5. Придание правового статуса формам документов, используемым при предоставлении услуг

Законодательством Российской Федерации предусмотрено, что формы заявлений и иных документов, которые граждане и организации направляют в органы (организации), предоставляющие услуги, должны утверждаться нормативными правовыми актами. Юридическим фактом обращения заявителя является подача заявления и иных документов по утвержденной форме.

При этом на практике, когда документы подаются посредством заполнения интерактивной формы на Едином портале или официальном сайте органа (организации), предоставляющего услуги, состав и структура такого документа часто отличаются от утвержденной формы. Поэтому направление документов посредством заполнения неутвержденных интерактивных форм в строго юридическом смысле не является юридическим фактом и не влечет правовые последствия как для заявителей, так и для органов (организаций), предоставляющих услуги.

Для решения указанной проблемы необходимо:

разработать и утвердить требования к порядку подготовки, утверждения и официального опубликования форм документов, необходимых при предоставлении услуг или межведомственном взаимодействии (формы документов должны утверждаться в виде стандартизованных машиночитаемых представлений структурированных данных (далее - схемы данных), определить органы государственной власти, осуществляющие унификацию и стандартизацию документов в электронном виде и схем данных, а при необходимости - их согласование;

проанализировать целесообразность формирования реестра схем данных, необходимых при предоставлении услуг или при межведомственном взаимодействии (далее - реестр схем данных), обеспечивающего поддержку процессов подготовки, утверждения и официального опубликования документов в электронной форме. Кроме того, должна быть проанализирована возможность реализации на базе реестра схем данных сервисов заполнения интерактивных форм заявлений о предоставлении услуг, проверки корректности вводимых данных, преобразования схем данных (в том числе в удобную для восприятия человеком форму), средств визуального редактирования и публикации форм на Едином портале и иных порталах (используемые при проектировании схем данных и интерактивных форм технологии должны на основе стандартизации обеспечивать их повторное использование).

Ведение реестра схем данных осуществляется оператором реестра схем данных - уполномоченным федеральным органом исполнительной власти. В обязанности оператора целесообразно включить:

экспертизу схем данных на соответствие техническим требованиям и их регистрацию в реестре;

экспертизу соответствия форм, размещаемых на Едином портале, официальных сайтах органов (организаций), предоставляющих услуги, и на сайтах многофункциональных центров, утвержденным требованиям;

ведение справочников и классификаторов, необходимых для упорядочения процессов создания, регистрации и использования схем данных;

стандартизацию и унификацию документов в электронном виде.

Следует проанализировать целесообразность создания реестра схем данных на базе Федерального реестра услуг или в виде отдельной информационной системы.

Документы в электронном виде, направляемые заявителю органом (организацией), предоставляющим услуги, должны по составу и структуре соответствовать формам, зарегистрированным в реестре схем данных, иметь все установленные реквизиты и быть подписаны квалифицированной электронной подписью.

Необходимо урегулировать условия и порядок постоянного и временного хранения архивных документов в электронном виде, находящихся в ведении органов государственной власти или относящихся к документам Архивного фонда Российской Федерации, порядок передачи документов в электронном виде на архивное хранение, порядок обеспечения их доступности, сохранности и юридической значимости, определить ответственные органы, их полномочия и обязанности, а также виды документов, архивное хранение которых производится только в форме электронного документа.