 2131, N 34, ст. 4986, N 35, ст. 5092; 2012, N 37, ст. 4996, N 38, ст. 5102, N 53 (ч. II), ст. 7958; 2013, N 13, ст. 1575".

1.2. Пункт 3 изложить в следующей редакции:

"3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления делами ФСИН России полковника внутренней службы Ветрову И.В.".

2. В Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний (далее - Инструкция):

2.1. Пункт 2 изложить в следующей редакции:

"2. Правовой основой Инструкции являются Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1), федеральные законы от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 52 (ч. I), ст. 5140; 2005, N 19, ст. 1752; 2007, N 19, ст. 2293, N 49, ст. 6070; 2008, N 30 (ч. II), ст. 3616; 2009, N 29, ст. 3626, N 48, ст. 5711; 2010, N 1, ст. 5, 6, N 40, ст. 4969; 2011, N 30 (ч. I), ст. 4603, N 49 (ч. I), ст. 7025, N 50, ст. 7351; 2012, N 31, ст. 4322, N 50 (ч. V), ст. 6959), от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611), от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30 (ч. I), ст. 4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658), от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668), указы Президента Российской Федерации от 13.10.2004 N 1314 "Вопросы Федеральной службы исполнения наказаний" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 42, ст. 4109; 2005, N 29, ст. 3037, N 49, ст. 5204; 2007, N 11, ст. 1283; 2008, N 18, ст. 2009, N 43, ст. 4921, N 47, ст. 5431; 2010, N 4, ст. 368, N 19, ст. 2300, N 20, ст. 2435; 2012, N 14, ст. 1615; 2013, N 26, ст. 3314), от 02.12.2005 N 1396 "Об учреждении геральдического знака - эмблемы и флага Федеральной службы исполнения наказаний" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 49, ст. 5204; 2011, N 35, ст. 5063), постановления Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368), от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461; 2006, N 52 (ч. III), ст. 5587), от 13.08.1997 N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895, N 50, ст. 5689; 1998, N 47, ст. 5771; 1999, N 8, ст. 1026; 2006, N 29, ст. 3251; 2009, N 2, ст. 240, N 12, ст. 1443; 2010, N 9, ст. 964, N 21, ст. 2602; 2011, N 9, ст. 1251, N 29, ст. 4472, N 32, ст. 4834; 2012, N 1, ст. 148, N 19, ст. 2419, N 27, ст. 3739, N 38, ст. 5102, N 49, ст. 6880, N 52, ст. 7507; 2013, N 13, ст. 1575), от 28.07.2005 N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852, N 14, ст. 1413, N 46, ст. 5337; 2009, N 12, ст. 1443, N 19, ст. 2346, N 25, ст. 3060, N 47, ст. 5675, N 49 (ч. II), ст. 5970; 2010, N 9, ст. 964, N 22, ст. 2776, N 40, ст. 5072; 2011, N 15, ст. 2131, N 34, ст. 4986, N 35, ст. 5092; 2012, N 37, ст. 4996, N 38, ст. 5102, N 53 (ч. II), ст. 7958; 2013, N 13, ст. 1575), от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263), от 22.09.2009 N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614; 2011, N 32, ст. 4840; 2012, N 38, ст. 5102; 2013, N 15, ст. 1791), от 26.02.2010 N 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 10, ст. 1084; 2012, N 52, ст. 7507; 2013, N 13, ст. 1575), государственные стандарты Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД), приказ Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Минюста России от 26.04.2010 N 01/6756-ДК), приказ Федеральной службы исполнения наказаний от 19.05.2006 N 245 "Об утверждении Регламента Федеральной службы исполнения наказаний" (зарегистрирован Минюстом России 02.06.2006, регистрационный N 7917) с изменениями, внесенными приказами ФСИН России от 05.08.2009 N 356 (зарегистрирован Минюстом России 17.09.2009, регистрационный N 14789), от 13.10.2009 N 412 (зарегистрирован Минюстом России 20.11.2009, регистрационный N 15280).".

