II. Организация работы Управления с документами, связанными с предоставлением Кредита

2.1. Руководитель Управления в соответствии с требованиями Порядка заключения договора, Порядка взыскания средств и иными правовыми актами, регламентирующими деятельность Управления:

- устанавливает порядок обработки документов в Управлении, связанных с предоставлением Кредита;

- определяет структурные подразделения Управления и работников Управления, ответственных за выполнение определенных функций, установленных требованиями Порядка заключения договора, Порядка взыскания средств и настоящего Порядка;

- наделяет работников Управления правом подписи документов, связанных с предоставлением Кредита, кроме Договора, дополнительного соглашения об изменении условий Договора и Кредитного договора;

- наделяет начальников Отделов, созданных для осуществления функций управления Федерального казначейства по субъекту Российской Федерации (субъектам Российской Федерации, находящимся в границах федерального округа) на соответствующей территории, правом подписи от имени Управления Договора, дополнительного соглашения об изменении условий Договора;

- наделяет сотрудников Отделов, созданных для осуществления функций управления Федерального казначейства по субъекту Российской Федерации (субъектам Российской Федерации, находящимся в границах федерального округа) на соответствующей территории, правом подписи за главного бухгалтера Управления Договора, дополнительного соглашения об изменении условий Договора.

2.2. Порядок обработки документов в Управлении, связанных с предоставлением Кредита, устанавливается таким образом, чтобы обеспечить своевременную обработку документов, полученных как в электронном виде, так и на бумажных носителях.

2.3. Не допускается подготовка документа, связанного с предоставлением Кредита, и его подписание одним и тем же работником Управления.

2.4. Организация работы в Управлении с документами, связанными с предоставлением Кредита, независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству, применяемой в Управлении.

2.5. Регистрация входящих документов, связанных с предоставлением Кредита, поступивших в Управление на бумажном носителе или в электронном виде, производится в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству, применяемой в Управлении.

2.6. На Кредитном договоре, представленном в Управление на бумажном носителе для рассмотрения, в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству, применяемой в Управлении, Управлением ставится штамп с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа.

2.7. Кредитный договор, представленный в электронном виде с электронной подписью для рассмотрения в Управление, подлежит распечатке в одном экземпляре и регистрации в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству, применяемой в Управлении, с проставлением штампа с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа.

2.8. Входящие регистрационные номера Кредитным договорам присваиваются Управлением в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству, применяемой в Управлении, в порядке поступления Кредитных договоров в день регистрации.

2.9. Регистрация исходящих документов, связанных с предоставлением Кредита, в том числе Договоров, дополнительных соглашений об изменении условий Договора и Кредитных договоров, с присвоением номеров и дат, отправляемых Управлением на бумажном носителе или в электронном виде, производится в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству, применяемой в Управлении.

2.10. Документы, направляемые Управлением Заемщику в электронном виде с электронной подписью, в соответствии с требованиями Порядка заключения договора и Порядка взыскания средств подлежат распечатке в одном экземпляре, регистрации в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству, применяемой в Управлении, и включению в дело Заемщика.

2.11. Регистрация подписанных Договоров, дополнительных соглашений об изменении условий Договора и Кредитных договоров с присвоением номеров и дат, проводимая в Управлении в соответствии с требованиями Порядка заключения договора, как на бумажном носителе, так и в электронном виде осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству, применяемой в Управлении.

2.12. В случае подписания Кредитного договора в электронном виде в соответствии с требованиями Порядка заключения договора распечатанный экземпляр Кредитного договора, указанный в пункте 2.7 настоящего Порядка, подлежит регистрации Управлением с присвоением номера и даты, соответствующих указанным в электронном виде, и включению в дело Заемщика.

2.13. Все документы (входящие и исходящие), связанные с предоставлением Заемщику Кредита, зарегистрированные в Управлении, подлежат включению Управлением в документальный фонд, формируемый в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству, применяемой в Управлении.

С этой целью Управление формирует дело для каждого Заемщика.

В случае отказа уполномоченному органу в заключении Договора на основании письменного обращения Управление возвращает уполномоченному органу карточку образцов подписей и оттиска печати, а также доверенность предоставленную в соответствии с Порядком заключения договора.

2.14. Дело Заемщика формируется со дня заключения Управлением с Заемщиком Договора и подлежит включению в номенклатуру дел Управления.

2.15. В дело Заемщика включаются:

- оригиналы документов, представленных Заемщиком в Управление, включая обращение о намерении заключить Договор, обращение о намерении внести изменения в Договор, письма с прилагаемыми к ним документами;

- заключения Юридического отдела Управления о результатах правовой экспертизы документов, представленных Заемщиком для заключения и исполнения Договора;

- вторые экземпляры Договора, дополнительных соглашений об изменении условий Договора и Кредитных договоров, заключенных на бумажных носителях;

- копии документов, направленных Управлением Заемщику на бумажных носителях, включая уведомления и письма Управления;

- копии Приказа о взыскании Кредитной задолженности и Приказа о взыскании штрафов и пеней;

- экземпляры Кредитных договоров, заключенных в электронном виде, и экземпляры документов, направленных Управлением Заемщику в электронном виде;

- иные документы, связанные с предоставлением Кредита Заемщику.

2.16. Дело Заемщика закрывается Управлением и передается на архивное хранение после прекращения действия Договора.

2.17. Управление обеспечивает ограниченный доступ к делу Заемщика работникам Управления в соответствии с их должностными обязанностями.

2.18. Управление обеспечивает сохранность, учет и передачу дел на архивное хранение в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству, применяемой в Управлении.