1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации <1> разработана на основе Федерального конституционного закона "Об арбитражных судах в Российской Федерации", Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации <2>, приказов Председателя Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, иных нормативных правовых актов по делопроизводству и судопроизводству, а также в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" <3> и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти <4>.

--------------------------------

<1> Далее - Инструкция по делопроизводству, Инструкция.

<2> Далее - АПК РФ.

<3> Принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

<4> Утверждена приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000, N 68.

Инструкция по делопроизводству устанавливает единые правила организации приема, регистрации и учета документов, их оформления, прохождения и рассмотрения, подготовки ответов, направления адресатам, печатания и тиражирования, передачи документов для хранения в архив и выдачи из архива, а также осуществления контроля за соблюдением установленных правил делопроизводства в Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации <1>.

--------------------------------

<1> Далее - Высший Арбитражный Суд.

1.2. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех работников Высшего Арбитражного Суда, которые несут ответственность за соблюдение ее требований, сохранность служебных документов и разглашение содержащейся в них информации.

1.3. Документационное обеспечение делопроизводства, контроль за соблюдением в судебных составах, секретариатах, управлениях и отделах <1> Высшего Арбитражного Суда настоящей Инструкции, методическое обеспечение работы с документами возлагается на Управление делопроизводства.

--------------------------------

<1> Далее - подразделения.

1.4. По вопросам организации и ведения делопроизводства Управление делопроизводства взаимодействует с судебными составами и подразделениями Высшего Арбитражного Суда.

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, обеспечение контроля за соблюдением установленных правил работы с судебными делами и документами возлагается на руководителей судебных составов и подразделений.

Ведение делопроизводства осуществляется секретарями судебных заседаний и специалистами по делопроизводству.

1.6. На секретаря судебного заседания возлагаются следующие обязанности:

- подготовка и вывешивание списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании;

- проверка явки лиц, прибывших в судебное заседание по вызову суда;

- ведение протокола судебного заседания, ознакомление с ним лиц, участвующих в деле, по их ходатайствам;

- формирование и подшивка судебных дел после завершения рассмотрения;

- выписка исполнительных листов по делам;

- контроль за поступлением документов, истребованных судом по делу;

- ознакомление лиц, участвующих в деле, и иных лиц по указанию председательствующего в судебном заседании с материалами судебного дела;

- контроль за поступлением уведомлений отделений связи о вручении писем с копиями судебных актов лицам, участвующим в деле;

- вручение под расписку лицам, участвующим в деле, и иным лицам по указанию председательствующего в судебном заседании копий судебных актов;

- ведение записей на внутренней стороне обложки судебного дела в части, касающейся судебного разбирательства;

- выполнение другой работы по поручению председателя судебного состава, судьи.

1.7. На специалиста по делопроизводству судебного состава, подразделения <1> возлагаются следующие обязанности:

--------------------------------

<1> Далее - специалист судебного состава, подразделения, специалист.

- прием, регистрация, учет и передача исполнителям по указанию руководителей входящей корреспонденции и документов (заявлений и представлений, исковых заявлений (заявлений) и судебных дел, дополнительных материалов к поступившим заявлениям, писем, жалоб и иных обращений, а также другой документации);

- регистрация, оформление, конвертование (упаковка), адресование исходящих (отправляемых) из судебного состава, подразделения документов, составление на них реестра и передача в экспедицию под расписку в реестре;

- ведение необходимой справочно-информационной работы;

- возврат истребованных дел в арбитражные суды, направление документов и дел по запросам, передача документов и дел в архив, оформление надзорных производств по заявлениям (представлениям);

- подготовка предложений по номенклатуре дел судебного состава, подразделения и формирование номенклатурных дел по срокам хранения документов, передача их в архив;

- периодическая проверка (сверка) наличия судебных дел и документов, находящихся на исполнении у судей, помощников судей, работников судебного состава, подразделения;

- информирование председателя судебного состава, руководителя подразделения о сроках исполнения поручений, дел и документов;

- ежедневный ввод информации в технологическую базу данных автоматизированных информационных систем <1> "Судопроизводство" и "Делопроизводство" о поступлении, этапах прохождения и результатах рассмотрения документов и дел;

--------------------------------

<1> Далее - БД АИС; БД.