2.2. В пункте 4 после словесно-цифрового обозначения "N 31, ст. 4196" дополнить словесно-цифровым обозначением "; 2012, N 31, ст. 4470".

2.3. В пункте 8 после слов "контроль исполнения поручений," дополнить словами "решений коллегии ФСИН России, протоколов заседаний коллегии ФСИН России, протоколов совещаний у директора ФСИН России,".

2.4. В пункте 11 после слов "(лицом, исполняющим его обязанности)" дополнить словами ", первым заместителем директора ФСИН России, заместителями директора ФСИН России в соответствии с распределением обязанностей".

2.5. В пунктах 11, 79, 80, 83, 91, 107, 113, 131, 140, 141, 143, 145, 146, 147, 148, 164, 175, 176, 177, 180, 186, 198, 202, 206, 214, 227, 230, 251, 253, 260, 264, 267, 274, 321, 323, 398, 406, 407 после слов "лицом,", "лица,", "лицу,", "лицо," дополнить словом "временно".

2.6. В абзаце первом пункта 15 после слов "осуществляется по акту" дополнить словами ", который составляется в произвольной форме".

2.7. Пункт 21 изложить в следующей редакции:

"21. В ФСИН России контроль за организацией и ведением делопроизводства, его состоянием, соблюдением установленных правил работы с документами, письменными обращениями граждан, своевременностью и качеством их исполнения, а также за обеспечением надлежащих условий работы работников, ответственных за ведение делопроизводства, возлагается на управление делами ФСИН России.".

2.8. Пункт 22 дополнить абзацами следующего содержания:

"автор документа" - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

"вид документа" - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

"оформление документа" - проставление необходимых реквизитов документа, установленных правилами документирования;

"бланк документа" - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

"заверенная копия" - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

"юридическая сила документа" - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

"унифицированная форма документа" - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

"объем документооборота" - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

"регистрационная карточка документа" - представленный в виде единого учетного объекта набор обязательных сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документа в системе электронного документооборота ФСИН России.".

2.9. Пункт 28 дополнить абзацами следующего содержания:

"бланк протокола заседания коллегии ФСИН России;

бланк письма структурного подразделения Федеральной службы исполнения наказаний.".

2.10. В пункте 29 после слов "О государственном гербе Российской Федерации"," дополнить словами "Указом Президента Российской Федерации от 02.12.2005 N 1396 "Об учреждении геральдического знака - эмблемы и флага Федеральной службы исполнения наказаний",".

2.11. Пункт 30 изложить в следующей редакции:

"30. В ФСИН России бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации используются для оформления приказов, распоряжений, служебных писем, протоколов заседания коллегии ФСИН России и других документов за подписью директора ФСИН России, первого заместителя директора ФСИН России, заместителей директора ФСИН России.

Служебные письма структурного подразделения оформляются на бланках, выполненных при помощи средств электронно-вычислительной техники, с геральдическим знаком - эмблемой уголовно-исполнительной системы.

Образцы бланков, применяемых в ФСИН России, приведены в приложениях N 1 - 6 к Инструкции.".

2.12. Пункт 35 дополнить подпунктом 35.4 следующего содержания:

"35.4. Для бланка письма структурного подразделения:

геральдический знак - эмблема уголовно-исполнительной системы;

сокращенное наименование министерства, в ведении которого находится ФСИН России: Минюст России;

полное наименование: Федеральная служба исполнения наказаний;

полное наименование структурного подразделения;

сокращенное наименование структурного подразделения;

справочные данные: почтовый адрес, индекс предприятия связи, номера телефона и факса, адрес электронной почты;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.".

2.13. В пункте 36 слова "с применением цветной краски, отличной от черной" исключить.

2.14. В пункте 45 слово "постановлений" исключить.

2.15. В пункте 81 после словесно-цифрового обозначения "N 27, ст. 3430" дополнить словесно-цифровым обозначением "; 2010, N 27, ст. 3430; 2011, N 1, ст. 16".

