9. Контроль за исполнением документов и поручений

9.1. Общий контроль за своевременным и качественным исполнением в судебных составах и подразделениях приказов, распоряжений, планов работы и поручений Председателя Высшего Арбитражного Суда и его заместителей, а также за соблюдением процессуальных сроков рассмотрения исковых заявлений (заявлений), заявлений о пересмотре судебных актов в порядке надзора, а также других документов, находящихся на исполнении и подлежащих контролю, осуществляет Организационно-контрольное управление.

Контроль, осуществляемый Управлением, включает в себя: учет контрольных документов или поручений; предварительную проверку и оперативное ознакомление с ходом исполнения документов и поручений; обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей судебных составов и подразделений о контрольных сроках исполнения планов, заданий и поручений в целях обеспечения их своевременного исполнения.

9.2. Контроль осуществляется с использованием средств программных комплексов "Судопроизводство" и "Делопроизводство". При отсутствии в базе данных необходимых для контроля сведений Организационно-контрольное управление запрашивает их у руководителей и работников судебных составов и подразделений.

9.3. Организация контроля в судебных составах и подразделениях возлагается на их руководителей. О ходе исполнения документов и поручений специалисты, ответственные за делопроизводство, 1, 10 и 20-го числа каждого месяца докладывают руководителям судебных составов, подразделений и по их поручению информируют контрольно-инспекторский отдел.

Необходимость постановки документа на контроль определяет руководитель, дающий указание по исполнению документа.

9.4. По указанию руководства Высшего Арбитражного Суда документы особой важности ставятся на особый контроль (ОК) с отметкой срока исполнения, о чем канцелярия немедленно информирует контрольно-инспекторский отдел.

Снятие с особого контроля документов и поручений производится только с согласия тех руководителей, по указанию которых они были взяты на особый контроль.

9.5. Все документы с назначенным руководством Высшего Арбитражного Суда сроком исполнения берутся на контроль Организационно-контрольным управлением, которое контролирует их исполнение в установленный срок.

9.6. Контроль исполнения в судебном составе, подразделении включает в себя, в частности, проверку своевременности вручения исполнителю документа или поручения, либо ознакомления с ними; проверку хода и сроков выполнения поручения; информирование лиц, ответственных за исполнение, об истечении установленного срока исполнения за пять дней до его окончания; проверку фактического исполнения; информирование руководителя о ходе его исполнения; снятие с контроля по его резолюции исполненного документа или поручения.

9.7. По всем поручениям и документам, находящимся на контроле, в контрольно-инспекторском отделе Организационно-контрольного управления ведется картотека в виде сводок, отдельно по каждому календарному году.

9.8. Исполнение документов и поручений осуществляется в сроки, указанные в поручении или резолюции. Поручения с резолюцией "срочно" исполняются в 3-дневный срок; с пометкой "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные в пределах месячного срока (30 дней), исчисляемого с даты поступления документа (по входящему документу) или даты резолюции руководства (по внутреннему документу).

9.9. Определенные сроки исполнения установлены для следующих документов:

по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения; по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее чем через 30 дней со дня получения;

по поручениям Правительства Российской Федерации по доработке проектов постановлений и распоряжений, а также по проектам постановлений и распоряжений, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, - до 10 дней;

по письмам Министерства иностранных дел без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;

по обращениям граждан, требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной карточке.

9.10. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения этого срока.

О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует контрольно-инспекторский отдел.

9.11. При направлении в процессе исполнения документов, поручений или запросов в организации и учреждения на остающейся в подразделении копии письма и на контрольной карточке специалистом по делопроизводству делается отметка "Контроль" и карточка остается в контрольном разделе картотеки. Исполнитель и специалист по делопроизводству осуществляют по этим документам контроль до поступления в Высший Арбитражный Суд ответа.

9.12. Председатели судебных составов, руководители подразделений ежемесячно, не позднее 5-го числа, сообщают в контрольно-инспекторский отдел о ходе исполнения документов и поручений особого контроля, а также не позднее 5-го числа следующего после завершения квартала месяца - о ходе выполнения находящихся на контроле приказов, распоряжений, планов работы Высшего Арбитражного Суда и поручений руководства, не взятых на особый контроль.

9.13. Организационно-контрольное управление ежемесячно докладывает первому заместителю Председателя Высшего Арбитражного Суда о ходе исполнения документов и поручений особого контроля и ежеквартально - о ходе исполнения иных контролируемых документов.

9.14. Контрольно-инспекторский отдел заранее, как правило за семь дней до наступления сроков исполнения, передает руководителям судебных составов и подразделений, где находятся на исполнении поручения и документы, информацию в виде компьютерных сводок.

При необходимости продления срока работы над документом или поручением, а также плановым заданием исполнитель обязан не позднее чем за три дня до истечения срока представить руководству Высшего Арбитражного Суда служебную записку с обоснованием продления срока. О продлении срока исполнитель сообщает в контрольно-инспекторский отдел и специалисту своего судебного состава, подразделения для введения информации в электронную базу.

9.15. Плановые задания, документы и поручения снимаются с контроля Организационно-контрольным управлением на основании подписанного руководством Высшего Арбитражного Суда итогового документа или резолюции руководства о согласии с письменными предложениями исполнителя, изложенными в служебной записке, подписанного (утвержденного) итогового документа или ответа заявителю. Промежуточные ответы не могут являться основанием для признания документа исполненным и снятия поручения с контроля.

9.16. После исполнения поручения контрольно-инспекторский отдел снимает его с контроля.