4.2.2. Мероприятия по оптимизации состава хранимых бумажных документов в части накопленных документов в Росреестре, территориальных органах Росреестра и филиалах ФГБУ "ФКП Росреестра"

Мероприятия по оптимизации состава хранимых бумажных документов в территориальных органах Росреестра и филиалах ФГБУ "ФКП Росреестра" в части накопленных документов должны включать в себя:

мероприятия по перекомплектованию дел в целях сокращения их объема путем изъятия из них документов, не подлежащих помещению в дела;

мероприятия, связанные с отказом от постоянного хранения отдельных видов документов.

При определении мероприятий по перекомплектованию дел в целях сокращения их объема необходимо решить следующие вопросы:

о месте хранения накопленных дел и месте проведения работ по перекомплектованию таких дел в целях изъятия из них документов, не подлежащих помещению в дела;

о субъектах (уполномоченных специалистах) проведения работ по перекомплектованию таких дел в целях изъятия из них документов, не подлежащих помещению в дела.

В дела правоустанавливающих документов помещаются документы, необходимые для проведения государственной регистрации прав на объект недвижимости, а также иные документы, указанные в Законе о регистрации, в том числе: копия сообщения об отказе в государственной регистрации прав (статья 20 Закона о регистрации); копия уведомления о прекращении государственной регистрации сделки, права или ограничения (обременения) права (пункт 4 статьи 20 Закона о регистрации); копии уведомления о приостановлении государственной регистрации прав (статья 19 Закона о регистрации), направленного правообладателю уведомления о проведении государственной регистрации ограничения (обременения) права, зарегистрированного не по его инициативе (статья 13 Закона о регистрации), письменного сообщения об исправлении технической ошибки, направленного заявителю (статья 21 Закона о регистрации).

В кадастровые дела помещаются документы, на основании которых внесены соответствующие сведения в ГКН, а также иные документы, предусмотренные Законом о кадастре. Порядком ведения государственного кадастра недвижимости, утвержденным приказом Минэкономразвития России от 04.02.2010 N 42 <1>.

--------------------------------

<1> Зарегистрирован Минюстом России 31.03.2010, регистрационный N 16771.

До момента проведения мероприятия по перекомплектованию хранящихся документов в делах правоустанавливающих документов и кадастровых делах должны быть выделены три группы документов, к которым должны применяться различные правила хранения:

первая группа документов включает документы, подлежащие постоянному хранению на бумажных носителях и переводу в электронный вид;

вторая группа документов состоит из документов, подлежащих переводу в электронную форму и последующему (по окончании сроков хранения) уничтожению документов на бумажных носителях;

третья группа документов включает перечень таких документов, которые не подлежат ни переводу в электронную форму, ни хранению на бумажных носителях (т.е. документы, выделяемые к уничтожению).

Мероприятия, связанные с отказом от постоянного хранения отдельных видов документов в сфере регистрационной и учетной деятельности, предполагают прекращение хранения и уничтожение следующих видов накопленных архивных документов в территориальных органах Росреестра и филиалах ФГБУ "ФКП Росреестра":

книг учета выданных свидетельств о государственной регистрации прав и книг учета выданной информации о зарегистрированных правах, срок временного хранения которых истек;

копий документов, представленных для осуществления государственного кадастрового учета, если сведения об объекте, внесенные в ГКН, аннулированы и электронные копии документов такого дела имеются в системе архивного хранения документов в электронной форме;

учетных дел, содержащих решение об отказе в осуществлении государственного кадастрового учета, если с момента принятия такого решения прошло более десяти лет;

дел правоустанавливающих документов (томов дел правоустанавливающих документов), в которые помещены документы, на основании которых было отказано в государственной регистрации права на объект недвижимости, если отказ в государственной регистрации прав не признан судом необоснованным и в решении суда не указано на необходимость осуществить государственную регистрацию прав, если с момента принятия такого решения прошло более десяти лет;

дел правоустанавливающих документов (томов дел правоустанавливающих документов), в которые помещены документы, на основании которых государственная регистрация права на объект недвижимости была прекращена по заявлению правообладателя, если с момента принятия такого решения прошло более десяти лет;

закрытых дел правоустанавливающих документов, содержащих документы, зарегистрированные в книге учета арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества, иных ограничений (обременений) прав на объекты недвижимого имущества, если с момента закрытия прошло более десяти лет.

После завершения работ по перекомплектованию хранящихся документов в делах правоустанавливающих документов и сканированию таких документов, помещенных в дела правоустанавливающих документов, должны быть сформированы дела правоустанавливающих документов в бумажном виде и дела правоустанавливающих документов в электронном виде в соответствии с приказом Росреестра от 24.07.2014 N П/349 "Об утверждении Правил ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним <1> (далее - Правила ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов).

--------------------------------

<1> Зарегистрирована Минюстом России 01.08.2014, регистрационный N 33401; вступает в силу 01.01.2015.

После завершения работ по сканированию документов, помещенных в кадастровое дело, должны быть сформированы кадастровое дело в бумажном виде и кадастровое дело в электронном виде в соответствии с устанавливаемым в соответствии со статьей 4 Закона о кадастре приказом Минэкономразвития России порядком и сроками хранения содержащихся в ГКН документов.

Сформированные кадастровые дела подлежат передаче на хранение в архив после проведения работ по их перекомплектованию и переводу в электронный вид.

В результате реализации данного мероприятия будет существенно уменьшен объем хранимых бумажных документов, что позволит сократить издержки на хранение бумажных документов.