2.16. В абзаце первом пункта 83 слово "рассмотрение" заменить словами "правовую экспертизу".

2.17. В пункте 95 после слов "акт подписан лицом," дополнить словом "временно".

2.18. В пункте 113:

в абзаце втором после слова "(распоряжений)" дополнить словами "на бумажном носителе";

абзац третий изложить в следующей редакции:

"До представления на редактирование на бумажных носителях проекты приказов (распоряжений) ФСИН России должны пройти согласование с уполномоченными должностными лицами в системе электронного документооборота ФСИН России (далее - СЭД) в установленном порядке.".

2.19. Пункт 114 изложить в следующей редакции:

"114. Приказы (распоряжения) ФСИН России рассылаются в заинтересованные структурные подразделения посредством СЭД согласно разнарядке, указанной исполнителем при создании регистрационной карточки документа, или согласно представленной рассылке.

Если приказ (распоряжение) ФСИН России подлежит рассылке в учреждения и органы УИС, то на обороте последнего листа приказа (распоряжения) ФСИН России справа от разнарядки печатаются слова "Дополнительно разослано _____ экз.". <1>".

2.20. В пункте 115:

абзацы девятый, десятый подпункта ж) изложить в следующей редакции:

"На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

в абзаце третьем подпункта з) после слов "(распоряжения)" дополнить словами "на бумажном носителе";

в подпункте и):

абзац второй дополнить предложением следующего содержания:

"Первый заместитель директора ФСИН России, заместители директора ФСИН России и лицо, делегируемое директором ФСИН России, имеют право подписи приказов (распоряжений) ФСИН России, не носящих нормативно-правовой характер.";

в абзаце пятом после слов "должностное лицо," дополнить словом "временно";

в абзаце шестом слова "сокращение "И.о." заменить словами "сокращение "Врио".

2.21. В подразделе 4.5 после слова "инструкции" дополнить словом ", регламенты".

2.22. В пункте 118:

в абзаце первом:

после слова "инструкции" дополнить словом ", регламенты";

дополнить предложением следующего содержания:

"Приложения при необходимости также могут быть подписаны уполномоченным на это должностным лицом. Если приложение не подписывается, то целесообразно его заканчивать горизонтальной чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 2 - 3 межстрочных интервалов. Длина черты должна составлять 3 - 4 сантиметра.";

дополнить абзацем следующего содержания:

"Регламенты устанавливают общие правила организации деятельности ФСИН России по реализации ее полномочий и взаимодействия ФСИН России с иными федеральными органами исполнительной власти.".

2.23. В пункте 120:

в подпункте б) после слов "гражданских служащих ФСИН России" дополнить словами ", положению об отделе структурного подразделения";

дополнить абзацем девятым следующего содержания:

"Заключения по материалам служебных проверок после утверждения директором ФСИН России подлежат регистрации в управлении делами ФСИН России.";

абзацы девятый, десятый считать соответственно абзацами десятым, одиннадцатым.

2.24. Абзац шестой подпункта 126.1 исключить.

2.25. Подпункт 126.3 изложить в следующей редакции:

"126.3. Протоколы заседаний коллегии ФСИН России готовятся в срок, не превышающий 5 рабочих дней, а протоколы заседаний коллегии ФСИН России, на которых рассматривались итоги оперативно-служебной деятельности ФСИН России, - 10 рабочих дней, если председателем коллегии не установлен иной срок.

Решения, принятые на совещании у директора ФСИН России, первого заместителя директора ФСИН России, заместителей директора ФСИН России, оформляются протоколом. Проект протокола совещания подготавливается структурным подразделением, ответственным за проведение совещания, визируется его руководителем и представляется директору ФСИН России, первому заместителю директора ФСИН России, заместителям директора ФСИН России, как правило, в течение суток после окончания совещания.".

2.26. Подпункт 126.5 дополнить абзацами следующего содержания:

"Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к той теме повестки дня, по которой готовят выписку.

