22. Передача дел на хранение в архив, выдача дел и копий документов

22. Передача дел на хранение в архив, выдача дел

и копий документов

22.1. Архив хранит все судебные дела и дела по номенклатуре с документами Высшего Арбитражного Суда, а также организаций-предшественников.

22.2. Протоколы заседаний Пленума Высшего Арбитражного Суда, подписанные председательствующим на заседании и секретарем, а также повестки заседаний Президиума Высшего Арбитражного Суда, подписанные заведующим Секретариатом Президиума, при сдаче в архив подшиваются в отдельные папки в хронологическом порядке.

22.3. Передача дел в архив производится по графику, составленному специалистом архива, согласованному с руководителями судебных составов и подразделений.

22.4. Прием каждого дела производится специалистом архива в присутствии специалиста судебного состава или подразделения. При этом на обоих экземплярах сдаточной описи против номера каждого дела, включенного в нее, делается отметка о фактическом наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи и ставятся подписи заведующего архивом и специалиста, передавшего дела.

22.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в судебных составах и подразделениях, а по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

22.6. Дела с истекшим временным сроком хранения (до 10 лет включительно) оформляются и подготавливаются к уничтожению специалистами судебных составов и подразделений по актам. Акты утверждаются соответствующими руководителями и согласовываются с заведующим архивом. Акты оформляются в двух экземплярах. Первый сдается в архив, второй хранится в деле по номенклатуре судебного состава, подразделения (приложения 33, 34).

22.7. Выдача из архива дел в судебные составы и подразделения производится по письменным заказам судей и руководителей подразделений (приложение 35).

На выданное дело заводится карточка-заместитель. В ней указывается номер дела, его наименование, кем оно заказано и получено, дата выдачи, расписка получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело (приложение 36).

Дела выдаются на срок не более одного месяца.

22.8. Выдача или направление сторонним организациям судебных дел и документов из судебных дел, находящихся в архиве, а также документов из дел постоянного хранения, предусмотренных номенклатурой, допускается только с письменного разрешения руководства Высшего Арбитражного Суда.

Судьям и начальникам подразделений судебные дела выдаются из архива по их письменным заявкам и под расписку в журнале регистрации дел.

22.9. Ознакомление с судебным делом, находящимся в архиве, участвующих в деле лиц, их представителей, а также в особых случаях работников других учреждений допускается лишь при наличии письменного заявления, доверенности и разрешающей визы судьи, в производстве которого находилось дело, либо председателя судебного состава или руководства Высшего Арбитражного Суда.

22.10. Ознакомление с судебным делом производится в рабочем помещении архива или судебного состава в присутствии их работников в обстановке, исключающей возможность изъятия из судебного дела документов (листов) или внесения в них каких-либо изменений.

22.11. Лицо, знакомящееся с делом, должно лично сделать письменную отметку о своем ознакомлении с делом на документе (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом. Данный документ подшивается к делу работником архива и вносится во внутреннюю опись дела.

При наличии на внутренней стороне обложки судебного дела раздела "С материалами дела ознакомлены" запись об ознакомлении делается на обложке.

22.12. Выдача копий документов из судебных дел и дел по номенклатуре, находящихся в судебных составах и подразделениях, производится специалистами с письменного разрешения судей, руководителей подразделений, которое дается ими на запросе, заявлении.

В надлежащих случаях такое разрешение дается руководством Высшего Арбитражного Суда.

22.13. При выдаче копий документов, если они исполнены на бланках, полностью воспроизводятся реквизиты бланков (наименование организации, номер, дата и т.д.).

Если выдается копия документа, исходящего от Высшего Арбитражного Суда, она изготавливается на его бланке. В правом верхнем углу на каждом листе копии ставится штамп "Копия", а на последнем листе под текстом - штамп "Копия верна" и совершается удостоверительная надпись. Рядом с подписью должностного лица, свидетельствующего верность копии, на свободном от текста месте проставляется печать канцелярии.

22.14. Гербовая печать проставляется на документах, перечисленных в Положении о печати Высшего Арбитражного Суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, а также на копиях судебных актов и других документах по отдельным поручениям Председателя Высшего Арбитражного Суда и его заместителей.

22.15. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной шелковистой нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа, заклеиваются сверху круглым, плотным листком бумаги диаметром 40 - 45 мм и опечатываются. Печать и штамп "Копия верна" проставляются с таким расчетом, чтобы их части захватывали листок, заклеивающий концы нити.

22.16. Лицо, получившее копию документа, расписывается на запросе или доверенности либо на отдельном листе, если копия документа не направляется по почте.

Согласовано

Заместитель Руководителя

Федеральной архивной

службы России

В.А.ЕРЕМЧЕНКО

27.06.2003