Общие положения

1. Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (далее - Примерная номенклатура дел), представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в процессе деятельности государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой. Примерная номенклатура дел определяет порядок формирования документов в дела, систематизации, идентификации, индексации и сроки хранения дел и является методическим документом для составления индивидуальной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (далее - индивидуальная номенклатура дел).

2. Разделы Примерной номенклатуры дел объединяют наименования дел по функциональному признаку в соответствии с деятельностью государственных нотариальных контор и нотариусов, занимающихся частной практикой.

3. При составлении Примерной номенклатуры дел учтены следующие нормативные правовые акты Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения:

Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-1;

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611);

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010, регистрационный N 18380) (далее - Перечень);

Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. N 403 (зарегистрирован Минюстом России 17.12.2009, регистрационный N 15675), с изменениями, внесенными приказами Министерства юстиции Российской Федерации от 8 апреля 2010 г. N 81 (зарегистрирован Минюстом России 22.04.2010, регистрационный N 16977), от 23 ноября 2010 г. N 360 (зарегистрирован Минюстом России 01.12.2010, регистрационный N 19090).

4. Примерная номенклатура дел состоит из двух разделов: "Организация нотариальной деятельности" и "Совершение нотариальных действий". Внутри разделов заголовки дел сгруппированы с учетом их функциональной взаимосвязи.

В раздел "Организация нотариальной деятельности" включены дела: организационно-распорядительные, отчетности, финансирования и бухгалтерии, по работе с персоналом, регистрационно-контрольные и учетные.

В раздел "Совершение нотариальных действий" включены дела, связанные с совершением нотариальных действий.

5. Сроки хранения управленческих документов определены по Перечню. Срок хранения документов, отражающих специфику нотариальной деятельности, установлен в Примерной номенклатуре дел по согласованию с Центральной экспертной комиссией Министерства юстиции Российской Федерации (далее - ЦЭК Минюста России), Федеральной нотариальной палатой и Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (далее - ЦЭПК при Росархиве).

6. Примерная номенклатура дел охватывает виды и разновидности документов, которые могут образоваться в деятельности государственных нотариальных контор и нотариусов, занимающихся частной практикой.

7. Примерная номенклатура дел состоит из следующих граф: индекс дела (графа 1), заголовок дела (графа 2), срок хранения дела, номера статей (графа 3), примечание (графа 4).

8. На основании Примерной номенклатуры дел формируется индивидуальная номенклатура дел, состоящая из следующих граф: индекс дела (графа 1), заголовок дела (графа 2), количество дел (томов, частей) (графа 3), срок хранения дела, номера статей (графа 4), примечание (графа 5). Индивидуальная номенклатура дел должна соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации, законодательства субъектов Российской Федерации, приказов Министерства юстиции Российской Федерации, решениям Федеральной нотариальной палаты, которые предъявляются к формированию отдельных категорий дел.

9. В индивидуальную номенклатуру дел включаются дела, образующиеся в процессе деятельности конкретной государственной нотариальной конторы или конкретного нотариуса, занимающегося частной практикой.

10. В индивидуальную номенклатуру дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, включаются дела, содержащие:

номенклатуру дел;

документы, являющиеся основанием для осуществления нотариальной деятельности (заверенные копии приказов о наделении полномочиями нотариуса, а также о его замещении, копии лицензий);

копии договоров страхования гражданской ответственности нотариуса, занимающегося частной практикой;

законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, приказы, распоряжения, методические документы Министерства юстиции Российской Федерации, его территориальных органов и нотариальных палат.

11. Индивидуальная номенклатура дел составляется на каждый календарный год не позднее 1 декабря предшествующего года на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой, или государственной нотариальной конторы, и вводится в действие с 1 января следующего года.

12. Каждое дело, включенное в индивидуальную номенклатуру дел, имеет строго определенный индекс, который указывается в графе 1.

Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения раздела и порядкового номера заголовка дела по Примерной номенклатуре дел в пределах раздела. Дела, неоконченные производством в течение одного года, являются переходящими и вносятся в индивидуальную номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Не могут быть переходящими реестры для регистрации нотариальных действий, дела, состоящие из документов, относящихся к определенным нотариальным действиям, совершенным в календарном году и оконченным производством.

13. Графа 2 включает заголовки дел. При перенесении заголовков дел из Примерной номенклатуры дел в индивидуальную номенклатуру дел возможны уточнения заголовков, предложенных Примерной номенклатурой дел, их конкретизация. Допускается объединение в одно дело нескольких взаимосвязанных по содержанию и одинаковых по срокам хранения заголовков из Примерной номенклатуры дел или разделение одного дела, предусмотренного Примерной номенклатурой дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав (вид) документов.

14. Графа 3 "количество частей (томов)" заполняется в индивидуальной номенклатуре дел по окончании календарного года. Дела, состоящие из нескольких томов, имеют общий индекс. На обложке каждого тома указывается его порядковый номер.

15. В графе 4 указываются сроки хранения дел и статьи по Перечню в соответствии с Примерной номенклатурой дел.

16. В графе 5 делаются пометки о не начатых или переходящих на следующий год делах, передаче дел в архив, выделении дел к уничтожению, другие дополнительные пометки.

17. Если в течение года у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе образуются новые дела, не предусмотренные Примерной номенклатурой дел, они дополнительно вносятся в индивидуальную номенклатуру дел. Для внесения новых дел в конце структурного раздела индивидуальной номенклатуры дел оставляют 2 - 3 резервных индекса дел (без указания заголовков).

18. В дела помещается один экземпляр правильно оформленных документов, заверенных необходимыми подписями, печатями, датированных. Приложения к документам, как правило, формируются вместе с документами, к которым они относятся, следуя за основным документом.

19. Дела со дня их формирования до передачи в архив или на уничтожение, хранятся у нотариуса, занимающегося частной практикой или в государственной нотариальной конторе.

20. Территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации и нотариальные палаты субъектов Российской Федерации обязаны осуществлять контроль за сохранностью и учетом нотариальных архивов, а государственные нотариальные конторы и нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность и учет нотариальных архивов.

21. По окончании календарного года составляется итоговая запись о категориях и количестве находившихся в производстве дел отдельно постоянного и временного хранения, а также об общем количестве дел, находившихся в производстве в соответствующем году.

Итоговая запись удостоверяется подписью нотариуса либо работника, ответственного за ведение архива и подготовку номенклатуры дел.