Выписка воспроизводит все реквизиты протокола, вводную часть текста, тему повестки дня, по которой готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение темы и принятое решение.

Выписку из протокола подписывает секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова "Верно", должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, инициалов, фамилии и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется подписью руководителя организации и Гербовой печатью.".

2.27. Пункт 128 дополнить абзацами следующего содержания:

"Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по фельдъегерской, почтовой связи.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью.

Факсограмма - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.".

2.28. В подпункте к) пункта 131:

в абзаце одиннадцатом после слов "или лицами," дополнить словом "временно";

в абзаце двенадцатом:

после слов "подписывает лицо," дополнить словом "временно";

слова "например: "И.о." заменить словами "например: "Врио".

2.29. Абзац третий пункта 134 изложить в следующей редакции:

"Докладная записка является внутренним документом. Докладная записка, адресуемая на имя директора ФСИН России, перед поступлением на доклад директору ФСИН России (лицу, временно исполняющему его обязанности) в обязательном порядке регистрируется в управлении делами ФСИН России. После доклада докладные записки с резолюцией директора ФСИН России (лица, временно исполняющего его обязанности) незамедлительно представляются в управление делами ФСИН России для последующего сканирования, сохранения в электронной базе, направления согласно резолюции и передачи исполнителю для дальнейшей работы. Докладная записка, адресуемая на имя первого заместителя директора ФСИН России, заместителей директора ФСИН России, после наложения резолюции подлежит регистрации в структурном подразделении, руководителем которого подписана докладная записка.".

2.30. Пункт 150 дополнить абзацами следующего содержания:

"Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются структурными подразделениями.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД. Документы, создаваемые в ФСИН России и поступающие в ФСИН России на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа). Подтверждение соответствия электронного образа документа его подлиннику осуществляется с помощью электронной подписи.

В целях учета и поиска документов в СЭД в соответствии с Правилами делопроизводства используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационную карточку документа.

В СЭД могут быть включены дополнительные сведения о документе:

наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа);

отметка о переносе срока исполнения документа;

срок хранения документа;

наименования приложений к электронному документу;

ключевые слова и др.

Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), проходят регистрацию в СЭД.

В соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754, электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения, содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML.

СЭД предусматривает регистрацию (учет) документов и их включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по МЭДО.

При загрузке электронного сообщения в СЭД реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационной карточки документа, поступившего в электронной форме.".

2.31. Пункт 166 изложить в следующей редакции:

"166. Пакеты от поступающих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях данные пакеты для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адресе отправителя, если они отсутствуют в самом документе, а также пакеты, поступившие из судебных органов, прикрепляются к документам и передаются в структурные подразделения.".

2.32. Абзац первый пункта 167 изложить в следующей редакции:

"167. Все поступившие документы независимо от способа их доставки (за исключением обращений граждан, телефонограмм, личной переписки, печатных изданий и справочных документов) после предварительного рассмотрения подлежат обязательной регистрации в день поступления в электронной базе данных, в которую включаются основные реквизиты поступающих документов.".

2.33. Абзац второй пункта 176 после слов "оформляются их секретарями" дополнить словом "(помощниками)"

2.34. Пункт 202 изложить в следующей редакции:

"202. Приказы (распоряжения) ФСИН России после подписания директором ФСИН России (лицом, временно исполняющим его обязанности), первым заместителем директора ФСИН России, заместителями директора ФСИН России, лицом, делегируемым директором ФСИН России, представляются на регистрацию в группу нормативного обеспечения управления делами ФСИН России (далее - группа нормативного обеспечения), приказы по личному составу - в управление кадров ФСИН России, адреса рассылки документа указываются исполнителем при создании регистрационной карточки документа.".

2.35. Пункт 205 изложить в следующей редакции:

"205. Издаваемые на бумажном носителе в ФСИН России приказы, распоряжения регистрируются отдельно самостоятельной порядковой нумерацией в пределах календарного года, в СЭД регистрируются по виду документа в день их подписания.".

