21. Составление сдаточных описей дел

21.1. В судебных составах и структурных подразделениях на завершенные в делопроизводстве дела с постоянным и долговременным (свыше 10 лет) сроками хранения составляются сдаточные описи в двух экземплярах (приложение 31) для передачи дел в архив суда не позднее чем через два года после истечения предусмотренного номенклатурой дел срока их хранения.

Сдаточные описи составляются отдельно на дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу.

Законченные производством судебные дела сдаются в архив по сдаточной описи (приложение 32) после их рассмотрения в соответствии со сроками, установленными арбитражным процессуальным законодательством.

Сдаточные описи служат основой для сводных описей, которые готовятся архивом для сдачи дел на государственное хранение.

21.2. При составлении в судебных составах и подразделениях сдаточных описей дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки судебных дел и дел по номенклатуре вносятся в сдаточные описи в соответствии с предусмотренными в описях графами;

- каждое дело вносится в сдаточную опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

- порядок присвоения номеров сдаточным описям устанавливается по согласованию с архивом;

- графы сдаточной описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в сдаточную опись подряд нескольких дел по номенклатуре с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их состояния, о наличии копий и т.п.

21.3. Ответственность за своевременное и качественное составление сдаточных описей по установленным формам несут руководители судебных составов и подразделений.