1. Организация нотариальной деятельности

01-01

Документы о назначении и замещении нотариуса (заверенные копии приказов, лицензия или ее копия)

Пост. <*> ст. 19а

01-02

Законы и иные нормативные правовые акты <1>

ДМН ст. 1 б

<1> Могут храниться в электронном виде

01-03

Постановления, решения, протоколы, методические материалы Министерства юстиции Российской Федерации, его территориальных органов и нотариальных палат <1>

Пост. <*> ст. 1 б, ст. 18 в

<1> Присланные для сведения - ДМН

01-04

Договоры страхования гражданской ответственности нотариуса при осуществлении им нотариальной деятельности (копии договоров)

Пост. <*> ст. 447

01-05

Организационно-распорядительные документы нотариуса <1>

Пост. <*> ст. 19 а

<1> Постановления, приказы, распоряжения, поручения (кроме приказов по личному составу и распоряжений о замещении временно отсутствующего нотариуса)

01-06

Журнал регистрации организационно-распорядительных документов нотариуса <1>

Пост. <*> ст. 258 а

<1> Постановления, приказы, распоряжения, поручения (кроме приказов по личному составу и распоряжений о замещении временно отсутствующего нотариуса)

01-07

Должностные инструкции работников нотариальной конторы

3 г. <1> ст. 77 б

<1> После замены новыми

01-08

Приказы по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение, отпуска и пр.)

75 л. ст. 19 б

01-09

Журнал учета приказов по личному составу

75 л. ст. 258 б

Подлежит приему в государственный архив, если может быть использован в качестве научно-справочного аппарата

01-10

Соглашения и распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса

Пост. <*> ст. 79 а

01-11

Журнал учета соглашений и распоряжений о замещении временно отсутствующего нотариуса

Пост. <*> ст. 258 а

01-12

Журнал учета приема-передачи полномочий и дел нотариуса

Пост. <**> ст. 258а

01-13

Трудовые книжки работников

До востребования<1> ст. 664

<1> Невостребованные - 75 л.

01-14

Книга выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним

75 л. ст. 695 в

01-15

Книга регистрации трудовых договоров (трудовых соглашений)

75 л. ст. 695 б

01-16

Личные дела (заявления, копии приказов, выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) <1>

Пост. ст. 656 а 75 л.

ЭПК <***>

ст. 656 б

<1> На постоянное хранение оставляются личные дела работников нотариальной конторы, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и иные звания

01-17

Личные карточки работников

75 л. ЭПК <***> ст. 658

01-18

Трудовые договоры, трудовые соглашения <1>

75 л. ст. 657

<1> Не вошедшие в состав личных дел

01-19

Переписка по вопросам основной деятельности нотариуса

5 л. ЭПК <***> ст. 32, ст. 35

01-20

Переписка, осуществляемая в электронной форме, по вопросам совершения нотариальных действий, связанных с отчуждением недвижимого имущества и ведением наследственных дел <1>

Пост. <*> ст. 258 г

<1> Хранится в электронном виде

01-21

Переписка, осуществляемая в электронной форме, по иным вопросам основной деятельности нотариуса <1>

5 л. ст. 258 г

<1> Хранится в электронном виде

01-22

Журнал регистрации входящей корреспонденции

5 л. ст. 258 г

01-23

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

5 л. ст. 258 г

01-24

Электронный журнал регистрации входящих электронных документов <1>

5 л. ст. 258 г

<1> Хранится в электронном виде

01-25

Электронный журнал регистрации исходящих электронных документов <1>

5 л. ст. 258 г

<1> Хранится в электронном виде

01-26

Финансовые документы, подтверждающие оплату совершенных нотариальных действий (платежные поручения, корешки почтовых переводов и др.) <1>

5 л. <2> ст. 362

<1> Для государственных нотариальных контор

<2> При условии проведения проверки

01-27

Первичные учетные документы и приложения к ним, связанные с хозяйственными операциями, явившиеся основанием для бухгалтерских записей (счета-фактуры, кассовые, банковские документы, квитанции, корешки банковских чековых книжек и квитанций, извещения банков и переводные требования и др.) <1>

5 л. <2> ст. 362

<1> Для государственных нотариальных контор

<2> При условии проведения проверки

01-28

Лицевые счета работников

75 л. ст. 413

01-29

Документы (расчетно-платежные), ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы и др. выплат работникам (премий, пособий, материальной помощи); <1>

доверенности на получение товарно-материальных ценностей

5 л. <2> ст. 412

<1> При отсутствии лицевых счетов работников - 75

<2> При условии завершения проверок

01-30

Информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в соответствующих регистрирующих органах

5 л. <1> ст. 40

<1> После снятия с учета

01-31

Отчеты по перечислению денежных сумм по социальному страхованию

Пост. ст. 391

01-32

Соглашения, договоры, связанные с обеспечением нотариальной деятельности

5 л. <1> ЭПК <***> ст. 436

<1> После истечения срока действия соглашения, договора

01-33

Документы (инвентаризационные описи, акты, ведомости и др.) об инвентаризации основных средств, имущества, товарно-материальных ценностей

Пост. <*> <1> ст. 427

<1> При условии проведения проверки (ревизии) государственных нотариальных контор

01-34

Справки и акты проверок исполнения профессиональных обязанностей нотариуса

Пост. <*> ст. 173 а

01-35

Годовые статистические отчеты о деятельности нотариуса

Пост. <*> 467 б

01-36

Номенклатура дел

Пост. <*> ст. 200 а

01-37

Описи дел постоянного срока хранения <*>

Пост. <*> ст. 248 а

01-38

Описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения

3 г. <1> ст. 248 в

<1> После уничтожения дел

01-39

Акты о выделении дел (документов) к уничтожению

Пост. <*> ст. 246

01-40

Акты приема-передачи дел (документов) и личной печати нотариуса

<**> Пост., ст. 79 а

01-41

Документы, на основании которых производилось изъятие документов или выдача информации о совершенных нотариальных действиях (постановления, протоколы выемки, определения (запросы) суда, справки об изъятии и др.)

3 г. <1> ст. 251

5 л. <2> ЭПК <***>

<1> После возвращения.

<2> Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям

01-42

Справки, выданные по запросам граждан и организаций, документы к ним (заявления, запросы, переписка)

5 л. ст. 253

01-43

Документы по учету бланков для совершения нотариальных действий (операционные выписки и др.)

3 г. ст. 259 г