2.36. Пункт 207 изложить в следующей редакции:

"207. Поступившие копии нормативных правовых актов, изданные Минюстом России, другими федеральными органами исполнительной власти, регистрируются в СЭД.

На каждом экземпляре поступившей копии нормативного правового акта и не сброшюрованного с ним приложения ставится оттиск штампа, в котором указываются порядковый учетный номер нормативного правового акта, присвоенного в СЭД, и дата их поступления.".

2.37. Пункт 216 изложить в следующей редакции:

"216. К процедурам обработки документов в структурных подразделениях относятся:

получение из управления делами ФСИН России организационно-распорядительных документов, адресованных в структурное подразделение;

регистрация в электронной базе данных (входящие, исходящие и внутренние);

представление документов руководителю структурного подразделения;

своевременное доведение документов и соответствующих поручений руководителя структурного подразделения до работников;

контроль исполнения документов и поручений руководителя структурного подразделения;

подготовка и ведение номенклатуры дел структурного подразделения;

оформление номенклатурных дел, завершенных в делопроизводстве (внутренних описей, листов-заверителей, обложек и т.д.);

отправка документов структурного подразделения.".

2.38. Признать утратившим силу пункт 217.

2.39. В пункте 218:

абзац десятый исключить;

абзац одиннадцатый считать соответственно абзацем десятым.

2.40. В пункте 219 слова "журналах учета" заменить словами "регистрационную карточку документа".

2.41. Пункт 224 дополнить абзацами следующего содержания:

"После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410, N 31, ст. 4196; 2012, N 31, ст. 4470) заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.".

2.42. В пункте 251 после слов "органов исполнительной власти," дополнить словами "решений коллегии ФСИН России, протоколов заседаний коллегии ФСИН России, протоколов совещаний у директора ФСИН России,".

2.43. Пункт 254 изложить в следующей редакции:

"254. Управлением делами ФСИН России на каждый контрольный документ заводится регистрационная карточка документа в электронной базе данных, в которую полностью переносятся указание по исполнению документа, автор документа, его номер, дата поступления (подписания или утверждения), исполнитель и срок исполнения, информация о ходе исполнения контролируемых документов (поручений).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или автор документа.".

2.44. Пункт 255 дополнить абзацем следующего содержания:

"При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения сотрудник, ответственный за соблюдение сроков исполнения контрольных документов, обязан передать другому сотруднику по согласованию с непосредственным руководителем все документы, стоящие на контроле.".

2.45. В пункте 257 слова "на основании заполненной исполнителем контрольной карточки" исключить.

2.46. Пункт 258 изложить в следующей редакции:

"258. Результаты исполнения могут быть представлены в виде письменного ответа, докладной записки или издания распорядительного документа.".

2.47. Пункт 259 изложить в следующей редакции:

"259. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

На документе проставляются отметка о снятии с контроля, подпись лица, подтверждающего снятие с контроля, дата.".

2.48. Пункт 260 изложить в следующей редакции:

"260. Если об исполнении документа директору ФСИН России (лицу, временно исполняющему его обязанности), первому заместителю директора ФСИН России, заместителям директора ФСИН России доложено в устной форме, в регистрационной карточке документа делается соответствующая запись (кому доложено, когда, кто докладывал).".

2.49. Признать утратившим силу пункт 262.

2.50. Пункт 278 изложить в следующей редакции:

"278. Формирование документального фонда осуществляется структурными подразделениями путем составления номенклатуры дел ФСИН России (далее - номенклатура дел, если иное не оговорено особо), формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи в архив ФСИН России.".

2.51. Признать утратившим силу пункт 331.

2.52. Пункт 378 дополнить абзацем следующего содержания:

"Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.".

2.53. Пункт 381 изложить в следующей редакции:

"381. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение N 25), а также акты о выделении к уничтожению документов (дел, правовых актов и изданий), не подлежащих хранению (приложения N 26, 27, 28).".

