III. Регистрация письменных обращений и направление

ответов заявителям

3.1. Письменные обращения, поступившие в центральный аппарат (территориальный орган) Росстата, после их предварительного рассмотрения, независимо от способа доставки, регистрируются службой делопроизводства центрального аппарата и территориального органа Росстата в СЭД в течение трех дней с даты их поступления.

Обращения, поступившие в территориальные органы Росстата из центрального аппарата Росстата регистрируются в день поступления.

Жалоба, поступившая в Росстат на рассмотрение, подлежит регистрации не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления.

Регистрируются обращения, принятые в ходе личного приема руководителем (заместителем руководителя) Росстата (руководителем или заместителем руководителя территориального органа Росстата).

3.2. Обращения регистрируются с соблюдением единых правил делопроизводства.

При регистрации обращений используется Типовой общероссийский классификатор обращений и запросов граждан и организаций.

3.3. Регистрационный номер поступившего обращения определяется в соответствии со структурой регистрационного номера документа и справочников, принятых в центральном аппарате и территориальном органе Росстата - обращение (предложение, заявление, ходатайство, жалоба, запрос) и нумеруется как "N 1, 2, 3, 4... n-ОГ".

В каждом новом календарном году нумерация вновь поступивших обращений и ответов на обращения начинается с первого номера.

При регистрации обращения в регистрационную электронную карточку обращения гражданина в СЭД вносятся:

вид обращения: обращение, предложение, жалоба, или предоставление официальной статистической информации, или предоставление данных годовой бухгалтерской отчетности (в случае предоставления гражданину государственной услуги);

корреспондент (в поле "сторонняя организация" указывается "гражданин");

кратность обращения (первичное, повторное, многократное) (в поле "дата");

фамилия гражданина в именительном падеже. Если обращение коллективное, то вносится фамилия автора, который стоит в списке первым (поле "Подписал");

дата поступления обращения (поле "Дата");

аннотация обращения. Указывается фамилия, имя, отчество гражданина (последнее - при наличии) и краткое содержание поставленных в обращении вопросов (поле "краткое содержание"). Если обращение коллективное, то вносятся фамилия и инициалы первых двух или трех авторов, которые стоят первыми в списке подписавших обращение, в том числе автора, в адрес которого просят направить ответ;

канал поступления обращения (почта, электронная почта, факс, личный прием и др.) (закладка "способ доставки");

номенклатурное дело (номер дела в соответствии с номенклатурой Административного управления центрального аппарата (административного отдела территориального органа) Росстата (поле "номер дела/номер тома");

тема обращения. Определяется отнесение вопроса, поставленного в обращении заявителя, либо запрашиваемой информации к соответствующей теме, тематике и разделу Типового общероссийского классификатора обращений и запросов граждан и организаций на основании аннотаций обращений (поле "тема обращения").

3.4. При регистрации обращения гражданина, переадресованного органом государственной власти в Росстат или территориальный орган Росстата, выбирается вид документа "обращение".

3.5. К регистрационной электронной карточке прикрепляется только отсканированный электронный образ письменного запроса о предоставлении государственной услуги или файл электронного запроса о предоставлении государственной услуги.

Не сканируются письменные обращения граждан, и не присоединяются к регистрационным карточкам обращений в СЭД файлы электронного обращения, содержащие персональные данные.

3.6. Перед началом регистрации поступившего обращения службой документационного обеспечения центрального аппарата и территориального органа Росстата:

осуществляется проверка наличия зарегистрированного обращения гражданина в СЭД (дата, содержание), в случае получения информации о регистрации - обращение повторно не регистрируется;

по обращениям "первичное", "повторное" или "многократное" осуществляется в СЭД их связка - в регистрационной электронной карточке поступившего обращения в закладке "связанные документы" добавляются обращения раннее зарегистрированные (их дата и номер).

3.7. Штамп с регистрационным номером проставляется на лицевой стороне обращения, в котором указываются входящий номер и дата регистрации обращения.

При получении письменных обращений с пометкой "лично" или "конфиденциально" штамп проставляется на конверте.

Делать какие-либо надписи и отметки на письменных обращениях, за исключением предусмотренных технологией обработки документов, не допускается.

3.8. Регистрационный номер ответа на обращение определяется в соответствии со структурой регистрационного номера документа и справочников, принятых в центральном аппарате и территориальных органах Росстата - обращение (предложение, заявление, ходатайство, жалоба, запрос) и нумеруется как "N 1, 2, 3, 4... n/ОГ".

3.9. Ответ по рассмотрению обращения вне зависимости от способа отправления регистрируется службой делопроизводства центрального аппарата и территориальных органов Росстата в СЭД.

Служба делопроизводства:

в течение рабочего дня проверяет правильность оформления ответа (оформление документа и подписание документа, содержание регистрационной электронной карточки, наличие файлов ответа и приложений к нему, а также наличие всех приложений на бумажных носителях) и присваивает ему исходящий регистрационный номер в СЭД;

не позднее следующего рабочего дня со дня регистрации документа, передает ответ по рассмотрению обращения в экспедицию для дальнейшей отправки почтовой связью на почтовый адрес, указанный гражданином, и/или направляет с официального адреса электронной почты Росстата и территориальных органов Росстата по электронному адресу гражданина электронный документ в виде электронного образа документа, получаемого путем сканирования письменного ответа.

Ответ на коллективное обращение направляется на имя первого подписавшего его лица (если в обращении не оговорено конкретное лицо) или в отдельных случаях - каждому из подписавших такое обращение.

3.10. Ответ гражданину, связанный с его работой, направляется ему по почте заказным письмом с уведомлением на почтовый адрес, указанный гражданином и электронным письмом (если гражданин указал об этом в заявлении).

3.11. Ответ или запрос по рассмотрению обращения гражданина направляется в органы государственной власти любым способом доставки (по МЭДО, в рамках СЭД, почтовой или фельдъегерской службой, на электронный адрес или факс) при условии соблюдения требований защиты конфиденциальной информации.

3.12. Подлинник зарегистрированного обращения и подлинник ответа, а также документы и материалы, использованные при подготовке ответа по рассмотрению обращения, в течение дня передаются в службу делопроизводства центрального аппарата и территориальных органов Росстата для регистрации ответа и формирования дел в соответствии с номенклатурой дел и правилами архивного делопроизводства.

3.13. На документах, связанных с рассмотрением обращений, после принятия решения и его исполнения проставляются отметка "В дело" с указанием номера дела по номенклатуре службы делопроизводства, подпись должностного лица, принявшего это решение, и дата.

3.14. Рассмотренные обращения, вторые экземпляры ответов, сопроводительных писем о направлении обращений по компетенции, уведомлений заявителей и другие документальные материалы (переписка, справки, заключения и т.д.) приобщаются к номенклатурному делу "Обращения граждан (предложения, заявления или жалобы), переписка и документы по их рассмотрению".

3.15. Рассмотренные обращения приобщаются к делу в хронологическом порядке. Материалы по рассмотрению обращения и второй экземпляр ответа приобщаются к делу сразу же за рассмотренным обращением. Листы резолюций и конверты (если требуется их хранение вместе с обращениями) нумеруются и вносятся в опись как листы дела. При необходимости в установленном порядке могут быть изготовлены и приобщены к соответствующим делам копии обращений, переадресованных по компетенции в другие государственные органы.

При формировании дел проверяется правильность оформления документов, их полнота (комплектность). Обращения, не рассмотренные в установленном порядке, а также неправильно оформленные документы приобщать к делам запрещается.

3.16. Электронные регистрационные карточки поступивших обращений и отправляемых ответов хранятся в СЭД не менее пяти лет.