- обеспечение сохранности и правильного использования компьютерной техники;

- своевременная подготовка и оформление заявок для получения бланков, средств оргтехники, канцелярских принадлежностей, их учет и выдача работникам;

- хранение печатей, штампов, бланков и учет их использования в судебном составе, подразделении;

- оформление заявок на машинописные и копировальные работы, передача их в группу автоматизированной подготовки документов и копировально-множительное бюро, получение готовой работы;

- подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;

- выполнение другой работы по поручению руководителей судебных составов и подразделений.

1.8. На период отпуска специалиста, при перемещении по должности, увольнении или иных подобных обстоятельствах имеющиеся у него документы по распоряжению председателя судебного состава, руководителя подразделения передаются другому работнику, на которого возлагаются обязанности ведения делопроизводства.

1.9. Судьи и работники подразделений, уходя в отпуск, находясь в состоянии длительной нетрудоспособности, выезжая в длительную командировку, по указанию своего непосредственного руководителя передают через специалиста находящиеся у них на исполнении дела и документы другим исполнителям.

При уходе в отставку судьи, увольнении или переходе работника на работу в другое подразделение специалист принимает от них по акту или путем отметки в соответствующих журналах, регистрационных карточках все числящиеся за ним дела и документы.

1.10. Передача документов и дел из одного судебного состава в другой или из одного подразделения в другое осуществляется только через канцелярию Управления делопроизводства <1>.

--------------------------------

<1> Далее - канцелярия.

1.11. На всех стадиях работы с судебными делами и документами председатели судебных составов, судьи, помощники судей руководители подразделений, консультанты, секретари судебных заседаний и специалисты делопроизводства соблюдают следующие правила:

- поступающие судебные дела и документы регистрируются в канцелярии в день их поступления и в этот же день, а в крайних случаях (поздняя доставка, необходимость поиска дополнительной информации в связи с поступившими ранее материалами и т.п.) не позднее следующего дня (исключая нерабочие дни), передаются по назначению в соответствующие судебные составы, подразделения, руководители которых назначают непосредственных исполнителей;

- сведения о всех производимых по поступившим судебным делами и документам регистрационных, учетных, контрольных, передаточных и иных действиях, а также о принимаемых решениях и результатах рассмотрения дел и документов незамедлительно вводятся специалистом по делопроизводству судебного состава или подразделения в БД АИС "Судопроизводство" или "Делопроизводство";

- передача документов исполнителям в подразделениях производится специалистом не позднее следующего дня после поступления, когда руководителем принято решение о назначении исполнителя.

В судебных составах передача документов судьям производится в день распределения их председателем судебного состава под расписку в журнале установленной формы.

1.12. Ответственность за своевременную регистрацию поступивших судебных дел и документов, соблюдение порядка их прохождения и направления по назначению, обеспечение контроля исполнения, а также за разглашение содержания дел и документов и принятых по ним решений несут руководители судебных составов, подразделений, помощники судей, консультанты и специалисты согласно функциональным обязанностями.

1.13. Содержание служебных документов (их проектов) является конфиденциальным и не подлежит разглашению. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях согласно полномочиям должностного лица, работающего или знакомящегося с документами.

Передача документов или их копий, ознакомление с ними представителей сторонних организаций, а также использование их содержания в средствах массовой информации допускается только с разрешения руководства Высшего Арбитражного Суда или руководителей судебных составов, подразделений.

1.14. Судьи и работники аппарата Высшего Арбитражного Суда несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них судебных дел и документов.

В случае утраты дел и документов об этом немедленно письменно докладывается руководителям соответствующего судебного состава или подразделения, а также в Управление делопроизводства.

По факту утраты дел и документов руководителем судебного состава или подразделения назначается служебное расследование и по его результатам принимается решение руководством Высшего Арбитражного Суда.

1.15. Порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну и служебную информацию ограниченного распространения, определяется Федеральным законом "О государственной тайне" и другими нормативными правовыми актами, регулирующими эти вопросы.

1.16. Для работы с документами применяются электронные информационные системы. Автоматизированные технологии обработки документальной информации должны отвечать требованиям Инструкции.

1.17. Сопровождение программного и информационного обеспечения автоматизированных систем "Судопроизводство" и "Делопроизводство" в процессе их эксплуатации, сопровождение и ведение технологической базы данных этих систем осуществляются Отделом информатизации Высшего Арбитражного Суда.

1.18. Исходящая из Высшего Арбитражного Суда корреспонденция отправляется только через экспедицию Управления делопроизводства <1>.

--------------------------------

<1> Далее - экспедиция.