2.54. Пункт 390 дополнить абзацем следующего содержания:

"Поступившие из структурных подразделений в архив ФСИН России электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.".

2.55. Пункт 394 изложить в следующей редакции:

"394. Документы уничтожаются на основании решения ЦЭК ФСИН России по актам о выделении к уничтожению документов (дел, правовых актов и изданий) (приложения N 26, 27, 28).

Перед включением в акт каждого документа необходимо сверить с учетами его наименование, регистрационный номер, количество экземпляров и листов.".

2.56. Пункт 398 изложить в следующей редакции:

"398. Согласованные ЦЭК ФСИН России акты о выделении к уничтожению документов (дел, правовых актов и изданий) утверждаются заместителями директора ФСИН России по направлениям деятельности только после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения.

Вносить какие-либо исправления в акты о выделении к уничтожению документов (дел, правовых актов и изданий) не разрешается. В исключительных случаях внесенные в акт исправления оговариваются и заверяются подписями всех членов комиссии.

Гриф секретности актов определяется в зависимости от степени секретности в них сведений.".

2.57. Пункт 399 изложить в следующей редакции:

"399. Дела временного срока хранения уничтожаются только после утверждения описей дел постоянного срока хранения. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями.

Если документы для уничтожения вывозятся за пределы здания ФСИН России, то они должны быть уничтожены в этот же день.

Документы уничтожаются путем сжигания, расплавления, дробления, растворения или химического разложения, превращения в мягкую бесформенную массу или порошок.

После уничтожения документов члены комиссии подтверждают факт их уничтожения своими подписями в акте о выделении к уничтожению документов (дел, правовых актов и изданий), а в журналах, карточках учета делаются отметки об уничтожении документов с указанием номера акта и даты его регистрации.

Акты комплектуются в дела в зависимости от сроков их хранения.".

2.58. Пункт 404 исключить.

2.59. Пункты 405 - 421 считать соответственно пунктами 404 - 420.

2.60. В приложениях N 1 - 4 слова "п. 29" заменить словами "п. 30".

2.61. Дополнить приложениями N 5 - 6:

"Приложение N 5

к Инструкции по делопроизводству

в Федеральной службе исполнения

наказаний (п. 30)

Образец бланка протокола заседания коллегии Федеральной

службы исполнения наказаний

Приложение N 6

к Инструкции по делопроизводству

в Федеральной службе исполнения

наказаний (п. 30)

Образец бланка письма структурного подразделения

Федеральной службы исполнения наказаний".

2.62. Приложение N 12 изложить в следующей редакции:

"Приложение N 14

к Инструкции по делопроизводству

в Федеральной службе исполнения

наказаний (п. 123)

Образец оформления полного протокола

Образец оформления краткого протокола".

2.63. Приложение N 24 исключить.

2.64. Дополнить приложениями N 26 - 28:

"Приложение N 26

к Инструкции по делопроизводству

в Федеральной службе исполнения

наказаний (п. 394)

Приложение N 27

к Инструкции по делопроизводству

в Федеральной службе исполнения

наказаний (п. 394)

Примечания: 1. По данному акту уничтожаются журналы, книги учета. Номера журналов указываются в графе 6.

2. Если из уничтожаемых дел изымаются отдельные документы, то об этом в настоящем акте перед словами "Все подлежит уничтожению" делается соответствующая отметка с указанием номеров дел и листов, в которые они вновь подшиты.

3. Акт оформляется на стандартных листах формата A4 в альбомной ориентации.

4. Номер тома указывается в графе 2.

Приложение N 28

к Инструкции по делопроизводству

в Федеральной службе исполнения

наказаний (п. 394)

2.65. Приложения N 5 - 27 к Инструкции считать соответственно приложениями N 7 - 31.

Согласовано

Руководитель

Федерального архивного агентства

А.Н.АРТИЗОВ

26 августа 2013 г.

---